«È tardi, è tardi, sono in ritardo, in arciritardissimo!», così urlava il povero Bianconiglio nel celebre romanzo di Lewis Carrol (Alice nel paese delle meraviglie), girando con un vistoso orologio nel panciotto e correndo a gambe levate. Decisamente a lui mancava il concetto di Time Management, ovvero la capacità di collocare efficacemente le azioni nel tempo, caratteristica che è invece fondamentale per il successo di un progetto.
La risorsa tempo e l’impatto della sua cattiva gestione
Il tempo è l’unica risorsa assolutamente non governabile e invariabile, e sostanzialmente si può dividere in tre grandi aree: tempo lavorativo, tempo libero e tempo “indispensabile” (per mangiare e dormire). Considerando che il tempo per il mantenimento del proprio benessere fisico non dovrebbe mai essere sacrificato, anche se purtroppo accade più spesso di quanto non si vorrebbe, ci si dovrebbe dedicare a migliorare l’efficienza delle altre due tipologie attraverso un’organizzazione efficace delle proprie attività.
È interessante a questo proposito, ricordare il Principio di Pareto o legge 80/20 (in realtà Pareto formulò un’osservazione sulla distribuzione dei redditi e fu Joseph M. Juran a generare l’osservazione empirica chiamata legge 80/20 n.d.r.). Secondo questa legge, per qualsiasi campo di applicazione il 20% di qualche cosa è solitamente responsabile per il restante 80%, ovvero 20% è importante, 80% è banale.
È come dire che “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”. Applicando la regola al tempo lavorativo se ne deduce che il 20% del lavoro consuma l’80% di tempo e risorse. Quindi molto se non troppo tempo viene sprecato e per cose non importanti. A questo si aggiunga la diffusa abitudine di sentirsi “schiavi del tempo” e avere l’atteggiamento mentale di dover “riempire il tempo” che sono esempi di un approccio fallace.
In questi casi ci si lamenta perché si hanno troppe cose da fare e perché non si riescono a fare tutte. Il paradosso è quello di essere sempre estremamente impegnati, freneticamente occupati, ovvero essere sempre in uno stato di emergenza, continuando però a posporre le cose che sono veramente prioritarie. Ne consegue una perdita di efficienza, di produttività, un mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati ed un inevitabile fallimento delle attività operative assegnate. Per chiunque tutto ciò rappresenta un problema, per un Project Manager è tanto dannoso quanto intollerabile, dato che lavorare per obiettivi e scadenze rappresenta la normale modalità di lavoro.
Cambiare approccio e … abitudini
Sfruttando quindi la regola di Pareto, un Project Manager si deve focalizzare sul ciò che è realmente importante cioè il solo 20%, perchè produce maggiori risultati. Troppo spesso soddisfare le attese degli altri che siano clienti, collaboratori, familiari porta a lasciarsi influenzare da infondate urgenze e a dedicarsi a cose non strettamente necessarie, innescando così una gestione passiva del tempo.
Cambiare approccio significa fare quello che si è deciso, concentrandosi sulle attività essenziali e rilevanti passando ad una gestione attiva del tempo: il Time Management aiuta a focalizzare l’interesse sul presente e sulle priorità reali. Così pur avendo un’enorme quantità di lavoro da fare si può essere produttivi restando calmi, rilassanti e controllando la situazione. è necessario applicare una serie di accorgimenti in modo opportuno, sistematico e completo per sbrigare il proprio lavoro e non esserne sepolti.
Gli interventi di un efficace Time Management riguardano 4 gruppi d’azione:
1. Arretrati. Spesso alcune attività vengono rimandate infinitamente semplicemente perché sono considerate noiose e di scarso interesse, anche se la loro esecuzione richiederebbe un tempo oggettivamente contenuto. Il risultato è che queste incombenze si accumulano provocando a volte conseguenze dannose e diventando nella peggiore delle ipotesi “delle grane” che ci rincorrono per essere evase! Cambiando abitudine e annoverando fra tutte le cose da fare, anche alcune fra le meno gradite è possibile evitare l’accumulo di arretrato. Inoltre un atteggiamento positivo e costruttivo, permette di eseguire qualsiasi incarico anche se percepito inizialmente come gravoso e poco interessante.
2. Discontinuità. Può capitare di dedicarsi ad un lavoro in modo discontinuo a causa delle continue interruzioni dovute a telefonate, chiacchiere dei colleghi, arrivo di mail, sms… In realtà, nella maggior parte dei casi tutto è dovuto ad una personale mancanza di concentrazione che, inconsciamente, permette il verificarsi di questi contrattempi. È sufficiente quindi realizzare le condizioni ambientali per favorire il mantenimento della concentrazione rimandando ad un momento più opportuno le “interazioni con l’esterno”.
3. Persistenza del Caos. La confusione negli strumenti di lavoro e la caotica gestione dei propri impegni non consentono di lavorare per scadenze. D’obbligo è l’organizzazione degli interventi da fare subito e di quelli da fare in rapida e propedeutica successione specificando data e ora. Idee e informazioni devono confluire in un ordine prioritario orientato ad un risultato ben preciso. Decidere il prossimo passo e metterlo in atto è una disciplina mentale, trascriverlo sull’agenda è un’abitudine indispensabile per qualsiasi Project Manager. L’agenda deve essere sempre aggiornata ed efficacemente consultabile a colpo d’occhio.
