Nei rapporti tra imprese e professionisti può accadere che questi anticipino somme per conto dell'impresa salvo poi addebitare la spesa tramite emissione di regolare fattura. In tale ambito è bene fare molta attenzione alle disposizioni normative. L'anticipo delle spese da parte del professionista, infatti, può avere differenti riflessi contabili, fiscali e tributari.
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Nel caso di anticipazioni di pagamenti da parte del professionista in nome e per conto delle società a fronte dell'emissione di una fattura o ricevuta intestata direttamente all'impresa, per ottenere il rimborso il professionista dovrà emettere nei confronti della società una fattura fuori campo Iva art. 15, senza ritenuta d'acconto ma con marca da bollo se di importo superiore a 77,47 euro. La società potrà dedurre tali spese nel rispetto del principio della inerenza.
Qualora il professionista nello svolgimento dell'incarico commissionato dall'impresa sostiene costi in proprio per i quali è previsto rimborso, come ad esempio le spese di viaggio, vitto o alloggio, il professionista dovrà registrare i documenti a lui intestati deducendo costi e Iva nei limiti previsti dalla legge. A fronte di ciò dovrà emettere, nei confronti della società , fattura comprensiva di consulenza, costi a rimborso, Iva e ritenuta.
Per il professionista le spese relative a prestazioni alberghiere e di vitto sono deducibili nei limiti del 75% del costo per un importo complessivo non superiore al 2% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta.
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Le spese alberghiere e di vitto sono, invece, deducibili al 100% se anticipate dal committente per conto del professionista e se da quest'ultimo sono riaddebitate in fattura. La deduzione integrale è consentita a condizione che l'albergo o il ristorante intestano il documento al committente e indicano espressamente il nominativo del professionista che ha usufruito del servizio. Il professionista registra in contabilità una copia della fattura ascrivendo il costo fra le spese di vitto e alloggio che non soggiacciono al tetto del 75% e del 2% ed emette fattura comprensiva delle spese per il servizio di alloggio o vitto.
