La sfida dei mercati e dei concorrenti richiede alle aziende una capacità di reazione immediata. In assenza di budget per implementare sistemi di Complex Event Processing (attraverso metodologie CEP e strumenti per il top management), le PMI possono intervenire sulla struttura organizzativa interna, passando a una gestione trasversale, in cui il management opera in maniera più proattiva.
Management Cross Funzionale
Il CFM (Cross Functional Management) attiva migliori sinergie fra i diversi reparti aziendali. Nella pratica operativa, il management (organizzato trasversalmente rispetto ai team di lavoro e ai dipartimenti) diventa più cooperativo e riesce a prendere decisioni in modo più rapido e funzionale.
Il primo obiettivo è affermare la leadership in una relazione non gerarchica per poi ottimizzare la cooperazione e la sinergia fra i diversi reparti aziendali, mediante la condivisione di informazioni e dei diversi approcci che i singoli apportano al gruppo cross funzionale.
Rispetto alle organizzazioni gerarchiche convenzionali, tutti sono coinvolti su tutte le iniziative, e le informazioni non sono più patrimonio di pochi. Spesso, dunque, si concretizza onganizzando i manager in Consigli, Board o Task Force cross-funzionali, con obiettivi a scadenza stringente.
A Cosa serve
Tipicamente, il CFM è una conseguenza dell’attività di miglioramento continuo per prodotti e processi aziendali TQM (Total Quality Management), ma anche della metodologia Kaizen, che invece focalizza sull’intera struttura aziendale.
Il termine miglioramento continuo si intende nell’accezione del ciclo di Deming articolato nei passi iterativi del PDCA (Plan Do Check Act) che permettono di apportare una continua ottimizzazione alla gestione. I sistemi di gestione che rispondono alle diverse norme ISO sono tutte basate su questo modello.
Obiettivi
Perchè implementare una struttura CFM? Per centrare obiettivi nelle aree Innovazione, Qualità, Costi e Delivery. Tipicamente si tratta di obiettivi aziendali di tipo strategico, applicati ad esempio al riposizionamento rispetto a mercati o alla ri-selezione dei fornitori.
Nel caso la finalità sia il contenimento dei costi, l’approccio trasversale deve attuare una rapida revisione dei processi interni mirata ad eliminare gli sprechi produttivi e i corrispondenti costi inutili. Se invece il target è la maggiore soddisfazione del cliente, la dottrina suggerisce l’instaurazione del QFD (Quality Function Deployment), un processo strutturato per raccogliere i feedback dal cliente, per capirne le esigenze e ovviamente attuare le azioni per soddisfarle.
Instaurare team cross funzionali non è sufficiente a rendere efficace la gestione senza stilare una lista di obiettivi misurabili, che fungano da indicatori prestazionali.
Il monitoraggio degli obiettivi garantirà la pronta individuazione di misure correttive o interventi di miglioramento. Gli obiettivi potranno essere segmentati fra: alto livello, operativi, legati a target particolari.
Errori da evitare
Nelle aziende europee il ciclo di Deming del modello PDCA è stato applicato con il “peccato originale” di applicare comunque le decisioni e le pianificazioni a livello alto, lasciando controlli e operatività a livello medio e basso: il risultato è che i livelli medio-alti perdono la capacità di mettersi in discussione, mentre i livelli medio bassi non apprendono correttamente i principi fondanti della disciplina.
Si deve anche evitare l’attuazione di un ufficio singolo dedicato al miglioramento continuo, che sarebbe interpretato come un organismo di controllo o di comando. Deve trattarsi piuttosto di un approccio, che deve permeare tutti i reparti aziendali in maniera davvero trasversale.
Per le Pmi che vogliono saperne di più, sono disponibili sul mercato brevi corsi di formazione che permettono di migliorare le prestazione dei team di lavoro. I macro argomenti trattati sono: ruoli e responsabilità del manager trasversale, coesione del gruppo, motivazione, organizzazione e responsabilità, comunicazione e coinvolgimento, gestione dei conflitti.
