Il caso di un'impresa di servizi che gestisce l'organizzazione di un evento secondo le logiche del project management
Ideazione
La fase di ideazione dell’evento si è sostanziata nei seguenti passaggi:
- Definizione dell’idea chiave di progetto a seguito di una discussione con la committenza e con la direzione artistica del festival di cinema preesistente;
- Verifica ed individuazione dei fabbisogni specifici espressi dal territorio, dalla committenza, dagli altri portatori di interesse coinvolgibili a vario titolo nel progetto;
- Sviluppo ampliato dei contenuti dell’idea e delle sue potenzialità;
- Definizione del risultato finale che si intendeva raggiungere in ragione degli obiettivi di varia natura ad esso connessi (recupero di eventi preesistenti e collaudati, ampliamento e innovazione nell’offerta di eventi cittadini, innovazione dell’identità turistica della città da destinare come prodotto turistico su target di mercato più appetibili)
- Verifica della compatibilità e dell’impatto del progetto con la missione e l’identità della struttura committente (l’amministrazione committente era convinta di voler rinnovare il calendario dei grandi eventi cittadini, ma non aveva al suo interno le competenze e le strutture in grado di raggiungere a pieno l’ambizioso risultato).
Attivazione
L’attivazione si è sostanziata nell’analisi della fattibilità tecnica, artistica, organizzativa, economico-finanziaria e di marketing del progetto. Le attività svolte sono state:
- Sviluppare l’idea in un primo contesto organizzativo, fissando in termini operativi le impostazioni generali e più importanti del progetto;
- Verificare la reale fattibilità del progetto, sulla base dei mezzi e delle risorse e con le ipotesi di tempi, budget, e capacità disponibili (era appena uscito un bando regionale per il finanziamento di grandi eventi promossi direttamente da soggetti pubblici);
- Effettuare una SWOT analysis del progetto per valutare punti di forza e debolezza del progetto, opportunità e minacce derivanti dal contesto esterno;
- Riposizionare il progetto sulla base delle risultanze della fattibilità;
- Redigere il progetto preliminare;
- Avviare le prime operazioni di raccolta fondi (risposta al bando regionale), verifica disponibilità consulenti tecnico-artistici, verifica delle location, etc.
Pianificazione
In questa fase tutti gli elementi dell’evento creati, generati, valutati e stabiliti nelle fasi precedenti sono stati riorganizzati in piani di lavoro, dettagliando:
- cosa andava fatto;
- quando andavano fatte le cose e quanto tempo occorreva;
- come, chi e che cosa si rendeva necessario per fare le cose nei tempi stabiliti;
- chi faceva che cosa;
- quanto costava, chi pagava, come e quando;
- come e quando si sarebbe controllato se si stavano rispettando i programmi;
- cosa si sarebbe fatto se le cose non fossero andate come previsto.
