Team building: divertirsi per lavorare meglio

Saper lavorare insieme è un requisito fondamentale per qualsiasi settore e dimensione dell’azienda. Ma non è una capacità innata, o almeno non per tutti. I delicati equilibri lavorativi fra colleghi sono spesso compromessi da fattori quali stress, inesperienza, mancanza di motivazione, o per eccesso di zelo dalla voglia di mettersi in mostra e così via. Ma non tutto è perduto e le aziende che basano la propria attività sui gruppi di lavoro ricorrono appunto alla tecnica del team building, letteralmente “costruzione del gruppo”, per sviluppare nelle persone coinvolte al medesimo progetto, attività o lavoro che sia, lo stesso orientamento alla collaborazione, comunicazione, coesione, condivisione di obiettivi e per accrescere anche quei legami se non personali, ma di relazione personale che più di ogni altro contribuiscono al successo del team.

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Cos’è il team building?

La “costruzione del gruppo” è un’attività che ha lo scopo di formare un gruppo di persone. In particolare, in ambito aziendale, il traguardo è quello di ottenere il massimo in termini di performance dai propri dipendenti. Il team building può essere di tipo formativo se è associato ad alcuni bisogni specifici derivanti da una dettagliata analisi, oppure può essere semplicemente di tipo ludico, qualora l’obiettivo sia quello di far divertire il gruppo e sviluppare l’appartenenza ad un team. Le attività di divertimento possono essere sportive, teatrali, musicali, avventurose, ma sempre flessibili e articolate.

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È interessante osservare che mentre in campo internazionale il termine team building indica specifiche metodologie nate e sviluppate per lavorare sui gruppi, il team building nelle aziende italiane grandi e piccole non solo è poco diffuso se non assente, ma ancora oggi è spesso confuso con attività puramente ludiche non finalizzate ad un obiettivo specifico. Lo scopo primario è invece uno e solo: far sentire il gruppo una vera squadra; per questo si deve andare oltre la semplice conoscenza superficiale, data dalla collaborazione in ufficio, e consentire ai membri del gruppo di aumentare la fiducia nei propri colleghi, migliorare il livello di collaborazione, stimolare la creatività, favorire la comunicazione, riconoscere i reciproci momenti di tensione e le singole capacità di azione/reazione.

Spesso “team building” è confuso con “teamwork”, ma in realtà c’è una sottile differenza: nel teamwork gli individui sono già parte di un gruppo precostituito e l’obiettivo dell’evento è quello di farli lavorare in modo più sinergico fra loro. Nel team building invece lo scopo è creare il gruppo ovvero aiutare il o i leader in grado di gestire e migliorare i comportamenti e le dinamiche che aggregano e rendono maggiormente efficace il proprio gruppo, imparando anche ad essere un buon coach, colui cioè che sa sviluppare la motivazione di ogni collaboratore.

Le capacità individuali che un componente di una squadra dovrebbe avere o attraverso questi eventi, sviluppare e accrescere sono:

• ascolto attivo: ovvero mostrare interesse per la comunicazione che deriva dal proprio interlocutore;
• comprensione: avere cioè la capacità di “mettersi nei panni altrui” per capire meglio le sue reazioni in un certo contesto e magari scoprire che il proprio comportamento sarebbe stato identico;
• dimostrare sincero interesse: rendersi trasparenti nella propria percezione dell’altro aiuta in caso di critiche costruttive, a far sentire l’altro come accettato sinceramente, lo aiuta a riceverle come dimostrazione di affetto e non di bieca adulazione o vuota lusinga;
• attenzione per le piccole cose: i rapporti si fondano soprattutto su minime dimostrazioni quali una frase gentile detta al momento giusto o un banale ringraziamento per un lavoro svolto, quindi sviluppare una tale attenzione è un requisito fondamentale;
• coerenza: avere la capacità di fare quello che si sostiene è importante per essere presi sul serio e per essere rispettati;
• disponibilità: essere capaci di fare qualche cosa per qualcun altro senza che gli altri si approfittino di questa capacità risiede nell’attitudine di discernere quando fare qualche cosa in modo indipendente e quando dire di “no” alle continue richieste di lavoro semplicemente perché qualcuno si vuole approfittare dell’altro;
• capacità di riconoscere i propri errori e scusarsi: in questo caso l’altro avvertirà la capacità di autocritica e aumenterà la sua stima nel collega che pur sbagliando sa riparare al danno fatto;
• contribuire attivamente: significa offrire il proprio contributo per la crescita degli altri. Sviluppare conoscenze e capacità non è proficuo se non si ha la capacità di trasmetterle agli altri.

Perchè il gruppo sia efficace nel perseguire i suoi obiettivi e sia quindi considerato a livello aziendale come “performante” dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

• ruoli e obiettivi chiari: ogni componente sa perfettamente e senza ambiguità cosa è chiamato a fare e di cosa è responsabile;
• buon flusso comunicativo: la comunicazione deve essere costante e pluridirezionale in modo che i problemi emergano subito come anche le soluzioni;
• fiducia nel gruppo: avere la sicurezza che gli altri elementi del gruppo siano presenti, disponibili e che tutti siano coesi;
• allineamento: ovvero tutti sanno l’obiettivo da raggiungere e condividono la “vision” del gruppo di lavoro;
• eccellenza: tutti sono tesi alla vittoria! Ne scaturisce determinazione e contributo per dare il meglio di se stessi.

