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La procedura per la proroga dei contratti a termine oltre i due anni, fino a un massimo di ulteriori 12 mesi, può essere svolta da remoto, come la convalida delle risoluzioni consensuali o le dimissioni della lavoratrice in gravidanza o nell’anno successivo al matrimonio.Vanno però seguite determinate procedure, che sono specificate nella circolare 4/2020 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Si tratta dell’applicazione di una serie di norme del decreto semplificazioni, per la precisione dell‘articolo 12 bis del dl 76/2020, introdotto dalla legge di conversione. In base al quale le «procedure amministrative o conciliative di competenza dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro che presuppongono la presenza fisica dell’istante, individuate con provvedimento del direttore, possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano in ogni caso l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa».
Le condizioni necessarie per la validità delle procedure da remoto sono:
- l’identificazione degli interessati o dei soggetti da essi delegati;
- l’acquisizione della loro volontà espressa.
Le modalità di attuazione previste dalla circolare contengono indicazioni precise innanzitutto sull’applicativo da utilizzare e sulla procedura da seguire. L’applicativo è Microsoft Teams, che è già in dotazione a tutti gli Uffici dell’Agenzia, «almeno sin quando non saranno disponibili nuovi applicativi il cui sviluppo è curato dalla competente Direzione centrale pianificazione, organizzazione, controllo e ICT».
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La procedura: l’Ufficio deve inviare, via email e secondo le disponibilità eventualmente concordate in precedenza, uno specifico invito alla parte richiedente (l’azienda) e al soggetto che presta eventualmente assistenza. L’invito deve contenere:
- data e dell’ora fissate per l’incontro e delle condizioni di partecipazione su piattaforma Microsoft Teams;
- termine entro il quale deve essere fatta pervenire l’adesione all’invito, eventualmente anche a mezzo email;
- richiesta di trasmettere, entro sette giorni antecedenti alla data stabilita, tutte le documentazioni e le comunicazioni richieste (documenti di identità, indirizzi di posta elettronica di partecipazione alla riunione, deleghe);
- indicazione che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams (funzione condividi schermo);
- divieto di registrazione della riunione;
- informativa privacy.
Dopo aver ricevuto risposta, l’ufficio provvede ad inviare il link per la riunione. In caso di mancata attivazione del link, previo tentativo di contatto telefonico da parte dell’Ufficio, la riunione si chiuderà con esito negativo per assenza della parte. Il funzionario procedente darà atto a verbale dell’assenza della parte istante ed archivierà la richiesta. Analogamente si procederà nel caso in cui l’istante non abbia dato risposta alla e-mail di invito.
Attenzione: l’azienda può rispondere chiedendo che la riunione avvenga in presenza, ma deve motivare la richiesta. In questo caso, se le motivazioni sono fondate, si riprogramma la riunione, che deve avvenire nel rispetto delle procedure anti Covid.
Lo svolgimento della riunione da remoto prevede che il funzionario provveda all’identificazione delle parti mediante verifica della corrispondenza tra il documento di identità inviato per e-mail e quello mostrato in apertura di videoconferenza. La procedura di identificazione deve essere effettuata singolarmente e separatamente per ciascun soggetto intervenuto.
Il funzionario deve anche ricordare che è vietato attivare la funzione di registrazione nella piattaforma Microsoft Teams, scambiare file, attivare la messaggistica. In caso di mancato rispetto del divieto la riunione dovrà essere interrotta fino a quando la registrazione effettuata non viene eliminata. Infine, procede alla verbalizzazione specificando che la riunione è avvenuta in remoto, che ci sono i consensi delle parti, e della consapevolezza che per disposizione di legge il verbale viene sottoscritto dal solo funzionario, e trasmesso alla email o PEC (posta elettronica certificata) indicata dal soggetto interessato.
