Tra i vari fattori che incidono sulla salute del business, la gestione degli incassi e dei pagamenti svolge indubbiamente un ruolo centrale e determinante. Una corretta ed efficace gestione aziendale, infatti, è basilare per portare avanti con successo qualsiasi tipologia di azienda, sia PMI o microimpresa sia Partita IVA individuale.
Spesso messa in secondo piano rispetto ad altre attività, la gestione dell’azienda si rivela una procedura determinante per tenere sempre sotto controllo i costi, i pagamenti e le scadenze, facendo quadrare i conti a fine anno ed evitando squilibri di cassa che rischiano di frenare o arrestare la crescita.
Registrando in modo preciso ogni operazione in entrata e in uscita, infatti, è possibile evitare carenze di liquidità e garantire la continuità dell’attività senza blocchi e interruzioni.
Perché è importante avere il controllo di incassi e pagamenti?
La gestione degli incassi e dei pagamenti si declina in una serie di processi diversi, spaziando dal controllo dei costi sostenuti dall’azienda fino al monitoraggio delle scadenze dei pagamenti da riscuotere o da versare.
Tra le attività rientra anche il controllo dei pagamenti che arrivano dai clienti e degli investimenti relativi ai servizi, alle utenze e alle forniture richieste dall’operatività aziendale.
Sono proprio i pagamenti in uscita unitamente agli incassi che provengono dalle vendite e dai rendimenti a comporre il flusso di cassa, o cash flow, vale a dire l’ammontare della liquidità generata dall’azienda che si rivela determinante per la sopravvivenza dell’impresa stessa. Un flusso di cassa positivo, in particolare, è sinonimo di buona gestione delle finanze e permette di sostenere anche le spese impreviste.
Una gestione di incassi e pagamenti poco organizzata, invece, può sfociare in un’improvvisa carenza di risorse che impedisce di pagare i fornitori e di acquistare nuove merci, bloccando la produzione. Per ogni impresa, invece, è fondamentale avere sempre a disposizione il capitale operativo necessario per sostenere l’attività, da impiegare per superare momenti di stallo.
Un’adeguata gestione aziendale, in sintesi, genera tre vantaggi fondamentali:
- permette di quantificare la liquidità a disposizione in qualsiasi momento;
- consente di sopperire a eventuali ritardi negli incassi;
- aiuta a influenzare positivamente il rating bancario.
Come gestire incassi e pagamenti in modo ottimale
Una buona base di partenza per la gestione ottimale degli incassi e dei pagamenti di clienti e fornitori è data dalla conoscenza dettagliata dei vari metodi di pagamento, che si distinguono per modalità e tempi di incasso e versamento differenti.
Scegliere gli strumenti di pagamento più adatti alla propria attività, infatti, genera non pochi benefici in termini di costi, sicurezza e soprattutto gestione della liquidità. In alternativa all’uso dei contanti, nello specifico, è possibile fare riferimento a numerose soluzioni di pagamento tracciabili che aiutano a monitorare il flusso di cassa, riducendo il rischio di truffe ed errori. Appartengono a questa categoria:
- bonifici bancari;
- ricevute bancarie (Ri.Ba)
- addebito diretto Sepa;
- MAV (pagamento mediante avviso),
- carte di debito e di credito;
- pagamenti con PayPal.
Integrando sistemi di pagamento che rendono possibile la tracciabilità dei flussi finanziari, in particolare, le aziende possono non solo monitorare il flusso di cassa in tempo reale ma anche ridurre significativamente i tempi che intercorrono tra le vendite e la ricezione delle risorse, migliorando la liquidità e ottimizzando la pianificazione finanziaria.
Quali strumenti agevolano la gestione di incassi e pagamenti?
Gestire al meglio tutto ciò che riguarda le entrate e le uscite significa necessariamente dotarsi di strumenti utili ed efficaci, come lo scadenzario online, la prima nota, i solleciti di pagamento e la riconciliazione bancaria.
Lo scadenziario, ad esempio, è un registro contabile che riporta le più importanti scadenze da rispettare, segnalando quali incassi devono ancora pervenire da parte dei clienti così come i pagamenti da erogare ai fornitori, oltre alle date di scadenza di imposte, tasse o rate da versare.
La prima nota, invece, rappresenta la prima annotazione di tutte le operazioni e dei movimenti finanziari effettuati quotidianamente, una risorsa indispensabile per mantenere sempre in ordine i conti e registrare entrate e uscite.
Con la riconciliazione bancaria, infine, è possibile verificare che le voci presenti nei conti bancari e i movimenti segnalati siano inseriti regolarmente nella gestione aziendale e nella prima nota.
Fortunatamente, imprese e professionisti possono avere a portata di mano tutte queste risorse in un unico software di fatturazione e gestione aziendale, come Fatture in Cloud.
Gestione aziendale facile e digitale con Fatture in Cloud
Fatture in Cloud è il software di fatturazione online pensato per aiutare le PMI a gestire l’attività in modo completo, agevolando gli incassi e acquisendo una visione sempre puntuale del business grazie a un’ampia gamma di funzionalità.
Con Fatture in Cloud, infatti, è possibile ricevere, inviare e riconciliare i pagamenti in modo automatico e veloce, sfruttando alcuni strumenti integrati che ottimizzano la gestione aziendale, come:
- prima nota cassa: i movimenti in prima nota vengono creati in automatico non appena si registra l’incasso e il pagamento di fatture, note di credito, corrispettivi, ricevute e F24. In questo modo è possibile tracciare tutti i movimenti e ottenere una visione analitica della liquidità aziendale;
- scadenziario online: anche in questo caso le scadenza vengono registrate in automatico in base alle fatture in entrata e uscita non saldate e ai moduli F24 non pagati. Tutte le scadenze, inoltre, vengono notificate nella dashboard principale;
- solleciti di pagamento inviati in automatico;
In particolare, grazie all’integrazione con TS Pay, la piattaforma di TeamSystem Payments che rende disponibili servizi di incasso e pagamento digitali, Fatture in Cloud consente la:
- ricezione dei pagamenti digitali: è possibile aggiungere un apposito pulsante all’interno delle fatture, per fare in modo che i clienti possano eseguire il pagamento in pochi istanti, con carta di debito/credito, addebito su conto corrente o PayPal. Una volta completato il pagamento, l’incasso si registra in automatico all’interno di Fatture in Cloud;
- emissione di bonifici ai fornitori direttamente del software, senza bisogno di accedere al proprio conto corrente online;
- riconciliazione bancaria automatica: le fatture in entrata e in uscita, così come le ricevute e le note di credito vengono allineate ai movimenti bancari in un istante, collegando il conto e grazie all’importazione automatica dell’estratto conto.
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