Dopo aver appreso con un precedente tutorial come realizzare un software gestionale con il pacchetto MS Office – utilizzando Access per creare le tabelle di base, per i movimenti di magazzino e per l’emissione dei documenti contabili con le relative stampe – vediamo adesso come mettere in relazione le informazioni contenute nei diversi software della suite di produttività Microsoft.
Sono infatti innumerevoli i motivi per cui in azienda si ha necessità di sfruttare la sinergia tra Microsft Access e Word per realizzare stampe personalizzate: invio di biglietti di auguri ai clienti, di promozione e offerte ai partner, di comunicazioni di servizio ai fornitori, ecc. Con questo tutorial vediamo dunque come sfruttare la funzione di Word chiamata “Stampa unione” per personalizzare un documento con i dati delle tabelle presenti in altro file, al fine di creare lettere, indirizzari, elenchi, liste di distribuzione e così via.
In un documento Word dovranno essere individuate due sezioni: la sezione fissa che rappresenta il contenuto del documento che si vuole trasmettere e che resta immutato per tutti i destinatari; la sezione variabile formata dai dati personali dei destinatari come ad esempio ragione sociale, indirizzo, Partita Iva e così via. In questa sezione andranno inseriti i campi delle tabelle del database Access. Vediamo come fare.
Scarica il database di esempio
Partendo dal database di esempio già in nostro possesso, il primo passo è la creazione di una query che consenta di filtrare l’elenco dei clienti a cui si vuole inviare il documento. Per fare questo apriamo il database Access, selezioniamo la scheda Query e premere il pulsante Nuovo. Selezionare la voce “Visualizzazione Struttura” e premere il pulsante OK. Nella finestra “Mostra tabella” selezionare la tabella CLIFO e premere Aggiungi, quindi Chiudi.
La finestra della query è divisa in due sezioni: quella superiore con l’aspetto grafico e quella inferiore con l’elenco dei campi da includere nella query e i relativi criteri di selezione dei record. Dalla sezione superiore trasciniamo i campi della tabella CLIFO dentro le colonne della sezione inferiore.
Nella colonna relativa al campo TIPO rimuoviamo il flag dall’opzione mostra e inseriamo “Cliente” (incluse le virgolette) nell’opzione Criteri; nella colonna relativa al campo RAGSOC scegliamo l’ordinamento Crescente. Salviamo la query con nome Q_ELENCO_CLIENTI.
Avviamo Microsoft Word e scriviamo il corpo della Lettera-Tipo da spedire ai clienti.
Accedere al menu Strumenti, “Lettere e indirizzi” quindi “Creazione guidata stampa unione”. Specificare l’opzione “Lettere” quale tipo di documento al quale si intende lavorare e premere il pulsante Successivo.
Per impostare le lettere scegliere l’opzione “Usa il documento corrente” e premere il pulsante Successivo. Selezionare l’opzione “Usa elenco esistente” quindi premere il pulsante Sfoglia e selezionare il database da cui prelevare i record. La procedura riconoscerà automaticamente che il database selezionato è di tipo Access e presenterà la lista delle tabelle e delle query da cui prelevare i record. Selezionare l’opzione Q_ELENCO_CLIENTI e confermare.
Verrà, quindi, presentato un elenco contenente i destinatari della Stampa unione. In questa tabella sarà possibile modificare nuovamente la lista dei clienti cui inviare la lettera rimuovendo il segno di spunta presente sulla prima colonna a sinistra, ordinare l’elenco in base al criterio ritenuto più idoneo o filtrare il contenuto dell’elenco utilizzando le frecce nell’intestazione delle colonne. Confermare con il pulsante OK.
Con il pulsante Successivo sarà possibile inserire i campi del database all’interno del documento Word. E’ sufficiente posizionare il cursore nel punto in cui il campo dovrà essere inserito e premere il pulsante Altro.
Comparirà la maschera “Inserisci campo unione”. E’ sufficiente selezionare il campo del database che si vuole inserire e premere il pulsante Inserisci. Ripetere l’operazione con tutti i campi.
Visualizzando le lettere in anteprima è possibile verificare che tutte le informazioni siano riportate correttamente. Una volta completate le operazioni sull’anteprima è possibile completare la Stampa Unione creando tante lettere quanti sono i record. Ognuna di queste lettere, quindi, potrà essere personalizzata aggiungendo commenti esclusivi.
