Ancora un chiarimento dell’Agenzia delle Entrate in tema di dematerializzazione e conservazione digitale. Questa volta l’Amministrazione finanziaria è entrata nel merito della documentazione relativa alle spese sostenute per le trasferte di lavoro dei dipendenti.
I dubbi posti al Fisco con l’interpello n. 388/2019 riguardavano in particolare la possibilità di dematerializzare le note spese e i relativi allegati optando per la conservazione sostitutiva attraverso specifico sistema informatico gestionale.
=> Duplicati digitali senza imposta bollo
Dematerializzazione
La risposta delle Entrate è affermativa, a patto che il processo di dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) rispetti specifiche caratteristiche. Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, scrivono le Entrate, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche della:
- immodificabilità;
- integrità;
- autenticità;
- leggibilità.
Se il processo utilizzato dal proprio software gestionale garantisce tali caratteristiche nulla osta alla sua adozione e si può procedere alla distruzione dei documenti analogici, legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati digitali.
