Fa chiarezza sulla fatturazione elettronica l’Agenzia delle Entrate con la circolare 18/E/2014, la quale fornisce nuove regole e requisiti per il suo utilizzo, che deve garantire in primo luogo autenticità, integrità e leggibilità (AIL). La circolare nasce a fronte dei dubbi sollevati dai contribuenti, che il documento chiarisce dando al contempo indicazioni generali su come deve essere creata e conservata la fattura digitale, nonchè sulle sue caratteristiche peculiari.
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Fattura elettronica
Da precisare che, perché la fattura elettronica possa essere considerata tale, è necessario che venga emessa, ricevuta e accettata in formato digitale, ovvero deve seguire un percorso interamente informatico (ad esempio per e-mail). Non è tuttavia necessario un accordo preventivo tra le parti, è sufficiente l’accettazione del destinatario a promuovere la trasmissione per posta elettronica. Diversamente, se la trasmissione è affidata a un terzo (outsource) è necessaria un’intesa preventiva. Nel caso in cui il ricevente opti per la versione analogica della fattura vige comunque l’obbligo per chi la emette di procedere con la conservazione elettronica rispettando i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità dal momento della creazione fino al termine del periodo di conservazione.
Autenticità, integrità e leggibilità
L’articolo 21 del Dpr 633/1972 (Decreto IVA) stabilisce i principi di autenticità, integrità e leggibilità come requisiti fondamentali della fattura elettronica:
- per autenticità dell’origine si intende la garanzia dell’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente della fattura;
- per integrità del contenuto si intende la certezza che i dati inseriti non abbiano subito alterazioni, i responsabili del controllo sono sia l’emittente che il destinatario della fattura che hanno la possibilità di adempiere l’obbligo in maniera congiunta o autonoma, scegliendo anche procedure diverse di verifica. Possibile anche la conversione in diversi formati della fattura, a patto che sia garantita l’invariabilità del contenuto;
- per leggibilità si intende la garanzia che il documento elettronico sia prontamente disponibile e leggibile per l’uomo per tutto il periodo della sua conservazione e che sia possibile verificare la correttezza delle informazioni.
Ricevente ed emittente sono liberi di scegliere con quali modalità garantire il rispetto di tali requisiti, quindi tra firma elettronica qualificata o digitale, procedure Edi (Eletronic data interchange), o altre tecnologie ritenute adeguate dal soggetto passivo. I requisiti devono essere garantiti anche nel caso in cui vengano inviate più fatture in un’unica spedizione elettronica, applicandoli all’intero pacchetto.
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Conservazione della fattura
L’articolo 39 del Dpr 633/1972, riformato anch’esso a seguito della direttiva europea 2010/45/Ue, tocca il tema della conservazione della fattura elettronica e più in particolare rimuove i precedenti vincoli di conservazione lasciando a fornitore e cliente autonomia di scelta tra la smaterializzazione del documento o la tenuta cartacea. Dunque nel caso in cui il destinatario preferisca la procedura tradizionale questo dovrà materializzare il documento elettronico e conservarlo mentre chi lo ha emesso continua con il processo informatico anche se l’altro non l’ha accettato. Va però precisato che nel caso in cui le fatture elettroniche vengano emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, la conservazione digitale delle fatture elettroniche è obbligatoria.
