I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta sia obbligatoria per legge possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Lo prevede il nuovo articolo 2215 bis del codice civile, aggiunto in sede di conversione del d.l. 185/2008 con l. 2/2009.
In particolare, le registrazioni contenute nei documenti informatici devono essere rese consultabili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario.
Tali registrazioni costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge; le stesse hanno l’efficacia probatoria sancita agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Con l’articolo 2215 bis viene introdotta la bollatura e la vidimazione dei documenti informatici, consistente nell’apposizione, ogni tre mesi, della marca temporale e della firma digitale da parte dell’imprenditore o di un soggetto da lui delegato.
In particolare, se la messa in opera delle scritture è avvenuta il primo gennaio, entro la fine di marzo bisognerà generare un file statico ed immodificabile, ad esempio in formato pdf, e applicare sullo stesso prima la firma digitale e poi la marca temporale, la quale viene apposta da un soggetto terzo accreditato presso il Cnipa.
L’obbligo di bollatura dei documenti informatici è assolto mediante il pagamento dell’imposta di bollo nella misura di 14,62 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Il tributo deve essere assolto preventivamente, prima che il libro giornale e il libro degli inventari siano posti in uso, mediante una comunicazione da presentare all’ufficio delle Entrate territorialmente competente.
Entro il 31 gennaio dell’anno successivo, il contribuente dovrà poi presentare una comunicazione consuntiva con l’indicazione del numero di documenti informatici formati nell’anno precedente.
