La Gestione delle Risorse Umane in azienda è generalmente svolta da un reparto ad hoc. A supporto delle complesse attività di Gestione HR, sono disponibili numerosi HRM (Human Resource Management), sistemi IT che potenziano l’efficienza di tutti i processi amministrativi e organizzativi del del Capitale Umano: dalla selezione alla rilevazione delle presenze, dall’elaborazione paghe alla formazione, dalla valutazione alla previsione dei costi per il personale. Tra i più interessanti compare anche uno strumento open source, completo ed efficace: OrangeHRM. Sotto il profilo architetturale, si basa su Symphony, CMS basato sul Web, scritto in PHP e in grado di interfacciarsi con i più diffusi RDBMS. La sua architettura modulare offre una vasta gamma di funzionalità che riflettono le attività di gestione primarie. I compiti di gestione sono suddivisi in categorie funzionali: i sei moduli di cui il sistema si compone sono Admin, PIM, Leave, Time, Recruitment e Performance, ottima per la valutazione del personale.
Configurazione
Dopo aver scaricato il pacchetto dal repository ufficiale, l’installazione di OrangeHRM è guidata da un wizard in pochi step (accettazione licenza d’uso, nome host su cui creare il db, nome db, nome e password utente privilegiato, password amministratore), che semplificherà la creazione del database, il popolamento dei dati e la creazione dell’utente amministratore. La registrazione è facoltativa ma necessaria per aggiornamenti o newsletter del progetto.
Moduli
Admin è la spina dorsale del sistema, accessibile esclusivamente agli utenti amministratori: permette la registrazione dei dati dell’organizzazione, le sue unità organizzative e le strutture decentrate e consente di definire i Job Title delle figure professionali (es.: Sales Executive), aggiungere campi personalizzati, eseguire import ed export, creare gli utenti che potranno accedere al sistema e definire gli altri amministratori che, assieme all’utente definito in fase di creazione dell’istanza, svolgeranno attività di tipo amministrativo sul sistema. Ci sono infatti due tipologie di utenti: Admin (responsabile risorse umane) ed ESS (dipendenti che possono visualizzare i propri permessi, giorni di ferie, timbrature, ecc.).
- PIM (Personal Information Module) gestisce le informazioni dei dipendenti.
- Leave (Assenze) automatizza le attività di registrazione dei congedi.
- Time (Tempo) imposta il tempo impiegato per ciascuna attività: grazie alla funzionalità punch in / out, il management può monitorare le presenze dei dipendenti e disporre di report su progetti e impiegati.
- Recruitment consente la pubblicazione sul Web delle offerte di lavoro per il reclutamento di personale: i candidati possono rispondere all’annuncio di lavoro inviando il proprio curriculum.
KPI valuta il personale in base agli Indicatori Chiave di Performance (Key Performance Indicators). I KPI misurano le prestazioni qualitativa o quantitativa e sono descritti da una metrica (formula) in base alla quale viene calcolato l’indicatore. Sono suddivisi in indicatori di tempo, di costo e di qualità: Tempi di risposta, Puntualità, Flessibilità verso le richieste dei clienti, Raggiungimento degli Obiettivi, Conoscenza del Prodotto, Attitudine, Puntualità, Customer Satisfaction, Efficacia, ecc. Nella creazione di un organigramma – che specifica ruoli, subordinazione e posizioni del personale dell’azienda – per ogni profilo utente sarà dunque possibile integrare informazioni di vario genere (esperienze professionali, studi, conoscenze, competenze…) nonché i KPI per i quali dovrà essere valutato tramite un punteggio. I Performance Review consentono infine di valutare la risorsa per un determinato periodo di tempo, in relazione ad una determinata attività: accedendo con le proprie credenziali, il manager potrà così valutare ciascun dipendente sulla base degli indicatori di performance definiti, specificando eventuali note.
