Sotto il profilo della programmazione aziendale, assume particolare rilevanza la formulazione del budget, ossia quel processo operativo che fissa gli obiettivi dell’azienda nel breve periodo e ne riassume i risultati economico-finanziari nel periodo amministrativo. Cerchiamo di tracciare un percorso utile alle piccole e medie imprese per la redazione del documento economico.
Il complesso processo di budget quale strumento per il controllo di gestione, destinato anche alle PMI: permette di stimare il risultato economico del futuro esercizio e rappresenta un utile punto di riferimento per monitorare il raggiungimento degli obiettivi.
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Il budget è uno strumento di partenza tramite cui la società viene messa in condizione di conseguire il massimo profitto nel periodo considerato perché detta importanti linee guida indirizzate alle varie aree dell’impresa. La sua programmazione copre solitamente un periodo di dodici mesi, suddiviso in periodi più brevi (mesi o trimestri): tale suddivisione è necessaria per indirizzare i comportamenti dei responsabili nei vari periodi dell’esercizio.
Per ottenere risultati soddisfacenti, infatti, è importante che il budget venga redatto con criterio e con il coinvolgimento di tutti gli organi aziendali, soprattutto quelli a carattere direttivo che si assumono la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi.
Formazione budget
Il processo di formazione del budget prevede sostanzialmente la compilazione di 3 sezioni:
- budget economico (costi e ricavi del periodo considerato);
- budget investimenti (sintesi di una programmazione pluriennale che tiene conto di investimenti o rinnovo delle immobilizzazioni);
- budget finanziario (metodi per il recupero del capitale necessario all’attività d’impresa, per valutare se l’azienda potrà fare affidamento esclusivamente sulle proprie risorse o ricorrere a capitali terzi: dovrà contenere i dati delle fonti e degli impieghi delle risorse finanziarie).
Si può partire dalla redazione del budget delle vendite in quanto su di esso si forma tutta l’attività dell’impresa. Elemento predominante per la sua formazione è la conoscenza del mercato: si dovrà individuare il tipo di prodotto da vendere, la quantità, il prezzo medio e le aree o il mercato in cui vendere. Da una dettagliata indicazione del budget delle vendite si può definire il budget della produzione con il quale l’azienda programma di fabbricare i prodotti da vendere.
Solitamente tale budget è espresso in quantità. La quantità da produrre (Qp) è data dalla seguente equazione: Qp = Qv + Rf – Ei, dove:
Qv = quantità da vendere;
Rf = rimanenze finali;
Ei = esistenze iniziali.
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La produzione dei prodotti destinati alla vendita è subordinata all’acquisto delle materie prime e dei prodotti di consumo. Per questo dovrà essere redatto anche il budget delle spese e degli acquisti. In questo contesto, si dovrà calcolare il consumo del materiale e quindi i costi che l’azienda dovrà sostenere tenendo conto delle esistenze iniziali e delle rimanenze finali.
Per il budget delle spese è bene tenere conto della manodopera necessaria a realizzare i prodotti da vendere. Per calcolarla si dovrà considerare il costo orario delle risorse da impiegare, il numero delle ore previste per unità produttiva e il numero del personale necessario. In questo modo sarà facile determinare, in rapporto alle ore annue di lavorazione, l’organico necessario, l’eventuale esigenza di nuovo personale o, viceversa, l’esubero di quello disponibile.
I vari budget utilizzati consentono di determinare costi e ricavi afferenti il conto economico di previsione.
Lo schema che suggeriamo – sebbene possa apparire eccessivo per le imprese più piccole mentre nelle realtà più grandi potrebbe risultare riduttivo – è la forma a scalare prevista fra l’altro dall’articolo 2425 del codice civile e tiene conto di ricavi ordinari, costi del personale, costi di gestione, manutenzioni, spese amministrative, ammortamenti, proventi e oneri finanziari e componenti straordinari di reddito, fino ad arrivare alla previsione dell’utile o della perdita.
Il budget economico verrà poi diviso in periodi più brevi: mesi o trimestri. La segmentazione, che prende nome di mensilizzazione, non deve essere una semplice operazione aritmetica (ossia valore totale diviso 12) ma piuttosto una valorizzazione ragionata di quanto si dovrà sostenere o si potrà conseguire nel mese di riferimento. Ad esempio, per il mese di agosto l’impresa dovrà tener conto delle ferie dei dipendenti e ciò comporterà inevitabilmente un abbassamento della produzione e delle vendite. La mensilizzazione consentirà di operare un controllo continuo e verificare se l’azienda si discosta sensibilmente dagli obiettivi previsti e, quindi, effettuare eventuali azioni correttive.
