In un contesto aziendale è importante che vengano posti determinati obiettivi da raggiungere. Occorre, quindi, pianificare un’attività di gruppo fornendo incarichi e mansioni affinché si raggiunga entro una determinata data la missione proposta.
Gli obbiettivi, per ottenere i risultati attesi, vengono suddivisi in progetti ossia una serie di attività da svolgere per raggiungere l’obiettivo entro un determinato periodo di tempo. Viene così istituita la figura del coordinatore di progetto il cui compito è quello di programmare, organizzare e dirigere l’attività . Per ogni attività il coordinatore di progetto esegue o fa eseguire una serie di azioni.
Esistono tre tipi di azioni:
- Fattibilità : è la fase principale nella quale viene avviata una analisi delle azioni da compiere per completare una specifica attività . Il coordinatore di progetto dovrà scegliere le risorse i cui requisiti soddisfino pienamente le esigenze e alle quali verranno assegnate mansioni, incarichi e deleghe. Questa azione è molto delicata poiché è necessario comporre tutti gli anelli della catena che formano l’attività in modo tale che, durante la fase successiva, non emergano duplicazioni di mansioni o assenza di risorse aventi determinate caratteristiche;
- Realizzazione: tracciato il quadro generale si può passare alla vera e propria realizzazione. Ogni risorsa dovrà seguire le proprie linee guida o le indicazioni che sono state suggerite dal coordinatore di progetto;
- Controllo: la verifica che quanto è stato realizzato sia corretto è fondamentale. L’attività svolta deve essere, pertanto, controllata accuratamente. In informatica, ad esempio, dopo aver analizzato e progettato un nuovo software si procede con l’ultima fase, sicuramente la più impegnativa, tecnicamente chiamata stress test, nella quale l’applicazione già funzionante viene sottoposta a frequenti verifiche e controlli proprio per testarne il grado di funzionalità .
Ad aiutare il coordinatore di progetto nella stesura di un progetto intervengono gli organigrammi a matrice, strutture grafiche in grado di rappresentare situazioni e condizioni organizzative diverse da quelle gerarchiche.
Affinché la suddivisione dei progetti in attività dia i propri frutti è importante che sia indicata una tempistica e che siano espressamente determinati i ruoli e i compiti.
a cura di LavoroIpmpresa
