La gestione delle spese aziendali coinvolge tutti gli attori di un’azienda – manager, dipendenti e team finanziario – e ha un impatto concreto sulle attività svolte quotidianamente, nei tempi e nei costi. Un numero sempre maggiore di imprese, startup e professionisti ricorre abitualmente agli strumenti per rendere più semplice e smart tutto ciò che concerne la spesa, riducendo ogni spreco di tempo e risorse.
Secondo una recente indagine condotta da Qonto, il conto aziendale completamente digitale a disposizione di imprese e professionisti, ammonta a oltre il 61% la percentuale delle PMI che attualmente possiede almeno un conto digital, mentre circa il 65% si dice pronta all’adozione.
Come ottimizzare la gestione delle spese aziendali
Dalla ricerca condotta emerge un dato evidente: le aziende hanno bisogno di un servizio integrato per gestire tutte le operazioni finanziarie e contabili e le spese aziendali da un unico posto. Il motivo per cui preferire un conto digitale che integra una serie di funzionalità che vanno oltre il banking, rispetto a un conto tradizionale, è il notevole risparmio di tempo, energie e risorse, benefici che lavorano in sinergia per consentire una gestione delle spese più efficiente.
Da un’unica piattaforma integrata e accessibile da qualsiasi dispositivo, è possibile gestire il flusso e le operazioni contabili associate alla fatturazione elettronica, pagare le bollette aziendali e tenere traccia degli investimenti, ma anche digitalizzare note spese e altre necessità legate alle spese aziendali assicurando una rendicontazione automatizzata e senza interruzioni tra diversi reparti aziendali.
Impostare una gestione delle spese collaborativa
Manager, team finanziari e dipendenti hanno obiettivi condivisi, tra i quali la risoluzione delle problematiche quotidiane legate alla gestione delle spese aziendali. Per questo, esiste una pluralità di figure che possono trarre numerosi vantaggi dal modello collaborativo:
- i manager ottengono prestazioni migliori da parte del team oltre a un aumento della produttività;
- Il CFO può abbandonare la gestione delle note spese per dedicarsi a operazioni più strategiche;
- i dipendenti non devono più anticipare le spese per conto dell’azienda, né attendere per ottenere un rimborso.
Per concretizzare tutti questi benefici, tuttavia, è fondamentale affidarsi agli strumenti più efficaci per snellire i processi garantendo regolarità e la sicurezza, tra i quali rientra l’introduzione di una policy condivisa per la gestione delle spese aziendali.
Definire una policy aziendale per la gestione delle spese
La funzione della policy aziendale per la gestione delle spese è stabilire misure precise per regolamentare e ottimizzare tutto ciò che concerne i pagamenti, fornendo ai dipendenti e a tutti i livelli aziendali norme ufficiali, chiare e condivise.
Una policy rigorosa, inoltre, garantisce un miglior controllo sulle spese soprattutto nell’ambito di un modello di gestione collaborativo, consentendo a ciascun dipendente di sapere in anticipo i limiti di spesa concessi per una determinata attività, ma anche di individuare gli strumenti da utilizzare optando per carte aziendali, fondo cassa, finanze personali o altro.
Affinché sia realmente efficace, la policy aziendale per la gestione delle spese deve essere semplice e comprensibile, ma anche condivisibile per diventare facilmente reperibile e consultabile da tutti, accessibile e sempre aggiornata sulla base della normativa fiscale e delle esigenze aziendali che si evolvono nel tempo.
Qonto, soluzione di gestione finanziaria aziendale che agevola il business a 360°, si propone proprio di supportare aziende e lavoratori autonomi in ogni fase della loro crescita, aiutando a organizzare l’organizzazione e il controllo delle spese professionali.
In particolare, Qonto offre soluzioni per la gestione collaborativa delle spese, consentendo a tutti i componenti del team di intervenire attivamente. Grazie, ad esempio, alle carte business concesse ai membri del team, all’assegnazione di budget di spesa specifici e alla digitalizzazione di note spese e report di spesa, è possibile fare in modo che ogni dipendente abbia la possibilità di sostenere le spese eliminando lunghi processi burocratici e senza doversi preoccupare di ricevute, rendicontazione e rimborsi, incentivando l’autonomia, senza perdere il controllo.
Un caso pratico: travel policy per regolare viaggi e trasferte
Tra i numerosi ambiti di applicazione delle policy aziendali, un ruolo fondamentale è svolto dalla travel policy necessaria per regolare le modalità di gestione delle trasferte, delle missioni e dei viaggi d’affari in generale.
Per le aziende, infatti, la travel policy diventa un prezioso alleato per ottenere un’efficace pianificazione delle trasferte, al fine di monitorare le capacità di spesa dell’impresa e le opportunità di risparmio offerte dal mercato.
Una travel policy efficace deve indicare i limiti di spesa, le modalità di erogazione dei rimborsi e la gestione dei giustificativi, sempre tenendo conto delle dinamiche di trasferta, delle finalità specifiche del viaggio e dei ruoli coinvolti.
