Le aziende manifatturiere o che si occupano di compravendita di beni hanno l’esigenza di ottimizzare la gestione del magazzino e la logistica, per evitare spechi economici e bassi livelli di servizio verso i clienti finali. Una risposta efficace è l’adozione del modello CPFR (Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment), che richiede un cambio delle logiche standard di gestione, con un approccio che mira a ottimizzare tutte le componenti della logistica nell’ambito della supply chain (catena di distribuzione) ed è finalizzato a ridurre le eccessive scorte di magazzino (quindi i costi), oltre che migliorare il servizio verso il cliente finale.
Inaugurato nel ’95 da Wal-Mart, Benchmarking Partners, SAP e Manugistics come iniziativa “open source”, è stato formalmente definito nel 1998 dall’associazione VICS (Voluntary Interindustry Commerce Standard) un consorzio formato da grandi produttori, distributori e società di servizio che tutt’ora lavora al miglioramento dell’intero processo e all’ottimizzazione delle linee guida e degli strumenti esistenti.
Funzionamento del Modello CPFR
La chiave di volta del modello è costituita dalla condivisione di conoscenza e informazioni fra partner di un’impresa commerciale. Gli scambi, anche mediante internet, riguardano consuntivi e stime di vendita perché ognuno abbia visibilità della domanda dell’altro, e possa conoscere ordini e dati promozionali, al fine di prevedere e soddisfare la domanda futura.
Fondamentali sono l’instaurazione di un processo sistematico orientato alla condivisione e il cambiamento di mentalità, che deve diventare consumatore-centrico. Il tutto secondo una logica pull, perché è basata sulle aspettative del consumatore finale anziché solo sulle logiche interne di ottimizzazione economica ed operativa dei processi di fornitura.
Il modello CPFR utilizza best practice marketing e vendite (gestione delle categorie, pianificazione ed esecuzione della catena di rifornimento…) per aumentare la disponibilità del prodotto riducendo i costi di magazzino, trasporto e logistica. I sistemi aziendali coinvolti sono quindi Gestione dei Magazzini (WMS), Previsioni APS, Gestione Risorse Aziendali (ERP), Pianificazione Fabbisogni di Materiali (MRP) e Customer Relationship Management.
Applicazione del modello CPFR
Come per qualunque progetto il punto di partenza nell ‘ adozione del modello CPFR è costituito dalla realizzazione di un piano condiviso fra le aziende partecipanti e dall’individuazione degli obiettivi primari. Il passo successivo è l’individuazione puntuale delle previsioni di domanda e le eventuali eccezioni correlate, che permettono di implementare adeguati sistemi di risoluzione.
Lo stesso processo viene effettuato per gli ordini di acquisto, e finalmente ci si può occupare degli ordini definitivi, passando all’attuazione di un progetto pilota. Formalmente i passi definiti dal VICS sono 9:
- Accordo preventivo su procedure, incentivi, gestione generale del processo;
- Scrittura di un Piano condiviso che riguarda le promozioni e le caratteristiche del sistema di vendite;
- Generazione di previsioni di domanda;
- Verifica delle eventuali eccezioni alle previsioni di domanda;
- Implementazione dei sistemi per la soluzioni delle eccezioni alle previsioni di domanda;
- Generazione di previsioni di ordini di acquisto (Materie Prime, Componenti, Semilavorati..);
- Verifica di eventuali eccezioni degli ordini di acquisto;
- Implementazione di sistemi per la soluzioni delle eccezioni degli ordini di acquisto;
- Realizzazione degli ordini definitivi.
Se il processo è stato correttamente implementato, le simulazioni finali di test dovrebbero portare a una previsione precisa delle vendite anche in contesti di variazione improvvisa della domanda (ad esempio nel caso di una promozione) consentendo di gestire efficacemente e tempestivamente le eccezioni che si potrebbero così riscontrare nella gestione ordinaria commerciale.
Benefici del modello CPFR
L’introduzione del CPFR migliora i rapporti fra partner perché ne aumenta la collaborazione e la rende più flessibile; nella gestione dei magazzini ottimizza livelli e stock di sicurezza, diminuendo anche i costi di gestione, e ovviamente si abbassa l ‘ obsolescenza dei prodotti mantenuti con il conseguente abbattimento del rischio di scadenza.
Il taglio dei costi di gestione si traduce in efficienza economica, mentre la condivisione dei dati previsionali e il miglioramento del servizio al cliente permette di aumentare le vendite.
In termini di processi, poi, si assiste ad un miglioramento dell’esattezza delle previsioni di vendita, della gestione ordini e acquisti, del controllo di magazzino e del lavoro vero e proprio di produzione dei beni.
Infine, se si considera la logistica e quindi i trasporti, si verifica una gestione strategica e tattica delle tariffe, un migliore utilizzo delle capacità dei mezzi di trasporto e il miglioramento della Controstallia.
Difficoltà e contromisure
L’adozione di un diverso modello di gestione non può prescindere dal considerare alcune oggettive difficoltà: le applicazioni possono differire da settore a settore; si devono avere Sistemi Informativi preesistenti per consentire l ‘ integrazione e l’interoperabilità in tempo reale; i dipendenti potrebbero resistere al cambiamento; i partner potrebbero non avere fiducia nell’adozione del modello; devono essere attentamente scelte le metriche di misura per valutare benefici e ROI dell’iniziativa, pena la ricaduta al punto precedente; i costi possono non essere trascurabili.
Per evitare che tali problemi penalizzino l’adozione del modello CPFR è necessario che il management esprima un forte committment e attui iniziative mirate a un efficace cambiamento organizzativo centrato sul consumatore e intra-impresa. Queste modifiche richiedono formazione interna ed esterna verso i partner che, se adeguatamente coinvolti, si sentono partecipi di un processo di miglioramento ed operano proattivamente alla sua riuscita.
Approfondimenti
Per approfondire le modalità di attuazione del modello e curarne tutti gli aspetti realizzativi si può consultare “La logistica nelle imprese della grande distribuzione organizzata. Trasformazioni tecnico-organizzative e nuovi modelli gestionali“, di Lara Penco, edito da Franco Angeli, oppure il testo di Damiano Milanato “Demand planning: processi, metodologie e modelli matematici per la gestione della domanda commerciale“, edito da Springer.
