Per capire il processo che guida all’attività di Project Management, è interessante rispolverare le vecchie nozioni: partiamo niente di meno che dal Discorso sul Metodo di Cartesio, e in particolare delle quattro regole alla base del ragionamento matematico traslate negli aspetti propri della gestione del progetto e dell’approccio da parte del Project Manager: evidenza, analisi, sintesi ed enumerazione.
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L’evidenza consiste nel «non prendere mai nulla per vero evitare accuratamente la fretta e il pregiudizio così da escludere ogni possibilità di dubbio».
Chi di noi non si è trovato ad affrontare un progetto, anche in ambito non professionale, ritenendolo semplice o banale? Capita, ad esempio, quando si è già affrontato e risolto un qualcosa di simile.
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Cartesio suggerisce di sgombrare la mente dal pregiudizio che potrebbe trarci in inganno. Detto con maggiore chiarezza, affrontare i nuovi progetti tenendo conto sì dell’esperienza acquisita ma senza che questa vada a costituire delle categorie mentali che possano intralciare la nostra valutazione oggettiva. Questo comporta la necessità di analizzare a fondo il contesto anche se già noto, sia per verificare che le condizioni non siano mutate nel frattempo, sia perché ogni progetto fa storia a sé.
L’analisi introduce la modellizzazione unitamente al concetto tutto latino del divide et impera (dividi e domina). È indubbio che qualsiasi progetto, visto nella sua interezza, si presenti con un elevato grado di complessità e inserito in un contesto di realtà ingombrante e che questo possa renderlo apparentemente irrisolvibile con risorse, per loro natura, limitate.
Il testo Cartesiano recita «dividere ognuna delle difficoltà sotto esame nel maggior numero di parti possibile».
Non si può non riconoscere che si sta parlando di WBS (Working Breakdown Structure), ovvero del percorso logico che consente di frazionare un progetto in sotto-progetti, ciascuno più semplice dell’originale. Questa operazione di disgregazione del progetto viene iterata per raggiungere una suddivisione in componenti che io definisco atomiche nel senso greco della parola, ovvero non ulteriormente divisibili.
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Questo criterio di suddivisione può essere approcciato da differenti punti di partenza. Non dimentichiamo, infatti, che caratteristica di ogni progetto è il disporre di risorse limitate, siano esse economiche, finanziarie o di altro genere.
Nella suddivisione in componenti si può partire dal budget disponibile, in modo da distribuire le necessità economico/finanziarie sull’intera durata del progetto, oppure dalla disponibilità di risorse per ottenere il massimo della parallelizzazione possibile e conseguire un’ottimizzazione dei tempi, oppure dall’ottenimento di sottoprodotti e servizi intermedi, ciascuno dei quali può essere considerato a sua volta come un prodotto/servizio a pieno titolo, anche se svincolato dagli altri.
Non esiste la ricetta vincente; differenti metodologie, approcci ed esperienze indicano che per ciascun progetto esistono opportune linee guida malleabili in base alle necessità contingenti.
Nella fase denominata di sintesi l’obiettivo è “mettere ordine” e dare una sequenza logica. Dice il filosofo francese che il corretto modo di procedere si ha «
cominciando con oggetti semplici e facili da conoscere» per procedere via via verso quelli maggiormente complessi anche se «
non stanno in una relazione di antecedenza e conseguenza».
Ciò consente di affrontare realmente ogni componente come se si trattasse di un progetto a sé stante.
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L’affrontare le componenti a partire dalle più semplici serve a prendere confidenza con l’attività ed evitare i facili scoramenti derivanti dalle difficoltà degli aspetti maggiormente complessi.
Affrontare i problemi senza tener conto della logica temporale con cui si susseguono è sistematica fonte di discussione: da una parte si vorrebbe mantenere l’ordine sequenziale nell’analisi delle componenti, d’altro affrontare in aree di studio separate ciascuna delle componenti permette di non essere influenzati da altre “parti” del progetto.
Alla fine si giunge all’enumerazione, che consiste nell’effettuare il percorso inverso rispetto all’analisi: si prendono le componenti e le si rimette insieme per verificare che il procedimento attuato non sia stato in qualche modo fuorviato e che il risultato raggiunto sia congruente con l’atteso, ovvero che le parti concorrano effettivamente al raggiungimento degli obiettivi predefiniti. Questa fase, in definitiva, consiste nella revisione del lavoro svolto, finalizzata alla validazione del percorso logico definito nei passi precedenti.
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Giunti a questo punto, il lavoro parrebbe concluso. E invece no: è necessario applicare quello che Cartesio chiama “buon senso” nell’effettuare le scelte, tanto per quelle ben delineate nelle precedenti fasi quanto, e soprattutto, per quelle per le quali esiste un margine di rischio non misurabile. Tra i punti del “metodo”, evitare gli eccessi (le soluzioni avventurose) è quello che credo rivesta un’importanza particolare.
L’innovazione a tutti i costi può veramente portare a “costi” eccessivi, per cui è bene muoversi con attenzione e accettare, anche se non appaga il proprio ego, soluzioni banali ma consolidate. In ambito informatico si è soliti citare l’acronimo KISS (Keep It Simple, Stupid – Fallo semplice, sciocco) proprio per evidenziare di strafare, con scelte di scarsa realizzabilità e manutenibilità.
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Ugualmente importante è, una volta individuato un percorso, seguire la strada segnata per evitare « di fare come chi si è perso e, indeciso, gira su se stesso». Riassumendo, però, quel che si apprezza maggiormente nell’approccio cartesiano è il non essere legato ad alcun ambito di applicazione ma prestarsi a qualsiasi soluzione!
