Mi sono trovato spesso nel dilemma “dicotomico” di come gestire il rapporto con il cliente, ovvero: durante la realizzazione di un progetto, avere rapporti stretti oppure no?
Secondo quanto indicato nella metodologia di Project Management ampiamente applicata nei paesi anglosassoni e nel nord Europa – nota con l’acronimo PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) il rapporto con il cliente deve essere continuo.
Ma a chi non è capitato di interagire con un committente che, ad ogni incontro, richiede aggiornamenti o adeguamenti al progetto stesso e, talvolta, delle vere e proprie variazioni che, se anche non stravolgono ciò che inizialmente era stato concordato essere l’obiettivo da raggiungere, di sicuro comportano una rielaborazione della pianificazione o della documentazione?
Del resto sappiamo tutti che se se il rapporto si riduce alla firma del contratto ed al rilascio del prodotto, con buona probabilità ci si ritrova a dover gestire affermazioni del tipo: “Ma questo non è quel che volevo!” Da qui sorge la necessità di un approccio coinvolgente ma non troppo.
L’approccio proposto dal Project Management Institute (PMI) e descritto nel PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) e nelle metodologie più “datate” (e.g. metodo a cascata e metodo a spirale) è estremamente pesante, in tutte le fasi di organizzazione e gestione del progetto, soprattutto per aziende medio piccole e per progetti ancora più ridotti.
Riuscire a conciliare la trasparenza dello stato di avanzamento del progetto con le inevitabili richieste di applicazione di nuove idee da parte del committente è parte integrante della gestione del progetto stesso.
Per affrontare il compito della progettazione, una metodologia ormai affermata e che si discosta da quelle già citate è PRINCE2 e i derivati della cosiddetta “metodologia AGILE”: Scrum, XP (Extreme Programming), solo per citarne alcune.
Questi approcci indicano anche un modo di rapportarsi con il committente e di accettare il fatto che le specifiche di un progetto sono tutt’altro che scritte nella pietra.
L’approccio espresso da queste metodologie consiste nel rilasciare al committente, quando il progetto lo consente, i risultati intermedi che si raggiungono durante le fasi di sviluppo. Se da un lato questo provoca continue rielaborazioni dei contenuti del progetto da parte del committente, per le parti ancora in fase di sviluppo – con conseguenti richieste di variazione al progetto stesso – dall’altro ha come indiscutibile vantaggio l’implicita approvazione dell’attività già portate a termine.
Questo è il metodo che utilizzo io e, ad oggi, ne ho avuto vantaggi diretti e riconoscimenti da parte dei miei committenti.
