La riunione aziendale è spesso percepita come un dispendio di tempo che potrebbe essere dedicato, in modo più produttivo, per altre attività del processo lavorativo.
Una considerazione in alcuni casi non del tutto errata, poiché spesso le riunioni non sono organizzate in modo logico, e si allontanano con grandi perdite di tempo dagli obiettivi per cui vengono convocate.
Che fare? Forse affidarci ai consigli di Peter F. Drucker, considerato il padre del management.
Secondo Drucker la chiave per realizzare una riunione efficace è stabilire prima che tipo di riunione sarà . Esistono infatti diverse tipologie di riunione:
1. una riunione per la preparazione di dichiarazioni o comunicati stampa;
2. una riunione per organizzare eventi;
3. una riunione per illustrare uno o più report;
4. una riunione per informare il dirigente su particolari tematiche;
5. una riunione fra collaboratori e dirigente per fare il punto della situazione.
L’approccio da seguire cambierà in base alla tipologia, ma Drucker raccomanda ai manager di prepararsi per tempo, per poi “pilotarle” la riunione verso gli obiettivi previsti. Sarà così possibile rendere l’incontro realmente operativo , evitando perdite di tempo.
A detta del guru, è richiesta inoltre una notevole autodisciplina per la corretta gestione dell’evento.
Altro elemento cardine per la buona riuscita della riunione di lavoro è concludere quando si realizza la specifica finalità .
“I dirigenti efficaci non mettono sul tavolo un altro argomento di discussione: tirano le somme e si congedano” spiega lo stesso Drucker in un articolo del 2004 apparso sull’Harward Business Review.
Chiaramente, ogni organizzazione dovrebbe sviluppare modalità specifiche per gestire al meglio uno strumento efficace come le riunioni partendo dal proprio interno, ma ascoltare i consigli dei “vecchi” del management è sempre un buon metodo per acquisire i principi operativi della disciplina, e ri-attualizzarli negli specifici contesti lavorativi.
