A distanza di due anni dalla riforma delle scritture del lavoro, riaffiorano dubbi su alcuni contenuti obbligatori, in particolare nei confronti della categoria degli amministratori.
Relativamente agli amministratori dovranno essere effettuate le seguenti annotazioni sul libro unico:
a) nel mese dell’inizio e della fine del rapporto, cioè della nomina e della revoca, per la parte anagrafica;
b) in ogni mese in cui vengano erogati compensi o rimborsi spese agli amministratori, oppure vi siano operazioni di conguaglio.
Relativamente all’obbligo di istituzione del libro unico, non sussiste solo se in un’impresa siano previsti soltanto amministratori che non percepiscono compensi da cui si ricava che in tutti gli altri casi l’istituzione e le conseguenti scritture vanno effettuate.
In particolare, in costanza di obbligo, andrà effettuata la scrittura a libro unico anche nel caso in cui in alcuni mesi l’amministratore con compenso previsto percepisca solo il rimborso delle spese.
E’ utile e necessario che il compenso all’amministratore e, ove esistente, la disciplina dei rimborsi spese, siano puntualmente previsti dall’assemblea dei soci con un verbale ad hoc e che la determinazione degli importi abbia un andamento regolare e costante e non una fluttuazione “casuale” di anno in anno.
Sia per i compensi che per i rimborsi spese vale unicamente il criterio di cassa ossia le annotazioni sono obbligatorie con il riferimento unicamente al periodo di erogazione/percezione delle somme, che può non essere mensile e, come detto, può anche non avere una periodicità fissa.
Anche per gli amministratori, spesso si discute animatamente sulla possibilità di omettere le scritture relative ai soli rimborsi spese, in particolare quando – per motivi particolari – vengano erogate solo queste somme e non anche il compenso.
Il tema è particolarmente sensibile per gli amministratori in quanto, proprio in virtù del principio di cassa e della possibile irregolarità della periodicità di erogazione del compenso, ben può accadere, a differenza dei lavoratori dipendenti ed in genere degli altri percettori, di confezionare un cedolino unicamente per somme esenti di rimborsi spese.
Qualora i rimborsi spese abbiano i requisiti per fruire dell’esenzione fiscale e contributiva, qualche parere sembra erroneamente ritenere che non sia configurabile alcuna sanzione dall’eventuale omissione di annotazione a LUL degli importi in questione.
A supporto di ciò, si invoca la circolare del Ministero del lavoro, n. 20 del 21/08/2008, la quale in tema di possibili sanzioni e riferendosi al dettato dell’art. 39 comma 7 del D.L. 112/08, prevede che: “Oggetto di sanzione sono unicamente le omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, previdenziali (contributivi e assicurativi) o fiscali relativamente al singolo rapporto di lavoro, ovvero un occultamento ai fini legali…“.
L’interpretazione in argomento non appare però in linea con l’intento normativo.
Infatti, il dettato del comma 7 predetto è unicamente volto a limitare la sanzione nei confronti dei comportamenti involontariamente omissivi, laddove per chiarezza e garanzia non si considerano comunque involontarie le omissioni che comportino differenti trattamenti retributivi o adempimenti fisco-previdenziali – ed invece si assume una decisa tolleranza nella valutazione di errori e/o omissioni meramente formali.
Questa tolleranza non sembra estensibile, tuttavia, ad una deliberata scelta di non esporre dati previsti esplicitamente dalla legge proprio per il controllo che l’assoggettamento sia regolarmente effettuato.
Anche per gli amministratori, in caso di trasferte e/o rimborsi spese, si richiama che gli stessi, per sottostare alle esenzioni identificate nell’art. 50 TUIR, devono comunque essere identificabili nel contesto di una missione o trasferta effettuata dall’amministratore.
A tale proposito, anche per l’amministratore risulterà utile l’elaborazione e la sottoscrizione di un brogliaccio mensile ove siano identificati e raccolti, sia pure in maniera sommaria, i giorni e le località di missione che hanno dato origine agli importi dei rimborsi, ugualmente annotati nel brogliaccio.
