I periodi di crisi costringono a ripensare al modo di gestire la propria impresa, in un’ottica di risparmio e di contenimento dei costi.
Per poter mettere in atto una tale strategia, però, vi è la necessità di conoscere in modo approfondito la dinamica economica della propria azienda, per evidenziare eventuali criticità relative a costi e profitti. Questa conoscenza può essere ottenuta monitorando in modo costante ed efficace costi e profitti dell’intero sistema produttivo e commerciale, o di singoli settori di esso.
La semplice contabilità generale non è sufficiente per fornire i dati che permettono un tale tipo di analisi. Diventa necessaria l’implementazione di una contabilità analitica, che permetta di desumere dati, non estrapolabili dalla semplice contabilità generale.
Il primo passo è quello di analizzare la propria attività per individuare quelli che vengono definiti centri di costo e di profitto. Questi raggruppamenti di dati permettono di scindere l’attività aziendale, per ottenere dei dati aggregati, utili per l’analisi della situazione reddituale.
L’analisi permette di individuare la metodologia operativa. A questa deve essere associata la scelta di un valido strumento software, necessario per gestire nel migliore dei modi la rilevazione di costi e profitti, aggregati in base ai criteri individuati.
La strada più semplice, dal punto di vista informatico, è quella di rivolgere la propria attenzione ad uno strumento di comune utilizzo, quale può essere Microsoft Excel (oppure il “cugino” gratuito Calc, incluso nella suite OpenOffice).
I dati provenienti dalla contabilità generale, prelevati ad esempio dal proprio software di contabilità , possono essere inseriti all’interno di tabelle all’uopo create, per generare dei dati aggregati per centri di costo e profitto.
Una tale soluzione, presenta però degli svantaggi, essendo connotata dalla poca velocità di utilizzo. Inoltre il trasferimento manuale di dati, che si concretizza in una riscrittura di dati desunti dal software di contabilità , ha un discreto tasso di errore.
La soluzione operativamente migliore (però più onerosa) è rappresentata dall’utilizzo di un software che integri al suo interno sia la contabilità generale che quella analitica.
I software gestionali a disposizione delle Pmi – forniti da aziende come SAP, Zucchetti o Microsoft, solo per citarne alcune – permettono di imputare, durante la registrazione in prima nota dei movimenti contabili, i costi ed i ricavi ai relativi centri di costo e profitto.
La semplice registrazione in prima nota, che in automatico alimenta la contabilità analitica, permette di ottenere un risultato di gran lunga superiore, in termini di analisi della situazione aziendale. La “doppia” registrazione, consente di avere a disposizione i dati necessari per analizzare in modo più approfondito le dinamiche economiche aziendali.
Un sistema di controllo di gestione, semplice e di veloce utilizzo, rappresenta un buon investimento per poter controllare la “salute” della propria azienda.
