In un momento storico in cui si assiste ad un rapida diffusione dello sviluppo tecnologico anche all’interno delle aziende si parla spesso di sicurezza informatica e dematerializzazione, ma spesso si dimentica che anche i documenti cartacei che vengono smaltiti o quelli che vengono stampati contengono informazioni cruciali per l’impresa e dati sensibili da tutelare.
Un errato smaltimento o distribuzione di documenti fisici o cartacei contenenti informazioni riservate potrebbe causare all’azienda danni importanti e gravi conseguenze.
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Pertanto, le policy aziendali volte a garantire la sicurezza di dati e documenti digitali dovrebbero essere integrate con delle regole da seguire anche per tutto ciò che non viene memorizzato o trasmesso mediante supporti elettronici, ovvero per la protezione e salvaguardia della documentazione cartacea.
Un passaggio che sembra banale ma che, secondo una ricerca pubblicata di recente da Quocirca, non sembra essere compiuto dalle aziende, con il 63% degli intervistati che rivela di aver subito una o più violazioni dei dati correlate alla stampa dei documenti e solo il 22% che invece dichiara di aver implementato soluzioni in grado di proteggere le versioni cartacee dei documenti.
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Stampanti multifunzione
Proprio la stampa dei documenti, attraverso le sempre più diffuse stampanti multifunzione (o dispositivi MFP), rappresenterebbe il principale rischio dal punto di vista dei dati riservati (che potrebbero essere esposti, danneggiati o persi), ma anche sotto il profilo dell’immagine e della reputazione aziendale e del rapporto di fiducia instaurato con partner e clienti.
Il classico scenario che si configura con l’utilizzo di dispositivi MFP è quello in cui le stampanti vengono posizionate in luoghi pubblici facilmente accessibili da parte degli altri lavoratori dell’azienda, o peggio da clienti, fornitori, o addirittura dai visitatori.
Massima attenzione va prestata a queste situazioni, anche considerate le multe salate alle quali si va incontro in caso di violazione dei dati personali, parliamo di decine di migliaia di euro.
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Tutela dei documenti cartacei
Ma cosa si può fare per tutelare i documenti cartacei? Ad esempio, qualora si tratti di tutelare dati ed informazioni in fase di stampa, si possono utilizzare strategie volte a permettere solo a persone autorizzate di accedere alle stampe, facendo ricorso ad economiche ed efficienti soluzioni “pull printing” con codice PIN o smart card.
Esistono sul mercato diverse soluzioni software che consentono di gestire le stampanti condivise, ad esempio Nuance Equitrac consente di controllare gli accessi alle stampanti facendo ricorso a delle tessere magnetiche da assegnare a ciascun dipendente.
