La stampa unione è un’importante funzionalità spesso trascurata dagli utenti perché rivolta ad un pubblico professionale. Infatti, consente di creare un insieme di documenti identici tra loro, ma che presentano alcuni elementi univoci.
Per esempio, in una lettera da inviare a dei clienti il logo sarà incluso in ogni copia, mentre l’indirizzo del cliente e la formula di apertura cambieranno di volta in volta.
Un lavoro di tal genere potrebbe richiedere delle ore, con la stampa unione risparmieremo molto tempo. Vediamo come fare per creare la stampa unione in Microsoft Office Word 2007.
Dopo che avrete creato la vostra lettera, andate nella scheda “Lettere” e selezionate la voce “Inizia stampa unione“; nel menù a cascata scegliete il comando “Creazione Guidata Stampa Unione”. Vi si aprirà quindi un riquadro sulla destra della schermata di Word con un semplice wizard di sei passi vi condurrà al termine del processo.
Nel primo passo sceglierete il tipo di documento che dovete distribuire: lettera, messaggio di posta elettronica, busta, etichetta, elenco.
Al punto due ci permette di selezionare un documento diverso da quello in uso, di continuare ad usare quello o di crearne uno nuovo.
Il passo successivo consiste nel selezionare l’elenco dei destinatari (da Outlook, da altre fonti o creandone uno ex-novo).
Nel quarto punto selezioneremo le formule di apertura, il blocco indirizzi e l’affrancatura elettronica (in pratica indicheremo a Word dove posizionare questi elementi, oltre che scegliere quali inserire).
Negli ultimi due passi potremo vedere l’anteprima del documento e infine stamparlo. Ovviamente, in caso qualcosa non ci piaccia, sarà possibile tornare indietro per modificarla.
