La maggior parte degli utenti che navigano su Internet conosce Wikipedia, l’enciclopedia online aperta ai contributi di chiunque voglia scrivere su un dato tema oppure correggere e integrarne uno esistente con nuovi contenuti.
Forse non tutti sanno che Wikipedia è il più famoso di una certa categoria di siti web che viene definita “Wiki“. Essenzialmente, i Wiki si caratterizzano, come nel caso dell’omonima enciclopedia, per il fatto di essere delle piattaforme aperte ai contributi degli utenti che vengono progressivamente raffinati attraverso la conoscenza collettiva.
Esistono sia Wiki privati – utilizzabili unicamente dagli utenti abilitati – sia Wiki pubblici, dove chiunque può interagire con l’informazione in essi contenuta.
Ebbene, a mio avviso entrambi strumenti possono essere efficacemente utilizzati anche in azienda, per trattenere informazioni che altrimenti andrebbero perdute, per esplicitare conoscenza tacita e soprattutto per promuovere uno spazio collaborativo che non solo genera più “engagement” da parte degli utenti coinvolti ma che all’atto pratico, in alcuni casi, si rivela ancora più efficiente.
Pensiamo per esempio al caso di un dipendente che abbia una particolare familiarità con un dato processo aziendale o tecnologia e si trovi periodicamente a doverlo insegnare ai nuovi assunti.
Potrebbe elaborare sul Wiki la sequenza procedurale esatta da seguire per svolgere quella particolare mansione e rielaborarla ogni volta che dovesse constatare un'incomprensione da parte dei lettori.
Questo procedimento di revisione continua porterebbe inevitabilmente ad un estrema chiarezza e fruibilità dell’informazione da parte di chiunque, con un risparmio di tempo, nel medio termine, credo notevole.
Inoltre, se in un secondo momento una qualunque delle persone coinvolte nella medesima attività trovasse delle soluzioni (anche parziali) più efficienti, potrebbe correggere il documento e migliorare di fatto la procedura finale.
Credo sia evidente, considerando questo esempio, come attraverso uno strumento di questo tipo la conoscenza tacita prodotta in azienda venga esplicitata ed entri a far parte del patrimonio dell’azienda stessa.
E' altresì chiaro che – affinché questo avvenga – è probabilmente necessario un forte incentivo da parte della dirigenza che probabilmente dovrebbe cominciare a farne uso per prima.
Per ciò che riguarda invece l’efficacia operativa dei Wiki in specifiche situazioni, l’ambito più rilevante credo sia il project menagment.
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Come nel caso mostrato dal video, creando un Wiki relativo ad un progetto vi possono convergere tutti i contenuti che altrimenti sarebbe necessario inviare singolarmente a tutte le persone coinvolte.
Contatti, email, estremi del progetto, proposte, contratti e in generale tutto ciò che attiene al progetto viene raccolto in un unico spazio a cui tutti gli interessati hanno accesso: ciascuno può modificare o aggiungere contenuti. Se necessario, un amministratore può in un secondo momento decidere se approvare, editare o cancellarne alcuni.
Sul lato pratico, utilizzare un Wiki è piuttosto semplice, chiunque sia in grado di utilizzare un documento Word può tranquillamente avvalersi di questo strumento.
Sotto il profilo dell’implementazione informatica invece, esistono alcuni programmi a pagamento come Socialtext ma anche molti open source tra cui segnalo Twiki.
Per concludere, facendo cenno a quanto già sottolineato parlando del blog aziendale, penso che questo strumento possa rivelarsi utile non solo sotto il profilo pratico ma abbia una valenza ulteriore in quanto orientato, coerentemente con gli approcci emergenti, a sviluppare sistemi di collaborazione generativa secondo un modello circolare.
