Importare una lista di indirizzi, da Excel in Word, da utilizzare per la stampa unione, è molto semplice (a patto che si rispettino degterminate reole nella creazione dell’elenco nel foglio di lavoro) ed è molto utile poiché questi dati potremmo averceli già in un foglio di lavoro, o li abbiamo esportati in esso (i dati in Excel potremo, ad esempio, importarli da un database di Access).
Innanzitutto è necessario accertarsi che i dati siano in formato elenco, ovvero che ciascuna colonna presenti un’etichetta nella prima riga (A1, B1, C1, etc), che non vi siano spazi vuoti nell’elenco (celle o colonne).
Sono molto importanti le etichette di colonna, poiché sono utilizzate per specificare la posizione dei diversi dati da inserire nella stampa unione.
Bisogna inoltre controllare che le etichette di colonna identifichino univocamente il tipo di dati; tutto ciò faciliterà la selezione dei dati corretti durante la creazione della stampa unione.
Infine, bisogna disporre di una colonna separata per ciascun elemento che verrà inclusa nella stampa unione. Ad esempio, una colonna per i cognomi e l’altra per i nomi e non solo una colonna per entrambi.
Passiamo ora all’importazione vera e propria in Word. Nel wizard “Creazione guidata stampa unione”, al punto tre, dovremo selezionare l’elenco appena creato in Excel e dare l’OK all’importazione.