Le fasi del team building sono essenzialmente quattro (fonte: Tuckman, B.W. (1965) “Developmental sequences in small groups”):

• forming: la formazione del gruppo che richiede la definizione dei suoi componenti, gli obiettivi comuni, i ruoli assegnati per ognuno, le attività da eseguire;
• storming: è la fase di conflitto fra gli elementi del gruppo; fase in cui tutti iniziano a perseguire i propri interessi per poi lasciare spazio lentamente alla fiducia reciproca;
• norming: la normalizzazione del gruppo è costituita da una organizzazione interna e da procedure per poter cooperare;
• performing: è la fase finale di produttività vera e propria del gruppo nel suo complesso ovvero la fase di reale successo del team.

Outdoor training

Una delle metodologie più frequentemente utilizzate per l’applicazione efficace del team building è l’outdoor training che tradotto dall’inglese significa “allenamento all’aperto”; è molto sviluppato all’estero, soprattutto in Usa e nel Nord Europa, dove esiste e viene praticato da più di mezzo secolo. L’outdoor training si caratterizza per il fatto di utilizzare lo scenario della natura per ricreare le condizioni che nel corso dei secoli hanno portato l’uomo ad evolversi sviluppando comportamenti efficaci nella relazione con i propri simili e nei riguardi dei problemi quotidiani. L’allenamento all’aperto è un metodo di apprendimento veloce che permette a colleghi appartenenti allo stesso gruppo di lavoro di sviluppare le attitudini personali necessarie per lavorare insieme.

Infatti, ogni singolo individuo è coinvolto in ambienti e situazioni diverse da quelle quotidiane, ed è costretto a fronteggiare in gruppo una serie di attività che lo costringono ad agire fuori dai normali schemi mentali e comportamentali. Le sfide che vengono presentate sono analizzate per determinare il miglior modo nell’affrontarle e superarle ma sempre come gruppo, mai singolarmente. In questo modo il team è costretto ad analizzare le debolezze del singolo che si ripercuotono sul successo della squadra, e impara a risolverle, facendo così risaltare i punti di forza di tutti in un contesto privo di condizionamenti e pressioni tipiche del mondo lavorativo ordinario.Alcune note società che propongono percorsi di outdoor training, offrono il confronto anche con equipaggi e squadre di successo durante il periodo degli allenamenti proprio per imparare da chi è abituato a fronteggiare i problemi in squadra. Altre aziende ricorrono a veri e propri campi pratica attrezzati opportunamente. Alcuni esempi che vengono proposti:

• jungle team adventure: si tratta di una avventura che si sviluppa all’interno di una foresta attrezzata dove i componenti del gruppo dovranno affrontare alcune prove di abilità in altezza, o di orientamento, per poter superare i propri limiti e rafforzare il legame con gli altri. Ognuno degli esercizi proposti deve essere superato dal singolo ma il team deve aiutarlo;
• orientering adventure: in questo caso si viene immersi in un contesto privo di comfort e in condizioni disagiate; in questo contesto si impara a padroneggiare il proprio autocontrollo e a ottimizzare l’interazione con il gruppo per sopravvivere anche in condizione di stress diverse da quelle lavorative ma dipendenti dai bisogni quotidiani.

Tutte le attività affrontate sono poi rielaborate con il coordinatore dell’evento che porta a tradurle nella vita aziendale/personale dei partecipanti, insegnando così i corrispondenti comportamenti da attuare durante le condizioni lavorative ordinarie o durante quelle straordinarie che si verificano sotto stress a causa di impellenti obblighi da affrontare.

Chi l’ha fatto cosa ne pensa

Un giovane impiegato di un’azienda anglo-americana (preferisce l’anonimato suo e dell’azienda) ci racconta che nella sua realtà lavorativa è periodico, frequente e soprattutto obbligatorio partecipare alle giornate di team building, organizzate con il metodo dell’outdoor training. L’azienda crede fermamente che il tempo trascorso insieme in attività ludiche al di fuori delle pareti dell’ufficio contribuisca in modo decisivo alla creazione di legami più stabili fra i componenti del gruppo ed alla coesione generale dello stesso. In questo particolare caso, sono stati organizzati nel giro di 4 anni: un weekend di attività all’interno di un campo di addestramento, partite periodiche di calcetto con annesso dopocena, weekend sul lago al fine di collaborare per costruire una zattera di salvataggio, giornata passata a fronteggiarsi nella guerra con le uova e una giornata da passare in montagna per imparare a sciare insieme.

I risultati di tutte queste attività sono stati effettivamente proficui. Il gruppo vendite di cui fa parte l’intervistato ha visto crescere il senso di team e il lavoro risultante è stato affrontato con maggiore spirito di squadra. Inoltre, la conoscenza reciproca data dalle attività outdoor, ha consentito di riconoscere i momenti di tensione o di rabbia che si verificano con maggiore stress ed emergenza lavorativa, consentendo a tutti di capire meglio e quindi affrontare con serenità anche quei comportamenti più inusuali che spesso capitano fra colleghi, riportandoli ad un livello di normale interattività e importanza.