Le “Disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo delle imprese di assicurazione e degli intermediari assicurativi a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo”, come definito nell’art. 7, co. 2 del DLgs 231/2007 dell’ISPAV (Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni private), sono contenute nel Regolamento n. 51 (GU n. 123 del 28 maggio 2012). Sono destinatarie le imprese di assicurazione con sede legale sul territorio italiano, quelle con sedi secondarie in Italia e sede legale in uno degli Stati UE, con sede extra-UE autorizzate all’esercizio nei rami vita, intermediari assicurativi operanti in Italia nei rami vita.
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Regolamento
Il Regolamento fornisce disposizioni generali (richiamo alle norme e definizioni utili per comprendere il testo) indicazioni per imprese di assicurazioni (principi del controllo interno, ruolo di organi sociali e organismo di vigilanza nel sistema di controlli interni e gestione rischi, presidi anti-riciclaggio e disposizioni per gruppi assicurativi) e agenti e mediatori di assicurazioni iscritti alle sezioni A e B del RUI.
Funzione
La norma a porre in atto una funzione aziendale che abbia l’obiettivo di contrastare i fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. Ciò può essere svolto in azienda sfruttando risorse già esistenti o anche all’esterno, nell’osservanza del Regolamento ISPAV n. 20/2008 (nella parte che riguarda le disposizioni in materia di esternalizzazione).Se si intende mantenere in azienda la funzione bisogna valutare se creare una nuova unità operativa ad hoc o porla in carico a una già esistente, identificando un responsabile con requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità. Queste scelte attengono all’organo di vertice dell’azienda, che deve assumerle attraverso apposite delibere riguardanti anche: nomina struttura antiriciclaggio, responsabilità, compiti, modalità operative, frequenza della trasmissione dei report e altre funzioni individuate.
Compiti
La funzione antiriciclaggio deve avere un numero di impiegati proporzionale alle dimensioni dell’impresa e deve contare su adeguate risorse quantitative e qualitative, dando accesso a ogni tipo di informazione rilevante ai fini dello svolgimento dell’attività. Ecco i suoi compiti:
- Applicazione di norme in materia e valutazione del loro impatto su processi e procedure interne;
- Individuazione di controlli interni e procedure di prevenzione e contrasto, con verifica di efficacia;
- Verifica di idoneità dei controlli e procedure adottate, con proposta di modifiche organizzative e procedurali volte ad assicurare un adeguato presidio dei rischi;
- Consulenza e assistenza ad organi aziendali e direzione con adeguati flussi informativi;
- Verifica di affidabilità del sistema informativo AUI (Archivio Unico Informatico);
- Trasmissione mensile all’UFI (Unità di Informazione Finanziaria) dei dati aggregati sulle registrazioni in AUI;
- Predisposizione flussi informativi per organi aziendali, alta direzione e organismo di vigilanza;
- Predisposizione, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, di un adeguato piano formativo per il continuo aggiornamento di personale e collaboratori;
- Promozione di una cultura anti-antiriciclaggio anche attraverso la predisposizione di un documento che riepiloghi responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio (previa approvazione dell’organo amministrativo) costantemente aggiornato, disponibile e accessibile a personale, collaboratori e rete distributiva diretta;
- Valutazione di adeguatezza di sistemi e procedure interne per l’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione, nonché dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette; valutazione di efficace rilevazione di altre situazioni oggetto di obbligo di comunicazione, nonché di appropriata conservazione della documentazione richiesta dalla normativa;
- Controlli in loco su base campionaria per verificare efficacia e funzionalità di sistemi e procedure, per individuare eventuali aree di criticità;
- Verifica della clientela, nei casi in cui, per circostanze oggettive, ambientali e/o soggettive appaia elevato il rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, compito attribuibile ad altre strutture operative (in tal caso il responsabile di cui all’art. 12 del dispositivo verifica l’adeguatezza del processo di rafforzata verifica condotto da tali strutture);
- Relazione almeno annuale ai vertici su iniziative intraprese, disfunzioni accertate, azioni correttive da intraprendere, attività formativa;
- In qualità di presidio aziendale specialistico antiriciclaggio, collaborazione con le Autorità di cui al Titolo I, Capo II del decreto.
