Requisiti
Per applicare correttamente un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) si fa riferimento alle indicazioni contenute nella normativa UNI ISO 9001 giunta alla versione 2008. Anche se per una Pmi l’adozione di un sistema SGQ risulterebbe conveniente, non tutte lo adottano.
Ai diversi motivi, contribuiva fino a poco tempo fa la mancanza di strumenti IT di supporto specifici. Oggi questo gap è stato colmato e in commercio si trovano diverse soluzioni – purtroppo ancora tutte proprietarie – che consentono di mettere a sistema e, in alcuni casi, di automatizzare la gestione qualità in conformità alla ISO 9001.
La norma UNI ISO 9001 “promuove l’adozione di un approccio per processi nello sviluppo, attuazione e miglioramento dell’efficacia del sistema di gestione per la qualità”.
A tal fine, indica una serie di requisiti da implementare e procedure obbligatorie, che devono essere emesse in formato documentale e costantemente mantenute: tenuta della documentazione, tenuta delle registrazioni, gestione audit interni, azioni preventive, non conformità e azioni correttive.
Vi sono poi una serie di documenti che fanno parte del SGQ: manuale della qualità, politica per la qualità, verbali dei riesami della direzione (e qualunque altro verbale di riunione), documentazione sulla realizzazione del prodotto (requisiti del prodotto, specifiche tecniche di progettazione, pianificazione della progettazione, riesame di progettazione, collaudo), per la divisione approvvigionamento (gestione albo fornitori, modelli di questionario vs fornitori, modelli di questionario per la soddisfazione del client ecc.), per la misurazione dei dati, l’analisi e il miglioramento continuo.
Oltre a consentire la profilazione dell’utenza per la gestione degli accessi e dei permessi in visualizzazione modifica e cancellazione di ogni documento, risulta dunque evidente che, per implementare un SGQ è necessario dotarsi di un software in grado di supportare: elaborazione di testi e gestione di modelli documentali; elaborazione di processi aziendali; pianificazione di attività con relative notifiche; memorizzazione delle versioni documenti e suddivisione per tipologia di argomento; emissione e distribuzione di tali versioni presso i reparti aziendali.
Software SGQ
Non esistono sul mercato soluzioni open source o freeware, perciò bisogna mettere in conto la spesa economica relativa al licensing.
Quarta prodotto da Blulink, è un sistema di workflow management specifico per la Gestione documenti, Processi, Non Conformità, Azioni Correttive e Preventive, Reclami, Gestione Garanzie e Resi, Verifiche Ispettive e redazione modello organizzativo, fino a coprire le necessità delle Risorse Umane e dell ‘ area Gestione Progetti.
Software pensato come una suite di moduli integrati nativamente per cooperare qualora il cliente. I moduli per le procedure obbligatorie sono completi: il modulo di gestione documentale consente la redazione e diffusione di tutti i tipi di documenti, sia quelli relativi all’area qualità (ad esempio i manuali o le procedure) sia quelli afferenti le singole altre aree aziendali (ad es. Disegni Ufficio tecnico, Documenti allegati ad anagrafiche, File di progetto).
Il modulo relativo alle non conformità permette la registrazione e analisi degli eventi che non soddisfano i requisiti di qualità mentre il modulo delle azioni preventive e correttive gestisce la descrizione delle azioni in oggetto e dei piani di miglioramento intrapresi nell’ambito del aistema qualità. Il modulo delle verifiche ispettive consente la preparazione di domande e questionari, definizione dei piani di audit, valutazione e analisi.
QBASE, della Sinergest, presenta la classica architettura modulare: la tenuta delle registrazioni è coperta per ogni ambito aziendale (personale, reclami, controlli, non conformità, progettazione…) e consente la descrizione dei processi aziendali modellandoli secondo la struttura organizzativa.
Sembra particolarmente orientato alle aziende manifatturiere perché tra le sue funzionalità ne prevede di specifiche per questa tipologia di azienda.
