Le aziende medie e grandi italiane stanno cominciando ad apprezzare i servizi di comunicazione unificata, mentre le piccole imprese rivoluzionano i propri modi di comunicare selezionando specifiche applicazioni.
In ogni caso stanno nascendo casi studio che dimostrano quanto sia facile, economico e conveniente cambiare i propri sistemi di comunicazione; i vantaggi, riportati, sono risparmi e maggiore efficienza nel lavoro.
È quanto risulta da questo viaggio attraverso alcuni casi di studio, raccolti nelle scorse settimane dalla bocca dei responsabili dei progetti informatici, nelle aziende e nelle pubbliche amministrazioni esaminate. È interessante per quelle tante aziende (la maggioranza) che non hanno ancora adottato i servizi di comunicazione unificata e se ne stanno chiedendo i vantaggi.
Stiamo parlando dell’integrazione delle proprie comunicazioni internet e telefoniche su una stessa rete (di tipo dati); ma anche la loro unificazione all’interno di una stessa piattaforma condivisa all’interno dell’azienda.
Il quadro: «stimiamo che sono 42mila le aziende italiane che hanno già adottato la Unified Communication (UC), abilitando circa 18mila postazioni di lavoro e spendendo 194 milioni di euro nel 2010. La spesa crescerà del 16% annuo tra il 2009 e il 2013» ha spiegato a PMI.it Daniela Rao, analista di IDC. «Per gran parte la spesa viene dalle aziende medie e grandi.
«Presso le piccole e medie imprese si stanno diffondendo le singole applicazioni per la collaboration e VoIP, acquistate da over the top come Skype e Google. Sono 1,4 milioni le aziende che usano servizi over the top di questo tipo, a pagamento, cioè circa il 23% del totale italiano. Nel 2013 diventeranno il 40% e circa l’85% di loro userà Skype».
Schweitzer Project
La multinazionale (arredamenti e architettura d’interni) ha completato a settembre l’adozione di servizi di Unified Communication. Ha cominciato a luglio 2010. Ha integrato una tecnologia che gestisce in automatico le comunicazioni tra utenti, smistandole nel modo per economico ed efficiente a seconda dei casi (se il destinatario è all ‘ estero, su rete fissa, mobile, se accetta il video
).
L’utente deve solo scegliere il destinatario, la tecnologia sceglie poi il canale e gli strumenti più idonei (VoIP o normale telefonia cellulare). Ha adottato la tecnologia in due sedi italiane (190 utenti) e su svariate nel Regno Unito, Svizzera e Russia, Germania, Austria e Francia spendendo 350 mila euro. I risparmi sono evidenti all’azienda ma saranno quantificati con esattezza quest’anno.
Amadori
È partito nel 2009 il gruppo Amadori: su un desktop unificato ha posta, instant messaging, presence, telefonia, applicazioni varie, widget aziendali. I dipendenti possono accedervi anche dai propri cellulari.
Ha una videoconferenza con otto stazioni dedicate (riporta che prima usava servizi di web conference su pc, non andavano bene).
L’investimento 2009-2011 è 300 mila euro, con un ritorno previsto nel 2012. Vantaggi già stimati: i commerciali dell’azienda dicono che non perdono più chiamate, gestiscono meglio rapporti con i clienti. Non deve più avere personale dedicato a spostare le utenze telefoniche.
Provincia di Venezia
La Provincia di Venezia ha avviato nel 2011 la prima fase del “Progetto VoIP“, con apparati Aastra. Vantaggi: ha ridotto i costi telefonici, razionalizzato il numero di linee telefoniche, e ha reso più affidabili i servizi. Al tempo stesso ha potuto riutilizzare i telefoni tradizionali e i cablaggi centrali, evitando così di sprecare gli investimenti pregressi. Costo del progetto nel 2011: 7.680 euro, con risparmi annui di 4.300 euro (da canoni e servizi), più 1.200 euro annui per la chiusura dei canali Isdn. In particolare ha azzerato il costo delle chiamate tra il Centro Servizi e il Palazzo, le quali prima erano a tariffa urbana.
Nel 2012 la Provincia passerà a una seconda fase: comprando dispositivi VoIP (8mila euro) ed estendendo i servizi alle sedi minori (da cui conta di risparmiare 6 mila euro l ‘ anno) e su sei scuole. Tutte queste sedi parleranno tra loro a costo zero, quindi. Nel 2012 introdurrà servizi di Unified Communication più evoluti: la presence (i dipendenti vedranno sul sistema chi è disponibile a ricevere chiamate, chi è assente eccetera), videocomunicazione, scambio di messaggi e file, tra l’altro.
Università dell’Aquila
Ha messo in piedi un sistema telefonico da zero, dopo il terremoto del 2009, utilizzando sistemi internet (di Fastweb). Ha speso 400mila euro, più un canone di 80mila euro, che comprende internet e telefonate in VoIP con 1600 apparecchi. Prima i costi annuali erano di 200mila euro per Internet e la telefonia. Entro fine anno aggiungerà i servizi di presence online e l’instant messaging, per tutto il personale. Non solo risparmi. Un altro vantaggio del VoIP è stato che ha reso possibile attivare i servizi con rapidità e con grande flessibilità (è facile estendere il servizio a telefoni fissi e cellulari in altri uffici). Le soluzioni su IP hanno aiutato insomma a fronteggiare l’emergenza. I telefoni Wi-Fi erano utilizzabili anche laddove non arrivava più la rete telefonica. Le audio conferenze su IP hanno permesso di coordinare persone che, dopo il terremoto, si sono ritrovate sparse tra uffici lontani.
Regione Piemonte
In marzo ha assegnato a Telecom Italia un bando per servizi di Unified Communication, che prevede l ‘ uso di servizi voce e dati sulla rete banda larga. La spesa è di 5 milioni di euro per la telefonia e un milione per gli altri servizi. In una prima fase attiverà una casella di posta unificata (per la normale mail e la PEC), strumenti groupware come il calendario condiviso, servizi VoIP da telefoni fissi e da smartphone. Poi adotterà la multivideoconferenza e la collaborazione online. La Regione ha scelto di usare solo software open source per tutte queste tecnologie.
Ferrovie dello Stato
Sta sperimentando la Unified Communication su alcune sedi di Roma (300 utenti): telefonia VoIP, videoconferenza, collaboration, messaggeria unificata, cioè dal client di posta elettronica è possibile contattare altri utenti del sistema anche per fare videoconferenza, chat e scambio documenti. Email, SMS e segreterie telefoniche sono gestite da uno stesso sistema che può convertire i messaggi da una forma all’altra. Nel 2012 estenderà i servizi a 15mila utenti e poi a 30mila. I costi della Unified non sono individuati, ma rientrano nel piano complessivo di rinnovamento dei sistemi informaticidi Ferrovie: pari a 850 milioni in sette anni (da novembre 2010). Il ritorno è previsto alla fine del settimo anno. «Diciamo che i risparmi telefonici ottenuti dall’UCC
ci permette subito di ripagare questi servizi e anche altri», ha spiegato Alessandro Musumeci, responsabile servizi informativi Ferrovie dello Stato.
