Per mostrare dati numerici è bene usare le tabelle; per presentarli ben leggibili ed ordinati PowerPoint si affida ad un altro prodotto del pacchetto Office: Excel.
Per inserire una tabella, dentro PowerPoint, è necessario selezionare, dal menù, la voce Inserisci e quindi Tabella: da qui è possibile scegliere il numero di righe e di colonne. Il layout della tabella è sostituibile selezionando la scheda Progettazione.
Le tabelle in PowerPoint, pur appoggiandosi ad Excel, non consentono di eseguire calcoli al loro interno.
Se invece vogliamo presentare i dati numerici in formato grafico, in modo, per esempio, da capire con un semplice colpo d’occhio, l’andamento del nostro fatturato, possono usare i grafici: dalla voce Inserisci, selezioniamo il pulsante Grafico e scegliamo il grafico più idoneo a rappresentare i dati.
A questo punto arriva il momento di inserire i dati: apparirà una finestra di Excel con dei dati di prova che saranno sostituiti da quelli di nostro interesse. Infine bisogna selezionare le celle con i dati che il nostro grafico dovrà mostrare e chiudere la finestra di Excel.
