Quando si assegnano le risorse alle attività di progetto può accadere che per alcune di esse, in un dato periodo, venga superato il limite massimo della disponibilità concessa. Questa soglia è, a tutti gli effetti, un vincolo da considerare. Non a caso, un’assenza di gestione dei sovraccarichi di risorsa, in termini di ore lavoro, di quantità fisica o di costo, porta inevitabilmente a un ritardo nel completamento delle attività.
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Pianificare le risorse
La pianificazione delle risorse deve controllare che mezzi e persone vengano utilizzate in modo sostenibile. Oltre a questo, è bene che venga dosata l’intensità di ricorso alle risorse per agevolare la produttività e facilitare la gestione dei costi.Tuttavia, una buona pianificazione non deve solamente smussare i picchi delle sovrassegnazioni cercando l’uniformità di carico. Un altro aspetto importante che occorre considerare è il problema del sotto-utilizzo. Può capitare che, in alcune fasi del progetto, una risorsa non sia impiegata al 100% della sua disponibilità, sebbene venga liquidata come se lo fosse. Una migliore pianificazione, dunque, potrebbe migliorare l’efficienza del lavoro in relazione ai costi.
Tecniche di pianificazione
Per far fronte a queste esigenze è possibile ricorrere alle tecniche di livellamento, in quanto da un lato cercano una soluzione ai sovraccarichi, dall’altro evidenziano sottoutilizzi e regolarizzano l’intensità d’impiego delle risorse. I metodi per il livellamento del carico possono essere di tipo matematico o di tipo euristico. I primi, pur essendo più rigorosi, richiedono grandi quantità di dati e si rendono poco indicati per la risoluzione di situazioni complesse. I metodi euristici, consentono una maggiore flessibilità e adattabilità ai problemi del pianificatore e agli specifici criteri della sua pianificazione. L’approccio di tipo euristico è forse il più utilizzato nella pratica del Project Management, solo questo, quindi, sarà trattato nel corso dell’articolo.
Il metodo “euristico”
A partire dalla schedulazione del progetto, si considerano le assegnazioni delle risorse coinvolte. Passandole una a una, si osserva l’intensità di impiego per unità di tempo. Questo tipo di analisi è più efficace se accompagnata da un diagramma di carico che riporti il tempo sull’asse delle ascisse e la percentuale di coinvolgimento su quello delle ordinate.
Figura 1. Diagramma di Gantt con percorso critico
Nell’esempio considerato, notiamo che la prima risorsa coinvolta, “Giovanni Neri”, è sovraccaricata al 200%. La causa di questa richiesta eccessiva nasce dall’assegnazione al 100% su attività che procedono parallelamente nel periodo compreso dal 20 al 22 Marzo. Proprio in questo intervallo di tempo, quindi, la domanda di “Giovanni Neri” eccederà la sua reale disponibilità.
Figura 2. Diagramma di Carico della risorsa
L’obiettivo del modello euristico è quello di esaminare le attività su cui la risorsa è coinvolta, per poi allocarla rispettando i suoi vincoli di disponibilità. Questa ripianificazione comporterà l’allungamento delle durate di una o più attività, a cominciare da quelle considerate meno prioritarie. Il criterio con cui si ordinano le attività in termini di priorità è in fondo ciò che contraddistingue la diversità dei vari modelli euristici. Come prima operazione, occorre determinare il punto di partenza, cioè la risorsa su cui effettuare il livellamento. Dato che più risorse possono essere sovrallocate, è bene stabilire un elenco ordinato di precedenze. I criteri possono essere diversi:
- risorse maggiormente sovrallocate
- risorse più utilizzate sulle attività di progetto
- risorse più disponibili o più costose da ripianificare.
Ordinate le risorse da livellare sulla base del criterio o dei criteri definiti, si può procedere con l’elenco delle attività. Per fare questo, occorre definire la priorità delle attività che condividono la stessa risorsa in esame. Nel nostro esempio, partiamo da “Giovanni Neri” che è l’unica risorsa sovrassegnata e ordiniamo le attività sulle quali è coinvolto. Scegliamo di dare precedenza all’Attività_3 e minore priorità all’Attività_2. Il criterio alla base di questo ordinamento d’esempio è fondato sulla precedenza delle attività critiche. Come si può vedere dal Gantt, l’Attività_3 fa parte di un percorso che determina l’inizio e la fine del progetto. L’Attività_1, d’altro canto, non è critica e dispone di un certo scorrimento (Total Float). Ottenere una pianificazione sostenibile, ponendo attenzione al carico di lavoro su ciascuna risorsa nel tempo e mitigando il rischio di ritardi.I metodi di ordinamento delle attività, tuttavia, sono di vario tipo e possono essere utilizzati a seconda delle esigenze del pianificatore. Alcuni criteri utilizzati sono i seguenti:
- per data di inizio minore;
- per data di fine maggiore;
- per attività più brevi;
- per attività più lunghe;
- per attività che richiedono più risorse;
- per attività con minore scorrimento totale;
- per attività con maggior numero di attività critiche successive;
- per attività con maggior numero di attività successive;
- per attività che influiscono maggiormente sulla data di fine progetto.
I criteri di ordinamento delle attività non si esauriscono in questo elenco e non si escludono a vicenda. Più criteri possono essere utilizzati per affinare il modo di stabilire le precedenze. Ad esempio, si potrebbe ordinare in modo crescente per attività che iniziano prima e, tra queste, ordinare per quelle più brevi. Il senso di questo ordinamento potrebbe essere in primo luogo assicurarsi il completamento dei primi pacchetti di lavoro, in secondo luogo, se il numero di attività brevi è cospicuo, completare nei tempi previsti il maggior numero di attività.
Nel processo di livellamento è opportuno definire le attività che possono essere “spezzate“, cioè divise in più parti con lo scopo di evitare il loro totale slittamento. In certi casi, infatti, un’attività può iniziare regolarmente con le sue assegnazioni ed essere sospesa, quando si sovrappone ad attività prioritarie, per evitare il sovraccarico di risorse condivise. Solo al termine del pacchetto a maggiore priorità, l’attività “spezzata” potrà interrompere la sospensione e riprendere il suo lavoro rimanente.
Figura 4. Esempio di attività spezzata
Un altro elemento da tenere in considerazione, quando si procede con il livellamento, è l’impatto dei cambiamenti sulle risorse già esaminate.Se il processo coinvolge attività prive di scorrimento libero (Free Float), ossia attività che modificano con la loro variazione l’inizio di attività successive, il livellamento di una risorsa potrebbe condizionare il carico delle assegnazioni di altre risorse, comprese quelle già “livellate”. Ecco perché procedere manualmente in questo processo è un’operazione complessa e rende necessario, alla fine della procedura, il riesame del reticolo di progetto.
Resta infine da precisare che il livellamento può avvenire su periodi di tempo più ristretti rispetto all’intera durata del progetto. L’ottimizzazione della pianificazione è opportuna quando si può definire con una certa consapevolezza le priorità di risorse e attività. Quindi, soprattutto per quanto concerne i progetti lunghi, può essere utile posticipare lo studio di attività più lontane nel tempo alle fasi successive di controllo.
