Nel lavoro d’azienda, scrivere e inviare lettere commerciali è all’ordine del giorno. Contattare clienti, ordinare merce, inviare comunicati: sono compiti che richiedono la stesura di lettere. Utilizzando gli strumenti di Word 2007 possiamo crearne di personalizzate per la nostra azienda.
Inoltre, dopo averne creata una possiamo convertirla in un modello da usare ogni volta che è necessario, compilando di volta in volta solo alcune sezioni del modello base. Prendiamo in considerazione un esempio pratico.
Immaginiamo di dover inviare una lettera a un nostro fornitore allo scopo di effettuare l’ordine di una serie di prodotti terminati in magazzino. Prima di scrivere la lettera, specifichiamo che tipo di informazioni vadano generalmente inserite: indirizzo destinatario; proprio indirizzo; data di composizione; oggetto; testo;firma del mittente.
Una volta stabilito il contenuto possiamo pensare all’aspetto estetico, fondamentale dal momento che costituisce una presentazione formale dell’azienda. Non possiamo scrivere una lettera disordinata o inadeguata. Per questa ragione ci affidiamo agli stili di Word per curare formattazione e impaginazione, ponendo attenzione a font, grandezza del carattere, spazi e disposizione degli oggetti nella pagina.
Testo della lettera
La prima cosa da fare è inserire il contenuto, quindi il testo che compone la lettera. Per il momento pensiamo solo ad inserirlo tralasciando la formattazione e la sua disposizione ordinata nella pagina. Limitiamoci a riempire il foglio.
Apriamo un nuovo documento in Word 2007. Digitiamo in ordine i seguenti elementi base: dati della nostra azienda (nome, indirizzo, numero di telefono ed eventuali altri dati che definiscono l’impresa come la partita IVA); dati del soggetto destinatario, che nel nostro esempio è un fornitore (nome e indirizzo); data in cui stiamo scrivendo; oggetto, che in questo caso potrebbe essere ordine merce; testo, che nel nostro esempio è la richiesta di espletamento di un ordine (specificando di quale tipo di prodotti necessitiamo, la quantità e stabiliamo i tempi di consegna); ruolo e nome del firmatario.
Alcuni suggerimenti: distanziamo i paragrafi tra loro lasciando qualche riga mentre tra una riga e l’altra dello stesso paragrafo non lasciamo troppo spazio: ogni volta che dobbiamo andare a capo, premiamo SHIFT+INVIO. Dopo aver inserito il testo, ricordiamo di salvare il file.
Stili per la formattazione
La formattazione può sembrare un’operazione semplice, ma ogni documento esige la sua specifica impaginazione. Vediamo brevemente qual è la forma più corretta in cui collocare gli elementi che compongono una lettera commerciale. Abbiamo redatto il testo in forma semplice, ora dobbiamo organizzarlo e formattarlo ordinatamente.
Iniziamo dai margini. Selezioniamo la scheda “Layout di pagina” e nell’area “Imposta pagina” facciamo clic sul comando “Margini”. Nel menu che visualizziamo scegliamo la voce “Margini personalizzati”.
Nella finestra di dialogo “Imposta pagina” digitiamo il valore di 3 cm nei campi “Sinistro” e “Destro”, e il valore di 2,5 cm nei campi “Superiore” e “Inferiore”. Facciamo clic su OK per confermare e chiudere la finestra. Possiamo già vedere un cambiamento nella disposizione della pagina.
Passiamo ora alla disposizione del testo. Per facilitare l’operazione ci serviremo degli stili. La creazione di stili è utile perché potranno essere utilizzati senza ripetere le stesse operazioni, rendendo più rapida la formattazione di un testo.
L’indirizzo della nostra azienda è posizionato correttamente (in alto a sinistra), quindi non c’è bisogno di alcuna modifica. L’indirizzo del destinatario, invece, andrebbe collocato in alto a destra: piuttosto che selezionarlo e allinearlo a sinistra, creiamo uno stile che può essere appositamente usato per questo tipo di indirizzo.
Selezioniamo la scheda “Home”. Nell’area “Stili” facciamo clic sul pulsante posizionato nell’angolo.
Visualizziamo un riquadro all’interno del quale dobbiamo fare clic sul comando “Nuovo Stile” posizionato in basso. Si apre la finestra di dialogo “Crea nuovo stile da formattazione”. Procediamo in questo modo: digitiamo un nome da associare allo stile (ad esempio indirizzo_destinatario) e poi scegliamo un font e la grandezza del carattere (ad esempio Calibri 12).
