L’analisi degli scostamenti è parte integrante del controllo di gestione, e permette di ottenere una precisa e accurata valutazione dei conti di bilancio che presentano una mancata rispondenza con gli obiettivi pianificati. Consente di relazionare i dati di previsione, stimati in sede di budget, con i valori consuntivi, ponendo interrogativi e, quindi, fornendo soluzioni sulle principali cause che hanno riportato maggiori costi o conseguito minori ricavi. Diviene, pertanto, uno strumento indispensabile per l’impresa in sede di controllo di gestione.
Nell’insieme, programmazione e controllo di gestione possono essere sintetizzati in quattro grandi processi che si evolvono nell’impresa in ogni esercizio: budget, finanza e controllo, analisi e soluzioni. Il primo processo, quello del budget, è probabilmente il più importante: è in questa fase che l’impresa programma e pianifica gli obiettivi e propone le linee guida in funzione del proprio core business.
Un’attenta pianificazione di budget potrà permettere di individuare con ragionevole certezza le spese da sostenere e, contestualmente, i ricavi da conseguire. In tal modo sarà possibile redigere un documento a completamento del processo di budget che prenderà nome di bilancio di previsione.
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Durante il processo di finanza e controllo l’impresa contabilizzerà i costi e i ricavi certi e quelli a manifestazione finanziaria futura ma di competenza dell’esercizio in corso (principio di competenza). Per avviare il processo di analisi è necessario estrapolare il bilancio consuntivo. I valori dei conti di tale documento potranno così essere confrontati con il bilancio preventivo redatto durante il processo di budget.
Verranno, quindi, individuati gli scostamenti e analizzati singolarmente. L’ultimo processo è quello delle soluzioni e consente di proporre le tecniche necessarie a riportare in linea i valori consuntivi con quelli di budget. Il risultato di questa elaborata operazione porterà ad un graduale miglioramento della gestione aziendale.
In molti casi la contabilità industriale accorre a supporto dell’analisi degli scostamenti attraverso il controllo incrociato dei valori del conto economico con i rispettivi centri di costo. Non è raro, infatti, che in sede di analisi, la verifica venga estesa al processo produttivo e quindi all’efficienza tecnica o al costo dei fattori.
Si pensi ad esempio all’azienda Alfa S.p.A. che acquista componenti hardware e, a seguito assemblaggio, rivende computer. Il budget delle vendite dell’esercizio prevedeva un ricavo di euro 700.000 a fronte di 1.000 computer venduti. Alla fine dell’esercizio la Alfa S.p.A. rileva un ricavo delle vendite di euro 720.000 a fronte di 800 computer venduti.
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Nonostante il valore consuntivo sia soddisfacente, analizzando i dati esposti è facile rilevare che, a seguito del graduale aumento del prezzo di vendita in corso d’esercizio (mediamente 900 euro per computer piuttosto degli stimati 700 euro) – probabilmente a causa dell’aumento del prezzo dei componenti – si è verificata una frenata nella vendita dei computer e quindi un mancato rispetto degli obiettivi posti in sede di budget.
Confrontando graficamente le quantità mensili di computer venduti con il costo medio di vendita si rileva che le vendite sono inversamente proporzionali al prezzo di vendita. Proprio sulla base di questa analisi, la Alfa S.p.A. dovrà prevedere per l’anno n+1 un sistema di incentivo per le vendite.
Consideriamo, adesso, un’altra eventualità. La Alfa S.p.A. registra un consuntivo di 35.000 euro di consumi energetici a fronte di un budget di 28.000 euro. Anche in questo caso l’incrocio con le informazioni estrapolate dalla contabilità industriale diviene determinante. Potrebbe accadere, infatti, che a seguito di una serie di test da eseguire su diversi computer, i magazzini dell’impresa vengano illuminati il 25% del tempo in più rispetto alle normali ore di lavoro. Da qui un eccessivo consumo di energia elettrica.
L’analisi degli scostamenti è un argomento molto vasto e talvolta paradossalmente controverso. Quindi, non è possibile definire uno standard di analisi che possa essere usato indipendentemente dal tipo di impresa o da diverse imprese dello stesso settore. Ciò che è certo è che per ottenere una attendibile analisi degli scostamenti non è sufficiente analizzare un solo dato ma piuttosto occorre incrociare due o più valori, esaminarli e quindi interpretarli al fine di ottenere un quadro globale dell’impresa stessa.
Talvolta, come rappresentato dal primo esempio, i valori del consuntivo rientrano pienamente in quanto previsto ma analizzando più a fondo le informazioni si evincono valori fuori norma. Diversamente, come rappresentato nel secondo esempio, sebbene lo scostamento tra previsione e consuntivo sia notevole, la variazione non rappresenta una criticità in quanto non è sintomo di alcuna patologia.
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Le cause che potrebbero portare a uno scostamento sono molteplici: introduzione non programmata di modifiche dei prodotti; eliminazione di alcuni prodotti dalla produzione; malfunzionamenti delle procedure o dei sistemi informatici; mancato inserimento di nuovo personale specializzato; costo del personale superiore al pianificato; errori di valutazione e cosi via. In definitiva, lo scopo dell’analisi degli scostamenti è quello di individuare le cause delle differenze tra valori a preventivo e consuntivo al fine di suggerire le azioni correttive più appropriate per riportare i risultati effettivi in linea con quelli desiderati.
Tale differenza è generata dal fatto che i valori inseriti nel budget fanno riferimento a fabbisogni standard e a condizioni operative normali. Per rispettare il criterio di rilevanza e selettività è opportuno analizzare lo scostamento di tutti quei valori che superano la cosiddetta soglia di tollerabilità. Nelle piccole e medie imprese spesso l’imprenditore concentra su se stesso il potere decisionale sia a livello strategico che operativo. Frequentemente accade che in funzione della propria forma mentis vengano sorvegliate determinate aree a danno di altre.
Se ad esempio l’imprenditore ha avuto una preparazione tecnica concentrerà la sua attenzione sulla produzione affrontando, ad esempio, un’esasperante analisi verso l’eccessivo consumo di carta per imballi. Diversamente se la sua preparazione è più amministrativa tenderà a seguire con attenzione quasi maniacale lo scostamento dei costi di cancelleria. Ecco perché, soprattutto nelle Pmi, l’uso di software per la pianificazione e la predisposizione del budget è di fondamentale importanza.
Un buon software deve necessariamente pianificare i fabbisogni sui consumi, predisporre il bilancio di ogni commessa, analizzare gli scostamenti mensili tra preventivo e consuntivo, prevedere almeno il budget acquisti e il budget vendite.
