A inizio anno, l’imprenditore deve porsi determinati obiettivi e provare a raggiungerli. Rapporti dettagliati sul budget aziendale possono fungere da supporto operativo: analizzandoli costantemente è infatti possibile interpretare probabili criticità e, nel caso, intervenire tempestivamente. Con questo tutorial vediamo come creare con Excel uno strumento di gestione del budget aziendale tramite proiezioni dei dati mensili, che l’imprenditore può monitorare per valutare lo stato di avanzamento degli obiettivi.
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Il complesso di budgeting e reporting che andremo a realizzare riguarderà esclusivamente i costi. Per questo motivo l’inserimento dei dati contabili non seguirà il principio della partita doppia ma piuttosto riguarderà esclusivamente un sistematico inserimento dei valori che rappresentano un costo per l’azienda. Resta inteso che, seguendo il medesimo modus operandi, sarà possibile realizzare budget dei ricavi e finanziari o, ancora, delle vendite o degli investimenti.
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Creiamo un nuova cartella Excel e nominiamola Budget.xls. Deve essere composta da quattro fogli di lavoro: Budget, Costi, Riepilogo e Grafico. Il foglio Budget ospiterà l’elenco dei costi che l’azienda prevede di sostenere nell’esercizio e la relativa ripartizione in dodici mesi. Le spese sostenute realmente dovranno essere indicati nel foglio Costi. Il foglio Riepilogo provvederà a individuare l’importo a budget di ogni singola voce indicata nei due fogli descritti, per fornire la situazione nei diversi mesi dell’anno. L’ultimo foglio, Grafico, è appunto dedicato ai grafici. I fogli saranno relazionati fra di loro da diverse formule: in questo modo ogni probabilità di errore da parte dell’utente sarà ridotta al minimo.
=> Formazione del budget aziendale
Il foglio Budget non presenta particolari difficoltà. Inseriamo una colonna elenco per le spese e dodici colonne per i valore di spesa stimati a budget. Infine, dovrà essere inserita una riga destinata a contenere il totale di spesa mensile e una colonna contenente il totale per tipologia di spesa. Per evitare di appesantire troppo la cartella Excel, limiteremo l’inserimento dei dati nel foglio Budget a 600 record.
Per permettere la relazione tra i fogli nella cartella assegniamo un nome all’elenco spese. Per fare questo selezioniamo le celle da A3 ad A600 e affidiamo il nome piano_dei_conti. La casella nome, posizionata alla sinistra della barra della formula, è l’elemento che identifica la cella o un insieme di celle. Digitare il termine piano_dei_conti e premere Invio per assegnare il nome.
Il foglio Costi dovrà contenere i seguenti campi: Data, Mese, Spese, Descrizione e Costo. Per evitare di appesantire troppo la cartella limiteremo l’inserimento dati a 2000 record.
=> Analisi dei costi di produzione con Excel
Il campo Data riporterà la data in cui la spesa è stata sostenuta. Valorizzare questo campo è importante poiché è da questo che la cartella Excel provvederà a imputare la spesa in base al mese. A supporto del campo Data, infatti, dovrà essere inserito il campo Mese al quale dovrà essere applicata la seguente formula: =SE(A3<>””;MESE(A3);””) In questo modo verrà contrassegnato il mese di riferimento (gennaio = 1, febbraio = 2, marzo = 3 e così via).
Il campo spese dovrà essere relazionato con l’omonimo campo del foglio Budget. Faremo in modo, quindi, di richiamare la descrizione dei costi inserita nel foglio Budget tramite un comodo menu a cascata. Per fare questo selezionare le celle da C3 a C2000 e accedere al comando “Convalida” all’interno del menu Dati.
All’interno del campo “Consenti” selezioniamo Elenco, all’interno del campo “Origine” scriveremo la seguente formula: =piano_dei_conti. È importante che siano presenti i flag sui campi “Ignora celle vuote” e “Elenco” nella cella. Confermare con il pulsante Ok.
Il foglio Riepilogo sarà costituito da una colonna contenente la descrizione delle spese e dodici colonne relative ai mesi le quali, a loro volta, dovranno raggruppare altre tre colonne: Budget, Costi e Differenza. La colonna contenente le voci di spesa dovrà essere identica all’elenco presente nel foglio budget. Per fare ciò inseriremo la seguente funzione: =SE(Budget!A3<>””;Budget!A3;””).
È opportuno inserire la condizione SE() per evitare la visualizzazione di errori quando si trasportano celle vuote. Il budget di ogni mese dovrà riportare il valore esatto del budget riferito allo stesso mese. La funzione da utilizzare è la seguente: =Budget!B3
Dobbiamo adesso sommare dal foglio Costi tutte le spese raggruppate per tipologia e per mese. Il risultato dovrà essere inserito nella colonna Costi afferente a ciascun mese del foglio Riepilogo. Per fare questo utilizzeremo la funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO:
=SE(A3=””;0;MATR.SOMMA.PRODOTTO((Costi!$B$3:$B$2001=1)*(Costi!$C$3:$C$2001=A3)*Costi!$E$3:$E$2001))
La funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO() in Excel permette di eseguire calcoli complessi come il valore complessivo di un intervallo di celle che soddisfa un determinato criterio. Nello specifico, tale funzione moltiplica gli elementi corrispondenti nelle matrici specificate e restituisce la somma dei relativi prodotti.
La colonna Differenza, invece, dovrà mostrare l’eventuale scostamento tra il consuntivo e il budget per ogni mese: =B3-C3
Il foglio Grafico dovrà contenere tre colonne: Spese, Tot. Budget e Tot. Costi. La colonna Spese dovrà essere relazionata con l’omonima colonna del foglio budget tramite la seguente formula: =SE(Budget!A3<>””;Budget!A3;””)
La colonna Tot. Budget dovrà contenere la seguente formula:
=Riepilogo!B3+Riepilogo!E3+Riepilogo!H3+Riepilogo!K3+
Riepilogo!N3+Riepilogo!Q3+Riepilogo!T3+Riepilogo!W3+
Riepilogo!Z3+Riepilogo!AC3+Riepilogo!AF3+Riepilogo!AI3
Infine inseriremo la formula anche nella colonna Tot. Costi:
=Riepilogo!C3+Riepilogo!F3+Riepilogo!I3+Riepilogo!L3+
Riepilogo!O3+Riepilogo!R3+Riepilogo!U3+Riepilogo!X3+
Riepilogo!AA3+Riepilogo!AD3+Riepilogo!AG3+Riepilogo!AJ3
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In conclusione, inseriamo un grafico, magari per rappresentare la situazione del budgeting. Il grafico a barre è forse il più efficace. Per fare ciò utilizzeremo l’autocomposizione accessibile dal menu “Inserisci”. Dopo aver confermato la propria scelta, premere il pulsante Avanti. All’interno del campo “Intervallo di dati” inserire la seguente formula:=Grafico!$A$2:$C$46 e selezionare l’opzione della serie in Colonne. Completare la procedura guidata con il pulsante Avanti, quindi con Fine.
