Di recente, abbiamo affrontato la questione della scarsa adesione da parte delle aziende italiane alle soluzioni di dematerializzazione dei documenti. Complice anzitutto una sorta di “pigrizia” organizzativa con conseguente resistenza al cambiamento ed alla apertura alle innovazioni tecnologiche.
La carta come supporto fondamentale del sistema informativo e documentale aziendale resiste, insomma, all'avanzare delle soluzioni che consentono di digitalizzare la documentazione con consistente risparmio di spazio e di costi rispetto ad una gestione documentale tradizionalmente cartacea.
Il semplice risparmio derivante dalla riduzione dei costi legati all’utilizzo della carta, in pratica, da solo non sembrare sufficiente a molti per spingerli ad adottare sistemi di gestione degli archivi paperless. E, probabilmente, incide ancora sulle decisioni aziendali qualche pregiudizio (da sfatare) sull’adozione di supporti digitali.
Forse qualche freno è da attribuirsi anche alla normativa che regola la materia, che non ha consentito alle aziende, in modo diffuso, di liberarsi della carta convertendola in byte. In effetti, dopo l’ emanazione del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale) il nostro legislatore ha cercato di promuovere il passaggio al “digitale” delle aziende, sopratutto a partire dalla gestione della documentazione fiscale, introducendo l'obbligo della fattura elettronica, per le imprese che operano con la Pubblica Amministrazione ma lasciando libertà di adottare il sistema di emissione e gestione ritenuto più conveniente per tutti gli altri casi.
Ora, il Ministro Tremonti con il Decreto Legge 29 novembre 2008 n. 185, tenta nuovamente di “alleggerire” la gestione documentale delle imprese italiane con norme che intervengono sull'argomento, a correzione di alcuni colli di bottiglia.
L’innovazione più rilevante è data dalla norma che stabilisce che le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali – formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico – sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata mediante utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche dell’articolo 71 del Codice dell'amministrazione digitale.
In tal modo si è eliminata la necessità , precedentemente prevista, che la copia informatica fosse originata da documenti non unici formati in origine su supporto cartaceo.
A questo punto l'invito a lasciare la carta è più chiaro di prima. Probabilmente anche più attuabile.
