Anche in un piccola impresa l’implementazione di un sistema informativo gestionale (Enterprise Resource Planning – ERP) si rende necessario per risolvere le difficoltà d’integrazione delle funzioni aziendali e per gestire i dati a partire da un unico repository.
Tuttavia l’introduzione di un sistema nuovo non è esente da rischi e deve essere portata a termine in un preciso ordine. Il passaggio dal vecchio al nuovo è infatti complesso e varia al variare della realtà aziendale, richiedendo interventi profilati.
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Esigenze e metodologia
Perché installare un sistema ERP? Quali sono le esigenze aziendali, le funzioni coinvolte e i benefici ottenibili? Quali saranno i tempi di intervento?
Così come per un progetto interno, è fondamentale seguire i necessari step: individuazione di esigenze e caratteristiche della soluzione, pianificazione, implementazione, verifica e ulteriore fasi di tuning migliorativo.
Bruno Stefanutti, nel libro “Implementazione di un sistema ERP nelle piccole e medie imprese”, fornisce una guida metodologica a tutto il ciclo di vita della soluzione software per le PMI, suggerendo una lista di criteri di valutazione dell’eventuale obsolescenza o inadeguatezza del sistema informativo preesistente.
Dopo questa fase segue l’analisi dei requisiti di processo su cui la soluzione deve poggiare, approfondendo le metodologie alla base di una corretta software selection che misuri l’aderenza della soluzione software ai processi d’impresa. Per gestire correttamente l’attività è anche necessario introdurre concetti portanti dell’analisi di processo e del business process flow management.
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Non dovrebbe mancare neanche un Request for Proposal (documento con i prerequisiti del sistema cercato e principi fondanti del Project Management), un’analisi costi/benefici ed una pianificazione dei task progressivi in milestone.
Un elemento che non va sottovalutato è il coinvolgimento di tutte le business unit che potrebbero essere un sottoinsieme di tutte quelle aziendali. In tal caso la strategia implementativa può variare su due alternative: implementare tutte le funzioni in un unico momento (soprannominato “bing bang”) o implementare le varie funzioni in momenti diversi, creando una scala temporale con indicato l’ingresso del nuovo software in ognuna di esse.
Caratteristiche dei Sistemi ERP
Funzionalità comuni
Integrazione: il sistema deve permettere la gestione dei processi aziendali integrando il flusso informativo, le funzioni aziendali e l’inserimento dei dati, permettendo di armonizzare i rapporti e le comunicazioni.
Unicità della base di dati: permette di avere un unico centro d’immagazzinamento dati. Questo implica: unicità nella fase di input dei dati, allineamento fra diversi DB non più necessario, informazione omogenea per ogni livello aziendale che vi accede.
Altre caratteristiche dei sistemi ERP, non direttamente legate alla definizione, riguardano la scalabilità del software per una implementazione graduale e la presenza delle best practices che il sistema ERP suggerisce.
Utilizzando queste guide operative, l’azienda può standardizzare processi e flussi operativi in modo ottimale.
