Gli uffici open-space si sono molto diffusi negli ultimi anni e sono stati pensati in ottica di produttività, nella convinzione che potessero migliorare la collaborazione e la comunicazione tra i dipendenti, aumentando l’impegno sociale, la responsabilità e la trasparenza. Purtroppo non sempre è così, anzi con il tempo molti studi hanno dimostrato alcuni effetti nocivi dell’open space, a partire d quelli legati alla privacy dei dipendenti: la percezione da parte dei lavoratori di una sua violazione ne mina la produttività.
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Produttività ed efficienza
In particolare, secondo studi recenti, gli uffici open-space avrebbero effetti nocivi su:
- la motivazione;
- la soddisfazione circa il proprio lavoro;
- la percezione della privacy;
- lo stress;
- la produttività.
Gli stessi studi hanno sottolineato come:
- per il 95% dei dipendenti la privacy sul lavoro sia fondamentale;
- l’89% dei lavoratori dichiara di essere più produttivo quando lavora da solo;
- l’85% degli impiegati non sono soddisfatti del proprio ambiente di lavoro perché non consente loro di concentrarsi adeguatamente;
- il 70% degli impiegati USA lavora in un open-space;
- il 63% ha dichiarato i colleghi “rumorosi” come la prima fonte di distrazione sul lavoro.
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Benessere
Altri aspetti nocivi degli open-space risiedono nella più semplice diffusione dei germi e dei virus. Aspetto che ovviamente va a minare il benessere dei dipendenti e di conseguenza la loro efficienza. Una recente survey ha chiesto agli impiegati di dare un punteggio alla propria salute e produttività nell’attuale ambiente di lavoro. In una scala da 1 a 10, tra coloro che lavorano in un open-space:
- la produttività ha raggiunto un punteggio di 6,5;
- la salute 6,1;
Tra i dipendenti che lavorano da casa:
- la produttività ha ottenuto un punteggio di 7,7;
- la salute 8,1.
La stessa survey ha chiesto ai dipendenti la loro percezione di stress nell’attuale ambiente di lavoro:
- tra i lavoratori da casa solo il 5% si sente stressato;
- tra i lavoratori open-space risulta stressato il 28%.
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Distrazioni e costi
Tra i lavoratori open-space, inoltre, il 28% del tempo è speso per gestire inutili interruzioni e per trovare di nuovo la concentrazione per tornare ad occuparsi del lavoro che stavano facendo. In media negli uffici open-space i lavoratori sono interrotti ogni 3 minuti. Il 75% delle 50 interruzioni medie per ogni dipendente non ha nulla a che fare con il lavoro.
Tali interruzioni hanno ovviamente un costo per l’azienda: si stima una perdita di circa 588milioni di dollari l’anno. Di questi:
- il 45% deriva da fatto che molti dipendenti si dimenticano quello che stavano facendo prima dell’interruzione;
- il 25% dimentica di tornare al task originale;
- il 13% non è conoscenza dei cambiamenti avvenuti nel frattempo nel task originale;
- il 17% deriva dai task fuori controllo durante la “distrazione”.
Best practise
Numerosi studi hanno dimostrato che i dipendenti ai quali viene permesso di lavorare almeno il 20% del tempo da remoto si dimostrano più impegnati e produttivi. Avere del tempo da dedicare al lavoro in privato e in maniera indipendente aiuta i lavoratori a trovare un equilibrio tra il lavoro di squadra e la necessità di concentrazione.
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È inoltre importante prevedere delle sale conferenza da utilizzare sia nei casi di lavori che richiedono particolare silenzio che per le riunioni. Anche garantire la privacy su richiesta può dare una grande spinta enorme produttività. Consentire ai dipendenti di scegliere come e dove lavorare all’interno dell’ufficio, anche se una privacy totale non è possibile, ha sicuramente un impatto positivo sulla soddisfazione dei dipendenti, sulla loro fedeltà e produttività.
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