In azienda sono monitorati correttamente tutti i costi dipendenti dalle attività tipiche che vengono svolte quotidianamente? E’ semplice da verificare, ad esempio per quelli derivanti dall’acquisizione di beni e servizi, facilmente monitorabili.
Tuttavia, non tutte le attività aziendali generano costi “visibili”. Consideriamo, ad esempio, il flusso di attività che accompagna il ciclo di vendita. I soggetti coinvolti sono – nella fase di offerta, conferma d’ordine e fatturazione – i commerciali e il reparto amministrativo.
Il commerciale inizia la sua attività presso il potenziale cliente, che può condurre alla redazione di un’offerta. A questa, nei casi di successo, segue un ordine e successivamente una fattura.
Il flusso di dati transita dal commerciale al reparto amministrativo.
Concentriamo la nostra attenzione sul flusso di dati menzionato sopra, in quanto da questo possono ingenerarsi inefficienze che generano a loro volta dei costi.
Nel caso ideale, in ogni fase i soggetti coinvolti hanno a disposizione tutti i dati necessari, e il flusso delle operazioni si svolge senza intoppi in modo estremamente fluido.
Un piccolo esempio: il commerciale trasferisce i dati anagrafici al reparto amministrativo; viene emessa la fattura ma il processo si interrompe perché manca la Partita IVA; l’amministrativo richiede il dato al commerciale, che si accorge di non averlo. Deve essere fatta una telefonata al cliente per ottenere l’informazione mancante.
Nel caso in cui questo tipo di intoppi si reitera in continuazione, vi è un notevole spreco di tempo.
L’adagio afferma che il tempo è denaro è realmente “azzeccato” per sintetizzare tale scenario: la perdita di tempo si concretizza in un’inefficienza che genera costi supplementari che aggravano il procedimento di vendita. Costi di organizzazione che minano la capacità reddituale dell’azienda.
Precise regole a governo del flusso di attività impediscono, in ultima analisi, inutili sprechi che rendono meno competitiva l’azienda in quanto appesantita da inutili costi di organizzazione.
