La gestione delle attività che riguardano il settore legale è piuttosto complesso e prevede modalità di lavoro peculiari. L’Ing. Stefano Santo Sabato, fondatore e CTO della società Mediasoft Srl, ci ha illustrato come il software MyTeamLex basato sul preesistente MyTeam, è in grado di fornire ad avvocati e professionisti un valido supporto per la gestione online delle attività con modalità Saas.
MyTeam fornisce i classici strumenti di gestione documenti, archiviazione e comunicazione con i colleghi. Le esigenze di chi lavora in un ufficio o studio legale sono infatti molto simili anche se l’area commerciale di riferimento è diversa: è nata così l’idea di declinare le funzionalità già esistenti di MyTeam in versione “lex”, ci nha spiegato Sabato, per rispondere anche alle esigenze peculiari dei professionisti del settore e degli avvocati, tipicamente in costante movimento.
La giornata tipo di un avvocato si divide infatti tra spostamenti (tribunali, udienze, uffici, giudici di pace, clienti), attività d’ufficio e di redazione documentale – spesso in collaborazione con colleghi diversi – e presentazione di documenti che devono essere sempre disponibili al momento giusto. Per ognuna di queste esigenze il software MyTeamLex prevede una soluzione specializzata.
MyTeamLex è sempre disponibile perché viene offerto con licenza Software as Service SaaS (software come servizio) su piattaforma online, senza dover installare alcun client sul proprio pc. Utilizzando un qualsiasi computer connesso in Rete, l’utente/avvocato – effettuando il login con username e password personali – ha accesso agli strumenti MyTeam e ai propri dati salvati (documenti, contatti, appuntamenti, ecc.).
La potenziale diffidenza verso il data entry e la gestione documentale in remoto viene meno grazie alla dettagliata spiegazione sul funzionamento e sulle caratteristiche di sicurezza implementate nel software, supportate anche da dati empirici reali raccolti durante la fase di progettazione e di live del prodotto.
Sicurezza dei dati e tutela della privacy sono garantite da accesso protetto con credenziali e da crittografia (protocollo Secure Socket Layer – SSL) durante la trasmissione dei documenti e le comunicazioni (videoconferenza). Ovviamente sono implementate funzionalità di contrasto dei virus e dei worm e, inoltre, è presente un modulo integrato di backup.
Un errore comune, continua Sabato, è pensare che i professionisti dell’area legale siano poco abituati alla tecnologia: la tradizionale gestione burocratica dei documenti sta scomparendo, di pari passo con l’evoluzione e informatizzazione del procedimento legale (dematerializzazione e archivi digitalizzati).
Oggi un avvocato non può permettersi il lusso di non essere tecnologicamente aggiornato, non dovendo occuparsi solo di udienze e clienti ma anche di procedure burocratiche, come ad esempio l’invio di documenti in formato digitale agli uffici dei TAR.
In questo senso, MyTeamLex semplifica la migrazione dal cartaceo al digitale e abilita a tutte quelle attività che richiedono la gestione di documentazione in formato protetto. Sono infatti supportate le comunicazioni a mezzo videoconferenza, email, chat, fax ed SMS, anche verso l’esterno della piattaforma online, opportunamente orientate alle esigenze di un’utenza che ha una forte necessità di privacy ma che non può perdere tempo in configurazioni informatiche e time-consuming.
I punti di forza del software risiedono quindi nella disponibilità di una scrivania virtuale che garantisce la protezione dei dati nella gestione criptata delle trasmissioni e nella gestione dell’agenda condivisa con i propri collaboratori.
Sabato ci conferma infine il successo di questo prodotto: attualmente è in uso presso più di un centinaio di studi legali e sono in corso trattative con Ordini Professionali, Associazioni dei Professionisti e VARs per la rivendita diretta.