Estendiamo la finestra facendo clic sul comando “Formato” posizionato in basso a sinistra. Nell’elenco che appare, facciamo clic sulla voce “Paragrafo”. Si apre la finestra “Paragrafo“; digitiamo al suo interno il valore di 10 cm per quanto riguarda il rientro da sinistra. Facciamo due volte clic su OK per chiudere le finestre.
Con la stessa procedura, creiamo gli altri stili che ci servono. Procediamo in questo modo:
- per la data: data_lettera (nome dello stile), Calibri 12 (font e grandezza del carattere), 10 cm (rientro del paragrafo a sinistra);
- per l’oggetto: oggetto_lettera (nome dello stile), Calibri 12 grassetto (font e grandezza del carattere);
- per il testo: testo_lettera (nome dello stile), Calibri 12 (font e grandezza del carattere), 0,50 cm per il rientro della prima riga (da scegliere nel menu Speciale della finestra Paragrafo);
- nome del firmatario: firma_lettera (nome dello stile), Calibri 12 (font e grandezza del carattere), 10 cm (rientro del paragrafo a sinistra).
Applicare gli stili
Ora che tutti gli stili che ci servono sono pronti, possiamo formattare il testo. Selezioniamo l’indirizzo del destinatario. Andiamo nell’area “Stili” della scheda Home e facciamo clic sullo stile da applicare, in questo caso quello denominato “indirizzo_destinatario”. Facciamo la stessa cosa per le altre parti della lettera e applichiamo uno alla volta gli stili “data_lettera”, “oggetto_lettera”, “testo_lettera”, “firma_lettera”.
Nella nostra lettera ci sono due elementi che vanno migliorati e possiamo farlo anche senza creare un apposito stile, ma utilizzando gli strumenti di allineamento. Selezioniamo i saluti finali (Distinti saluti) e alliniamoli a sinistra. Selezioniamo l ‘ elenco della merce che dobbiamo ordinare (i prodotti scritti consecutivamente) e posizioniamolo al centro. Salviamo tutto. Ecco il risultato che otteniamo:
Due consigli. Il primo riguarda il fatto che questi stili non sono definitivi, ma possono essere modificati ogni volta che vogliamo. Basta selezionare uno stile, fare clic su di esso con il tasto destro e nel menu scegliere il comando “Modifica”. Il secondo è relativo alla collocazione degli stili creati. Se non troviamo subito lo stile che ci serve nell’area Stili della scheda “Home”, possiamo fare clic sul pulsante a discesa, scegliere la voce “Applica stili” e selezionare lo stile che ci interessa nel piccolo riquadro che appare.
Creare un modello
Ora che è terminata, non ci resta che stampare la lettera.
Possiamo creare personalmente anche una busta con Word 2007, dal momento che l’editor di testo possiede questa funzionalità, nella scheda “Lettere”: il comando “Buste” dell’area “Crea”.
Ma possiamo fare ancora altro: è chiaro che ogni mese un’azienda invia numerose lettere commerciali. Per facilitare la composizione di queste lettere ed evitare ogni volta di dover riscriverle, possiamo trasformare quella appena realizzata in un modello.
Facciamo clic sul Pulsante Office e nel menu scegliamo la voce Salva con nome. Nell’elenco che appare a sinistra scegliamo la voce Modello di Word. Digitiamo un nome da attribuire al modello (ad esempio modello lettera commerciale) e facciamo clic su Salva.
Facciamo attenzione, perché per poter utilizzare il modello dobbiamo salvarlo nell’apposita cartella che raccoglie i modelli predefiniti di Office. Quindi nella finestra Salva con nome indichiamo come collocazione la cartella Template. Il percorso specifico è il seguente: C:Utenti/cartella_nome_utente/AppData/Roaming/Microsoft/Templates.
Per poter fare questo, prima bisogna attivare la visualizzazione delle cartelle e dei file nascosti (basta aprire “Esplora risorse”, fare clic su “Strumenti”, poi su “Opzioni” e attivare la voce nella scheda “Visualizzazione” della finestra che si apre).
Ogni volta che dobbiamo scrivere una lettera commerciale, facciamo clic sul Pulsante Office e poi sulla voce “Nuovo”. Nella finestra “Nuovo documento” facciamo clic sul comando “Modelli” posto nell’elenco sul lato sinistro. Nella finestra di dialogo “Nuovo” visualizziamo i modelli disponibili: tra questi c ‘ è anche il nostro modello di lettera commerciale. Selezioniamolo, nell’area “Crea nuovo” scegliamo se aprirlo come modello o documento e confermiamo con OK.