Q.net (Asset srl) è accessibile via Web e consente l’interazione con i colleghi secondo una logica collaborativa. Basato su framework Microsoft.net e su un motore di workflow management su cui sono stati disegnati una serie di processi e procedure che soddisfano le esigenze di gestione di un Sistema di Qualità.
Le funzionalità di gestione documentale coprono l’intero ciclo di vita di qualsiasi documento (redazione, distribuzione, gestione della versione). Ogni fase è regolata da un avanzamento controllato, in cui ogni passo si chiude solo se il precedente è stato completato. Per ogni procedura obbligatoria è stato disegnato uno specifico flow composto da step, profili autorizzativi e documenti allegati che soddisfano i requisiti della normativa ISO 9001.
Qualiware (Analysis srl) è un’applicativo distribuito e modulare e sviluppato in ambiente Windows Disponibile sia in versione client/server che in modalità Web, presenta moduli per tutte le funzionalità e supporta i database Microsoft SQL Server, Firebird, e Oracle. All’occorrenza si integra con ERP diversificati, semplificando l ‘ interscambio di dati, ed è fruibile anche in modalità multi-piattaforma mediante palmari.
PuntoQ (di ControlX) è un’applicazione software client/server per la conformità ai requisiti della norma UNI EN ISO9001:2000/ VISION 2000. Si compone di una suite di moduli applicativi autonomi ma basati su un unico database per facilitarne raccolta, identificazione, rintracciabilità e conservazione. In questo modo, le misurazioni sintetiche di supporto all’analisi dei dati sono garantite e semplici da effettuare.
La gestione degli accessi è regolata dalla profilazione dell ‘ utenza. I moduli disponibili sono completi rispetto alle esigenze della normativa ISO 9001.
Tangoqrp (di Systema Consulting Srl) è una suite composta da moduli integrati che consentono l’inserimento univoco dei dati rendendoli disponibili per tutti i processi. Disponibile in modalità Web o LAN (client/server), prevede sia moduli standard che aggiuntivi (CRM, Trouble Ticketing, gestione costi commesse, ecc.). Disponibile anche la versione di tango Mobile per Pocket PC, con licenza variabile in base al numero utenti, alla modalità di fruizione dell ‘ applicativo oppure offerto a tempo limitato.
QAT (di Omnigate) è una soluzione modulare per gestire SGQ, processi e procedure aziendali aggregando i dati provenienti da una o più sedi, laboratori, stabilimenti, ecc.
Fruibile via Web, presenta un’interfaccia rinnovata per l’accesso multiplo da più postazioni via intranet/internet e la consultazione dati e operazioni per ogni modulo dell’applicativo, da qualsiasi computer e in ogni momento.
Il software di installazione è stato semplificato a beneficio di performance e intuitività. Attualmente l’aggiornamento della licenza per l’utilizzo dei moduli aggiuntivi è stata resa disponibile su un’unica maschera, prevedendo anche l’attivazione diretta via Internet. I moduli coprono tutte le aree necessarie alla tenuta del Sistema di Gestione della Qualità.
Infine segnaliamo la società ISI che mette a disposizione due software per la qualità QS e Smart quality.
Basato su DB Access, QS è formato da una serie di moduli distinti che altro non sono che maschere preprogrammate con una serie di funzionalità. I moduli sono a pagamento e solo alcuni sono disponibili freeware. Si può scaricare per una prova gratuita da 30gg prima dell’acquisto, a prezzi contenuti.
Smart Quality è invece un software molto scarno, con numerosi moduli dalle funzionalità limitate ma sufficienti per una Pmi, in ottemperanza alla UNI ISO 9001. Il download dell’applicativo e il suo utilizzo in test gratuito sono semplici e intuitivi e consentono di valutare lo strumento prima dell’acquisto, che presenta un prezzo comprensibilmente basso.