4. Valutazione delle priorità. Molto spesso e specialmente in azienda il termine “urgente” è usato come sinonimo di “importante”. In realtà un’attività è definita importante se assicura un certo ritorno, un valore aggiunto ovvero se è determinate per il conseguimento di un obiettivo aziendale; il tempo entra in gioco in termini di scadenza entro il quale un’attività deve essere terminata. È evidente che se tutto è bollato come “urgente” e richiesto in esecuzione per “ieri” c’è un’ansiogena e inadeguata valutazione delle priorità.
Colui che è in grado di stabilire la differenza tra attività urgenti rispetto ad attività importanti, può affrontare sensatamente un processo di pianificazione.
A tal proposito è utile servirsi una rappresentazione grafica delle attività in termini di importanza e urgenza. Possiamo dare a ciascuna attività un voto da (ad es. da -10 a 10) per l’importanza e un voto analogo per l’urgenza. Prendiamo poi un piano cartesiano e mettiamo sulle ascisse i valori di urgenza e sulle ordinate i valori di importanza. Quindi posizioniamo ogni attività a seconda dei voti assegnati.
Figura 1. Rappresentazione grafica delle attività
A questo punto possiamo riflettere sulla posizione delle nostre attività sul piano dividendo quest’ultimo in 4 quadranti:
- Quadrante A: attività più importanti e meno urgenti – Sono attività che non hanno bisogno di essere svolte in un tempo breve e si possono quindi pianificare rispetto agli obiettivi.
- Quadrante B: attività più importanti e più urgenti – Questo è il fulcro operativo che secondo la regola di Pareto costituisce il 20% su cui si deve investire la propria attenzione e su cui ci si deve concentrare per un’immediata risoluzione.
- Quadrante C: attività meno importanti e meno urgenti – sono attività che possono essere temporaneamente tralasciate e che spesso tendono a “morire da sole”.
- Quadrante D: attività meno importanti e più urgenti – Sono tipologie di attività che spesso si presentano in modo imprevisto, che necessitano di essere eseguite ma non hanno una rilevanza in termini di obiettivi a lungo termine. Per queste attività l’ideale sarebbe la delega verso collaboratori che possano gestirle e riportare il risultato.
Strumenti di gestione o organizzazione
Nella pratica giornaliera la tecnologia offre una serie numerosa e completa di strumenti software che possono aiutare il PM nella gestione efficiente del proprio tempo.
1. Task Manager – Tutti i software di questo tipo sul mercato, consentono l’organizzazione delle attività da fare (task significa letteralmente compito n.d.r.), a partire dalla banale trascrizione di una “rought list” permettendo poi il raffinamento attraverso l’inserimento successivo di sottoattività, scadenze, etichette dei vari gradi di priorità, ed etichette relative all’argomento o al progetto e in generale all’ambito di appartenenza. La visualizzazione della lista può essere modificata secondo un ordinamento per scadenza, per priorità o per argomento. Alcuni software consentono anche di inserire dei tag di avanzamento specificando ad esempio se il task è attivo (iniziato), assegnato, completato, scaduto, se condiviso con altri colleghi e la percentuale di completamento rispetto alle sottoattività che lo compongono.
2. Calendar – la gestione degli appuntamenti, delle riunioni e degli incontri con i clienti o con i colleghi, si realizza mediante l’utilizzo di un “calendario” ovvero un’agenda elettronica che consenta la memorizzazione di ogni impegno. Per ogni voce è necessario specificare: la data, l’ora, la durata, il luogo, le persone coinvolte (a cui eventualmente viene inviata una mail) e si ha la possibilità di richiedere un “remind” via posta elettronica o mediante avviso sonoro. Una caratteristica molto utile di questi software, è la possibilità di condividere l’agenda con i propri collaboratori e colleghi al fine di avere un chiaro e immediato quadro della situazione generale. Il Project Manager e le risorse di uno stesso progetto, grazie a questa modalità di lavoro possono ottimizzare la distribuzione degli impegni rispetto alle scadenze e/o concentrare eventuali periodi di trasferte o lavoro fuori sede.
3. Project Management – In questo caso la caratteristica fondamentale dello strumento software è la possibilità organizzare i dati di un progetto evidenziando, le attività operative di cui è composto, le relative scadenze, le persone che hanno in carico dette sottoattività, le priorità di ogni fase e le eventuali dipendenze fra sottoattività. Tutti questi dati contribuiscono alla visualizzazione del progetto secondo diversi possibili grafici di riassunto, il più famoso dei quali è il diagramma Gantt (dal nome dell’inventore Henry Gantt n.d.r.), un tipo di grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali fra le varie fasi che costituiscono un progetto.
La descrizione completa ed esaustiva di software di questo tipo va al di là degli scopi di questo articolo e si rimanda a testi di approfondimento specifici. Quello che è importante osservare è che ogni aspetto di un progetto operativo (sia esso per lo sviluppo di un software, per la realizzazione di un opera edile o per il completamento di un processo di riorganizzazione) può essere tracciato ed efficacemente gestito; per questo motivo, questa tipologia di strumenti software, costituiscono un valido, funzionale e irrinunciabile strumento di pianificazione e controllo.
Ciascuno degli strumenti sopraccitati è tipicamente realizzato con tecnologia “multidevice”, per poter essere agevolmente installato ed utilizzato tanto su pc standard (sia fissi che laptop) quanto su palmare in modo che il Project Manager possa sempre avere letteralmente “a portata di mano” i dati di dettaglio che consentono la sua normale operatività.
