Il controllo di gestione è il punto debole di molte aziende, spesso a causa della rigidità di alcuni software gestionali che non permettono la realizzazione di report pertinenti alle esigenze dell’imprenditore. In tutti questi casi, può tornare utile il comando Subtotale di Excel, funzionalità del foglio elettronico che permette di strutturare i dati omogenei su più livelli in modo da poter essere analizzati per singoli gruppi. In pratica, il comando avvia in automatico una rielaborazione delle tabelle anche di grandi dimensioni, suddividendo il contenuto in diversi gruppi omogenei chiamati appunto livelli.
Ogni livello può essere nidificato ossia costituito da ulteriori livelli più piccoli i quali, a loro volta, ne possono contenere degli altri e così via fino a un massimo di 8 livelli di dettaglio. Ciò che ne esce fuori è una struttura ad albero, utile ad agevolare il lavoro di analisi dei dati. La struttura ad albero si compone di due fondamentali simboli: il nodo che contiene informazioni e l’arco che stabilisce un collegamento tra due nodi. La struttura così composta permette di visualizzare o nascondere le righe di dettaglio di ciascun livello. I simboli di struttura sono automaticamente visualizzati all’interno del foglio di lavoro. Se così non fosse, è necessario abilitare il controllo “Simboli” di struttura all’interno della scheda “Visualizza” nella finestra “Opzioni” visualizzabile dal menu “Strumenti”. Sono rappresentati dai pulsanti + e – necessari all’espansione e alla compressione della struttura.
Prima di creare la struttura di una tabella, accertarsi che ciascuna colonna contenga un’intestazione nella prima riga, che in tabella siano presenti elementi simili e che non siano presenti righe o colonne vuote. La colonna su cui occorre inserire il subtotale deve avere un ordinamento crescente o decrescente.
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Si immagini di voler analizzare i ricavi generati dalle vendite dei prodotti del 2010, le aree territoriali in cui le vendite sono state più alte, i clienti che hanno acquistato maggiormente e gli agenti che sono riusciti a vendere di più. Per fare questo utilizzeremo il file chiamato “Elenco“. Come già accennato, prima di creare la struttura della tabella occorre ordinare i valori delle colonne per le quali è necessario creare i livelli. Sarà sufficiente posizionarsi sulla colonna Prodotto e cliccare sul pulsante “Ordinamento crescente”. Analoga procedura dovrà essere fatta anche per le colonne “Cliente”, “Città” e “Agente”.
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Affinché Excel provveda in maniera automatica a creare la struttura della tabella occorre lanciare il comando “Subtotali” dentro il menu “Dati”. All ‘ interno della finestra si dovrà necessariamente indicare il nome della colonna in base alla quale le informazioni vanno raggruppate, il tipo di funzione da utilizzare e i campi ai quali aggiungere il subtotale. La finestra permette anche di inserire automaticamente una interruzione di pagina dopo ciascun livello. Ciò vuol dire che al momento della stampa sarà utilizzata una pagina per ogni gruppo omogeneo di informazioni contenenti un subtotale. Per visualizzare i subtotali sopra, piuttosto che sotto, la riga dei valori sommati occorre deselezionare la casella di controllo “Riepilogo” sotto i dati.
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È possibile utilizzare nuovamente il comando Subtotali per aggiungere altri livelli con funzioni di riepilogo diverse. In questo caso, al fine di evitare di sovrascrivere i subtotali esistenti, occorre deselezionare la casella di controllo “Sostituisci i subtotali correnti”. Nello specifico, si dovrà inserire un subtotale ad ogni cambiamento di Agente, applicando la funzione “Somma” alla colonna del Prezzo.
Al termine della procedura, è possibile notare sul bordo sinistro del foglio elettronico i simboli di struttura che permettono di raggruppare o espandere i diversi livelli. Per inserire ulteriori livelli, ripetere l’operazione assicurandosi di rimuovere la selezione dal campo “Sostituisci i subtotali correnti”. Il risultato finale è un elenco organizzato in livelli utile ad avviare una approfondita analisi delle vendite.
L’utilizzo del comando Subtotali permette di adottare diverse funzioni sia di facile applicazione anche per i meno esperti (Somma, Conteggio, Min o Max) sia specifiche:
- Conta num.: indica la quantità dei valori numerici all’interno di una specifica sezione;
- DevSt: rappresenta una stima della deviazione standard di una popolazione, dove il campione è un sottoinsieme dell’intera popolazione;
- DevStPop: rappresenta la deviazione standard di una popolazione, dove la popolazione è costituita da tutti i dati che si desidera riepilogare;
- Varianza: è una stima della varianza di una popolazione, dove il campione è un sottoinsieme dell’intera popolazione;
- Varianza pop.: è la varianza di una popolazione, dove la popolazione è costituita da tutti i dati che si desidera riepilogare.
Una particolarità dei subtotali nidificati è quella di poter creare un grafico che mostra esclusivamente i dati visibili nell’elenco. Se si mostrano o nascondono i dettagli dell’elenco strutturato, anche il grafico verrà aggiornato per mostrare o nascondere i dati.
