La relazione del 2017 del Garante della Privacy che rappresenta una guida per le aziende per capire come applicare il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), operativo dal 25 maggio 2018, sembra autorizzare i controlli sui dipendenti tramite smartphone e GPS, anche senza consenso, in alcuni casi, ma con garanzie per i lavoratori e i terzi.
Bilanciamento interessi
Nella sua relazione annuale, l’Autorità analizza alcuni casi che si sono verificati durante il 2017 e in alcune ipotesi ritiene lecito il tracciamento di smartphone e GPS senza il consenso dei dipendenti, anche quando quest’attività può, indirettamente, implicare un controllo dell’attività lavorativa.
Si tratta in particolare di situazioni che comportano il cosiddetto bilanciamento degli interessi, cioè quando la tracciabilità del telefonino usato dal dipendente o del GPS dell’auto aziendale è fondamentale per il buon andamento della società. Indispensabile però prendere cautele e precauzioni di sicurezza, ovvero fornire garanzie per lavoratori e terzi.
Va però precisato che per quanto concerne il concetto del legittimo interesse dell’azienda nell’uso di apparecchiature che consentono di trattare i dati dei lavoratori senza chiedere il loro consenso, è indispensabile il parere positivo dell’Autorità al trattamento dei dati a certe condizioni.
GPS
Il tracciamento dei sistemi di geolocalizzazione mediante GPS possono essere utilizzati senza il consenso dei lavoratori nei casi in cui questi strumenti si rendano necessari per portare a termine la prestazione lavorativa richiesta la dipendente, come nel caso dei corrieri addetti alle spedizioni.
Diversamente, i dispositivi possono essere installati solo previo accordo con la rappresentanza sindacale, oppure con il benestare dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
Smartphone e tablet
Possibile anche il il trattamento dei dati senza consenso nel caso di tracciabilità di smartphone e tablet usati dai dipendenti per legittimo interesse dell’azienda, come nel caso di un servizio di controllo di qualità della distribuzione di materiale pubblicitario nelle cassette postali (volantini, dépliant, ecc.), in cui il sistema di tracciabilità consente di migliorare l’efficacia della certificazione ai clienti dei risultati del servizio.
Il Garante ha dunque ritenuto legittimo un sistema di tracciamento senza preventivo consenso nel caso in cui:
- i rapporti sull’attività svolta non contengano dati che consentano di identificare il dipendente, ad esempio prevedendo l’utilizzo di pseudonimi;
- la rilevazione della posizione geografica del lavoratore non avvenga in base ad un intervallo di tempo predeterminato ma in base al comportamento attivo del dipendente e soltanto durante l’orario di lavoro;
- sui dispositivi sia presente un’icona attiva per tutto il tempo in cui il sistema di tracciabilità è in funzione.
