Nella pratica aziendale è sempre più diffusa l’esigenza di proteggere da modifiche i documenti digitali, completamente o in parte, per due ordini di motivi. Anzitutto, le norme per la certificazione della qualità obbligano le imprese ad indicare nella corrispondenza aziendale particolari informazioni (come il numero identificativo del documento, la data di revisione e il responsabile della procedura) ed è pertanto necessario ridurre al minimo il rischio di modifiche accidentali. Inoltre, la protezione di parti di testo può essere un valido strumento per uniformare la formattazione dei documenti, con evidenti benefici dal punto di vista dell’immagine aziendale verso i soggetti economici esterni. Infatti la protezione del documento impedisce la modifica del suo contenuto e quindi anche l’applicazione di formati differenti al carattere o ai paragrafi.
In OpenOffice WRITER è disponibile una procedura che consente di creare alcune aree di testo protette attraverso l’inserimento di “sezioni” all’interno di un documento.
La creazione di sezioni a partire dal testo digitato
Per creare in maniera semplice una sezione protetta è consigliato digitare prima il testo. Supponendo di voler creare una lettera-tipo, possiamo ad esempio digitare l’intestazione completa della società ed importare il logo aziendale all’interno dell’intestazione di pagina. Nel piè di pagina inseriremo invce altre informazioni inerenti il modello (nome identificativo, tipo, data di revisione) o all’impresa.
Per creare un’intestazione di pagina si utilizza il comando “Riga di intestazione” all’interno del menu “Inserisci” e si digita il testo nell’area che viene visualizzata in cima alla pagina.
Successivamente, è sufficiente selezionare le parti di testo che intendiamo proteggere (una sezione per volta), utilizzare il comando “Sezione…” presente all’interno del menu “Inserisci” ed intervenire nella finestra “Inserisci sezioni” che appare a video.
Nella scheda “Sezione” si indica il nome da assegnare all’area di testo, si spunta l’opzione “Protetta” e, se si intende assegnare anche una password, si spunta l’opzione “Con password” (che dovrà aver almeno 5 caratteri).
Come impostare una password
Nella scheda “Sezione” è disponibile anche l’opzione “Collegamento” che consente di importare un file di testo esterno, mentre le altre schede della finestra (Colonne, Rientri, Sfondo, Note a piè di pagina/di chiusura) consentono di assegnare alla sezione elementi di formattazione aggiuntivi. Tali procedure non sono necessarie se si edita il testo nel documento principale e lo si formatta preventivamente. Infine, il pulsante “Inserisci” consente la creazione della sezione: la procedura va ripetuta per le altre aree del documento che intendiamo proteggere.
La modifica o la rimozione di una sezione
Per apportare modifiche alla sezione protetta bisogna anzitutto rimuovere la protezione. Per farlo, si utilizza il comando “Sezioni…” presente all’interno del menu “Formato” e si interviene nella finestra “Modifica sezioni” (che ha una interfaccia simile alla scheda “Sezioni”) eliminando la spunta sull’opzione “Protetta”. Se era stata assegnata alla sezione una password, occorrerà indicarla nella finestra che apparirà a video.
Come modificare la sezione
Dopo aver confermato premendo “OK” possiamo modificare il contenuto della sezione. Una volta terminato sarà sufficiente ripetere questa procedura per riassegnare la password.
Attraverso il pulsante “Rimuovi” della finestra “Modifica sezioni” è possibile eliminare una sezione creata in precedenza (anche in questo caso sarà necessario digitare l’eventuale password assegnata in precedenza). Da notare che, in caso di rimozione di una sezione, il testo trascritto in essa non viene perduto ma viene riassegnato al documento principale.
Per modificare o aggiungere eventuali elementi di formattazione alla sezione, si utilizza il pulsante “Opzioni” e si interviene nella successiva finestra di dialogo: quest’ultima contiene quattro schede (Colonne, Rientri, Sfondo, Note a piè di pagina/di chiusura) simili a quelle della finestra “Inserisci sezione”.
