I virtual workspace sono uffici digitali supportati da software e applicazioni professionali, all’interno dei quali gruppi di lavoro costituiti da collaboratori, clienti, fornitori o partner di una società condividono e si scambiano informazioni e documenti. Una sorta di iGoogle ad uso business, per intenderci.
Queste realtà rappresentano l’evoluzione delle Intranet aziendali, piattaforme informative tendenzialmente statiche e unidirezionali, ormai superate dalle logiche dell’Enteprise 2.0, filosofia che favorisce modelli organizzativi e gestionali basati sul coinvolgimento diffuso, la collaborazione e condivisione della conoscenza e lo sviluppo di reti sociali.
L’evoluzione dei virtual workplace rispetto alle Intranet è duplice: da un lato è tecnologica, valorizzando ancor di più il ruolo delle ICT per innescare il cambiamento e l’aumento dell’efficienza; dall’altro, si tratta ovviamente di una evoluzione concettuale, ancora più profonda, che tocca la cultura d’impresa.
I virtual workspace sono costruiti intorno alle necessità del singolo individuo, con lo scopo di creare a suo vantaggio un ambiente di lavoro completo e in grado di supportarlo al massimo nella comunicazione con altri collaboratori, nell’utilizzo dei servizi aziendali e più in generale nell’operatività.I vantaggi sono indiscussi:
- può portare a una evidente ottimizzazione della comunicazione, (informazioni e strumenti) tra gli interlocutori, a vantaggio del lavoro di gruppo;
- garantisce un accesso integrato e personalizzato a strumenti e ad informazioni, aumentando efficienza, efficacia e velocità del lavoro dei singoli, con una riduzione dei costi operativi per l’azienda;
- consente maggiore socializzazione e quindi coinvolgimento, motivazione e senso di appartenenza all’azienda;
- permette di superare le distanze geografiche (e non solo) tra collaboratori e con l’azienda, lavorando ovunque e senza interruzioni (mobile workplace).
Come si intuisce sono le aziende di una certa dimensione – con un certo numero di collaboratori, soprattutto ad alta dispersione territoriale o che operano con la logica della task force – a beneficiare in prima istanza dei virtual workspace, ma anche aziende piccole con collaboratori molto mobili o lontani tra loro (e con un modesto budget ICT) sono ottimi candidati alla loro implementazione.
Guardiamo ora il rovescio della medaglia (se di questo si può propriamente parlare). È opinione diffusa che i virtual workplace, così come altri strumenti Enterprise 2.0, siano la naturale evoluzione dell’odierno modo di lavorare.
Tuttavia, è anche vero che le evoluzioni richiedono tempo per essere ben comprese e adottate a regime, con risultati significativi. Soprattutto quando richiedono cambiamenti rilevanti nell’ottica del lavoro.
Inoltre, gli uffici digitali vanno in direzione di una riconfigurazione degli assetti interni “fluida”: proprio in questo sta la loro difficoltà di applicazione, da parte dei manager aziendali, nonché forse il loro aspetto più rivoluzionario.
A livello organizzativo e processuale, la loro applicazione ruota intorno alla persona, più che a processi e strutture imposte dall’alto: fatto che si scontra con decenni di teoria dell’organizzazione, in cui l’assetto organizzativo era imposto e i processi predefiniti. In poche parole (ed estremizzando), è il virtual workspace che dà forma all’organizzazione, e non viceversa.
Dunque, l’imprenditore che decida di impiegare uno strumento simile all’interno della sua azienda è chiamato a un considerevole sforzo di visione, per prevedere gli effetti dell’evoluzione organizzativa (e sociale) da essi apportata, facendo attenzione a tenerne conto adeguatamente nel quadro della strategia di lungo periodo.
Inoltre, si deve “arrendere” e spostare l’accento dall’organizzazione e dai processi alle singole risorse umane, operando nei loro confronti un atto di fiducia, poiché – e si tratta di un passo coraggioso – avvalla di fatto una traduzione dei processi aziendali in prassi decisionali diffuse, condivise e, pertanto, più difficilmente controllabili.
Infine, l’imprenditore dovrà farsi carico di garantire costantemente l’integrazione tecnologica tra piattaforme e strutture diverse e scollegate, nonché assicurare una costante facilità di accesso e condivisione dei dati e delle informazioni prodotte da parte di tutti gli utenti, cosa che richiede uno sforzo economico non sempre indifferente.
