Nell’era del Web 2.0 la rete Internet ricopre oramai da tempo un ruolo cruciale nelle attività di qualsiasi azienda, riconoscendone le reali opportunità di business e di crescita economica.
Tante le applicazioni 2.0 che vengono in aiuto alle diverse attività svolte quotidianamente dalle imprese.
Tra queste ricoprono sicuramente un ruolo in primo piano il project management e la business collaboration. L’utilizzo del web per queste attività viene riconosciuto dalle imprese come uno dei suoi migliori utilizzi.
Tra le varie soluzioni presenti in rete, oggi vorremmo citare OfficeZilla, una suite office completamente gratuita da utilizzare direttamente online per l’organizzazione e condivisione di contenuti e risorse con altri utenti, particolarmente adatta alle piccole imprese con progetti di dimensioni ridotte rispetto ad altri prodotti come Basecamp e Teamwork.
OfficeZilla si distingue da questi due leader dell’online project management space per il suo design semplice ed intuitivo, oltre che per la gratuità del prodotto che comunque non lo rende affatto meno completo. Questa sorta di luogo virtuale possiede infatti tutte le utility che servono per svolgere le tipiche attività da ufficio di un’impresa: agenda, chat, email, feed, calendar, contact manager, message forum, knowledge base, link/URL sharing, file sharing, task manager, pop email reader, phone message, pad, e altro ancora.
Dunque un’interessante quanto utile piattaforma per creare una piccola LAN aziendale, completamente gratuita e online, alla quale fare accesso ed utilizzarne le funzioni in uno spazio di lavoro virtuale. Basta semplicemente creare un proprio account da amministratore e quindi aggiungere i propri colleghi e/o collaboratori, i qualii potranno a loro volta utiizzare questa piattaforma Internet per svolgere il proprio lavoro d’ufficio.
Il servizio OfficeZilla è pensato in maniera modulare, così da permettere di essere personalizato in base alle proprie esigenze specifiche. Al momento della registrazione è infatti possibile decidere quali funzionalità si desidera includere e quali no.
Come già detto, OfficeZilla è gratuito, vi sono però dei moduli “premium” a pagamento, che le aziende possono decidere di acquistare a parte al prezzo di 10 dollari al mese. Tra questi il filtro per il calendario in base ai gruppi, l’admin stats e l’enhanced user activity stream.
Studiato per rendere la creazione e la gestione dei progetti il più semplici possibile, OfficeZilla è consigliato per le realtà più piccole con progetti meno articolati. Questo perché vi sono alcune piccole mancanze che in progetti più ampi e complessi possono rappresentare delle reali difficoltà . Per esempio la directory dei moduli di OfficeZilla è un catalogo di tutti i partecipanti al progetto organizzato in record contenenti il loro nome e il titolo del progetto a cui stanno lavorando. Questa organizzazione risulta molto utile se si desidera inviare un messaggio a un membro del team rapidamente, ma risulta una visione troppo essenziale nel caso in cui si voglia avere una panoramica completa dell’attività del team. In OfficeZilla mancano i dati in tempo reale per sapere su cosa stia lavorando il resto del team. L’unico modo per esserne informati è cercare attraverso i vari moduli per vedere se si colleghi hanno lasciato messaggi per darne indicazione.
Poco particolareggiati anche i tag: “Not Started” o “In Progress“, definizioni che non danno alcuna informazione sulla durata dei lavori in corso. Questo può andare bene per dei progetti di piccole dimensioni, ma certo può essere un deficit importante per quelli più articolati.
Di grande utilità invece dal punto di vista della comunicazione, grazie alla possibilità di scambiare messaggi anche in tempo reale con gli altri membri, in maniera veramente veloce ed intuitiva.
