Sono sempre di più in Italia gli enti pubblici e le aziende che si apprestano a realizzare progetti per dematerializzare la grande mole di documenti cartacei posseduti.
Questa attività si rende necessaria fondamentalmente per due motivi: il primo abbattere i costi di gestione degli archivi cartacei che, per la loro stessa esistenza, necessitano di spazi atti alla conservazione ed alla prevenzione del loro deterioramento; il secondo è eliminare i costi di consultazione fatta utilizzando personale, che comporta tempi molto più lunghi rispetto ad una ricerca informatizzata.
La dematerializzazione è un processo articolato e complesso, che non si può ridurre alla semplice azione volta all’eliminazione dei supporti documentali cartacei trasformandoli in digitali. Ciò è reso ancor più evidente se la dematerializzazione viene associata al concetto di “digitalizzazione”, che nell’ambito documentale è intesa appunto come quel processo volto a ripensare processi e procedimenti dal cartaceo a un più efficiente contesto digitale.
I due termini sono spesso utilizzati indistintamente, ma non sono affatto coincidenti: le due attività, dematerializzazione e digitalizzazione, hanno obiettivi diversi.
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Dematerializzazione
Nel primo caso i processi di dematerializzazione hanno come obiettivo ultimo la “conversione” di un documento cartaceo in un documento, mantenendo, nel documento digitalizzato, il valore giuridico e gli elementi qualificanti del documento come, ad esempio, le informazioni relative alla classificazione, alla fascicolazione ed alla metadatazione.
La dematerializzazione dei documenti permette di ottenere diversi vantaggi che riguardano la gestione del documento.
- Flessibilità: il documento prodotto in formato dematerializzato potrà essere corredato e completato con diverse tipologie di documenti (file grafici, audio, video…);
- replicabilità: si potranno produrre infinite copie dello stesso documento conformi all’originale;
- facilità di ricerca: mediante opportuna fascicolazione, metadatazione ed indicizzazione è possibile ricercare velocemente documenti o parti di esso,
- conservazione: il documento potrà essere conservato per un periodo di tempo lungo senza subire deterioramento;
- trasmissibilità: i documenti possono essere trasmessi in formato elettronico senza rischi ed a costi ridotti;
- archiviazione: grazie ad appositi strumenti informatici si può ottenere un sistema di archiviazione e di correlazioni tra documenti che rende il loro accesso più semplice e rapido.
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Lo scopo è quello di rendere fruibile quanto più materiale possibile alla cittadinanza ed ai professionisti che operano con i dati messi a disposizione dalla pubblica amministrazione locale, la tendenza è anche quella di creare sistemi basati sugli open data con la costruzione di servizi on-line (open services). Questi servizi on line possono essere messi a disposizione dei singoli cittadini o di professionisti realizzando progetti di e-government tali da ottimizzare, in questi settori, i rapporti con la cittadinanza.
L’attività di dematerializzazione degli archivi è complessa in quanto i documenti cartacei sono stratificati nel tempo e possono essere distinti in tre tipologie:
- documenti più antichi, interamente manoscritti;
- documenti facenti parte di un periodo temporale intermedio, dattiloscritti in modo libero, non utilizzando un template predefinito;
- documenti più recenti, dattiloscritti utilizzando un template predefinito.
I progetti attivi prevedono un trattamento specifico per tutte queste casistiche e, in funzione delle varie tipologie di documenti, uno specifico trattamento per poterli rendere fruibili al meglio.
Avviare progetti di dematerializzazione porta grandi benefici, operativi ed economici, sia alle aziende che agli enti pubblici, in alcuni casi i costi di questi progetti possono essere anche finanziati mediante l’accesso alla finanza agevolata.
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Digitalizzazione
I processi di digitalizzazione sono relativi alla riorganizzazione ed all’efficientamento dei procedimenti e dei servizi resi disponibili on line agli utenti, partendo dai documenti dematerializzati.
Alcuni progetti attualmente in itinere presso gli enti pubblici prevedono la dematerializzazione delle pratiche edilizie o di documenti simili partendo dal presupposto, verificato a livello nazionale, che negli Enti Locali sono ancora presenti, in questo settore, molti dati cartacei soprattutto relativi alle pratiche più datate ma anche, in parte, relativi a pratiche più recenti.
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