I costi a utilizzazione pluriennale hanno di solito carattere straordinario e un’utilità che non si esaurisce nell’esercizio in cui sono rilevati. Vanno imputati a conto economico ma iscritti nell’attivo dello Stato Patrimoniale, per capitalizzarli anche in esercizi successivi.
La capitalizzazione di tali costi è infatti un obbligo, il mancato rispetto del quale costituisce una violazione del principio di competenza. Con il consenso del collegio sindacale possono essere capitalizzati i seguenti costi:
- di impianto e ampliamento;
- di ricerca e sviluppo;
- di pubblicità e propaganda.
Costi di impianto e ampliamento
Sono oneri sostenuti in specifici momenti della vita dell’impresa come la fase preoperativa, di accrescimento e di allargamento dell’attività sociale. Comprendono le spese di costituzione della società, di modifica dello statuto (comprese fusioni, scissioni e trasformazioni), di avviamento degli impianti di produzione e di addestramento e qualificazione di personale e agenti. Sotto l’aspetto civilistico sono deducibili per la quota imputabile a ciascun esercizio e comunque entro cinque anni.
Nel franchising può essere considerato un costo di impianto anche il diritto di entrata, riconosciuto dal franchisee al franchisor per esercitare un’attività di produzione, vendita o di servizi.
Costi di ricerca e sviluppo
Sono solitamente rappresentati da studi, indagini e ricerche per l’impresa, i prodotti e i processi produttivi, oppure dai costi di applicazione dei risultati della ricerca o di altre conoscenze possedute o acquisite. Vanno capitalizzati i costi sostenuti per salari e stipendi, materie prime e prodotti di consumo, consulenze e oneri accessori, oltre a quelli afferenti la ricerca e sviluppo.
Affinché siano capitalizzabili, devono essere relativi a un processo produttivo o prodotto definito, di sicuro realizzo e in grado di generare ricavi. In base al principio della prudenza, la capitalizzazione di detti costi dovrà avvenire solo nel momento in cui il progetto si dimostri certamente realizzabile.
I costi relativi alla progettazione e programmazione di software applicativi prodotti per uso interno possono essere imputati a costo nel periodo in cui questi sono sostenuti mentre, se il software è utilizzato in più esercizi, vanno iscritti fra i costi di ricerca e sviluppo ovvero fra le altre immobilizzazioni immateriali. La realizzazione di un sito Internet può essere equiparato alla creazione di un software applicativo. I costi di ricerca e sviluppo vanno ammortizzati per un periodo non superiore a cinque anni.
Spese di pubblicità
Le spese di pubblicità e propaganda sono sostenute dall’impresa per diffondere il brand o i prodotti e, quindi, sostenere le vendite. Attenzione però, poiché sono costi di competenza del solo esercizio in cui vengono sostenuti, non vanno capitalizzati ma imputati a conto economico per l’intero ammontare. Se sono a cavallo di due esercizi vanno proporzionalmente ripartiti con la tecnica del risconto. In caso di costi pluriennali vanno iscritti nell’attivo dello Stato Patrimoniale e ammortizzati in base alla durata della loro utilità e, comunque, per un periodo non superiore a cinque anni.
Spese di rappresentanza
C’è un sottile linea di demarcazione tra spese di pubblicità e di rappresentanza. Secondo la sentenza n. 9567 del 2007 della Cassazione sono spese di pubblicità o propaganda quelle sostenute per realizzare iniziative tendenti alla pubblicizzazione di marchi, prodotti o all’attività. Sono, invece, spese di rappresentanza quelle sostenute per accrescere il prestigio o l’immagine della società. In particolare sono di rappresentanza le spese sostenute per le quali l’impresa non si aspetta un ritorno commerciale mentre sono di pubblicità quelle sostenute per ottenere un incremento delle vendite.
