È importante dare un “ruolo” al contatto all’interno del workspacee, perciò clicchiamo con il tasto destro del mouse sul nominativo e selezioniamo “Change Permissions” dall’elenco a discesa. Possiamo scegliere di renderlo “Guest”, “Manager” o “Participant” e possiamo intraprendere in qualsiasi momento una chat con lui, cliccando su “Start Chat” dopo aver selezionato il contatto. Potremmo anche decidere di intraprendere una discussione: clicchiamo su “Discussion”, diamo un titolo alla discussione e premiamo su Ok; si aprirà una tab “Discussions”, inseriamo il messaggio sul rigo bianco e clicchiamo su “Submit”:
Ma la funzionalità migliore di questo ambiente di lavoro condiviso è sicuramente la programmazione attraverso i task. Per aggiungerli si userà il pulsante “Add Task”. Nella finestra che si aprirà inseriamo il titolo del task, la data di scadenza, la tipologia, lo stato di avanzamento e una descrizione, quindi clicchiamo su “Ok” per aggiungerlo alla finestra principale.
Se entriamo nel menu “View”, cliccando su “All Tasks” possiamo visualizzare tutti i task inseriti, e con dei comodi filtri preimpostati possiamo anche effettuare una scrematura fra di essi.
Il meccanismo di gestione di questo ambiente si basa sul peer-to-peer quindi si può lavorare sia online che offline. Il funzionamento è semplice ed intuitivo.
In aggiunta si può installare anche Collanos Phone, un sistema VoIP molto simile a Skype nel funzionamento e nell’interfaccia. La documentazione online è piuttosto esaustiva.
