Quando ci si imbatte in un’idea che si ritiene brillante, ci si può far prendere dal facile entusiasmo con il rischio di minimizzare troppo, se non addirittura ignorare, aspetti e fattori sfavorevoli alla buona riuscita del progetto per la sua realizzazione. Analizzare l’idea di progetto secondo una metodologia strutturata, ma non rigida, può aiutare a definire e strutturare meglio l’idea stessa, per poi sviluppare meglio l’intero progetto.
Analisi e business plan
Una base metodologica “buona per tutte le stagioni” può essere quella di sviluppare una bozza di analisi basata sui principi di un business plan che, come più volte sottolineato, può essere un utile supporto ad attività di pianificazione e gestione (uso interno) o per illustrare i propri progetti a finanziatori e partner.
Dal punto di vista metodologico, il business plan consente di analizzare diversi aspetti intrinsechi al progetto, evidenziando problematiche specifiche e, allo stesso tempo, offrendo utili spunti per fronteggiare eventuali criticità.
In linea di massima, per essere valido e realizzabile, un qualunque progetto imprenditoriale o di business deve poter contare su adeguate risorse – umane (in termini qualitativi e quantitativi), tecniche e finanziarie – e sulla necessaria chiarezza su obiettivi e variabili che lo influenzano. Pertanto è utile sottoporlo ad una serie di valutazioni ed analisi.
Piano di fattibilità
Obiettivi: un progetto che nasce da una necessità e parte da una idea valida ha buone opportunità di andare in porto. Sono parametri di successo i requisiti tecnici e le prestazioni richieste dall’output del nostro progetto, siano essi prodotti, servizi, cambiamenti organizzativi e così via.
Requisiti tecnici: il focus dell’analisi sarà diverso in funzione del progetto. Nel caso di un prodotto IT (ad esempio un softaqre gestionale), la fattibilità tecnica del progetto sarà incentrata sull’analisi delle competenze nel team di sviluppo; nel caso di un prodotto industriale (ad esempio un nuovo tipo di imballaggio) sarà incentrata sulla tecnologia, e in secondo luogo sulle competenze.
Una analisi di fattibilità con esito negativo non sempre rappresenta una bocciatura del progetto, anzi: spesso, permette di far nascere un progetto parallelo in attesa che esistano i presupposti per sviluppare l’idea originaria.
Responsabilità e risorse: l’organizzazione delle risorse è un fattore critico, per cui è fondamentale saper rispondere alle domande Chi fa cosa? Quando lo fa? Come lo fa? Ovvero con quali vincoli di tempo, risorse, ecc.
Contesto e settore: il contesto strategico (mercato, rapporti con stakeholders, politica) e il settore di riferimento (edilizia, editoria, informatica ) sono i parametri che danno l’imprinting al progetto.
Lo stesso progetto può infatti essere gestito puntando più su alcuni parametri rispetto che su altri. Il conflitto costi/tempi, ad esempio, npon ha mai soluzione univoca in quanto si deve puntare a ottenere il miglior risultato a partire dalle proprie risorse o, in alternativa, raggiungere il “risultato x” col minimo uso di risorse.
Fattibilità finanziaria: bisogna definire sia il fabbisogno sia le fonti di finanziamento, siano esse interne o esterne. Nella realizzazione di un progetto imprenditoriale, soprattutto se di carattere funzionale, non si può concentrare solo sul ritorno economico ma serve trovare il modo di consentire all’azienda di soddisfare i flussi di uscita giornalieri conservando una congrua liquidità.
Costo del progetto: il costo è un carattere vincolante, per cui è fondamentale una buona fase di budgeting, almeno in ambito industriale, dove gli obiettivi sono quantificabili dal punto di vista economico su una bilancia costo/ricavi. L’analisi comprende gli aspetti diretti (costo vivo e ricavi dal lancio di un nuovo prodotto) e indiretti (costi indiretti e minori costi della “non qualità” in seguito alla realizzazione di un nuovo processo). Se il progetto riguarda un prodotto/servizio da commercializzare, alla fattibilità economica si affianca l’analisi di fattibilità commerciale.
Analisi sociale e organizzativa: questo è un aspetto fondamentale di ogni progetto. La fattibilità sociale comprende tutti gli aspetti legati all’impatto del progetto ed alla sua gestione.
Un caso particolarmente significativo, per frequenza e per impatto, può essere l’introduzione di un nuovo software gestionale in azienda. Guardando la cosa dal punto di vista della software-house valutare la fattibilità sociale del progetto “nuovo software” significa tenere presente tutte le variabili di usabilità e personalizzazione del software. Da questo punto di vista diventano fondamentali le informazioni raccolte nelle fasi di analisi dell’organizzazione cui si propone un software, per evitare, principalmente, fenomeni di ostilità da parte delle persone preposte all’uso del nuovo strumento.
Dal punto di vista dell’azienda interessata all’utilizzo del nuovo strumento informatico, saranno valutati due aspetti. Il primo è la capacità dello strumento di semplificare alcune procedure, in modo da liberare risorse, mentre il secondo sarà legato alla capacità dell’organizzazione a recepire il cambiamento con favore (introduzione di nuove procedure, corsi di aggiornamento ) con particolare attenzione a tempi e modi di spin-off.
Tempo: i parametri temporali di inizio e durata di un progetto sono vincoli alla base di ogni schedulazione, pertanto il giusto inquadramento temporale del progetto è fondamentale alla sua risuscita.
Queste analisi sono effettuate quasi in automatico nella fase di autovalutazione di un progetto, ma è importante focalizzare la propria attenzione su questi aspetti per essere più obiettivi e per essere in grado di migliorare la comunicabilità.
Pensiamo soprattutto al caso in cui il progetto debba essere presentato all’esterno (ad esempio per una partnership o per un finanziamento): in questo caso, senza avere ben chiari questi riferimenti metodologici, sarebbe ben più difficile compilare un documento in grado di fornire i giusti dettagli sul nostro progetto. Tenete presente, infatti, che un progetto illustrato male è un cattivo progetto.
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