Se lavori in una PMI, probabilmente quando hai cominciato non avevi la consapevolezza di quanto fosse importante una corretta gestione dei documenti, dalla produzione alla contabilità. Con l’avvento di Internet e dei personal computer è arrivata poi la promessa che la carta sarebbe scomparsa dalle aziende. Così non è stato, con buona pace dei tempi di lavoro, sebbene l’evidenza del valore del dato sia cresciuta in tutte le organizzazioni.
Le aziende sono ancora legate agli archivi cartacei perché in parte ignorano le potenzialità di sistemi software avanzati per organizzare la creazione collaborativa di documenti. Il DMS, acronimo di Document Management System, fa parte di questa categoria di soluzioni che può contribuire a rendere davvero smart il posto di lavoro. Anzi, addirittura permette di lavorare da qualsiasi luogo si scelga, garantendo continuità al business tra casa, lavoro e trasferta e supportando le modalità lavorative moderne.
Trasformare il posto di lavoro in qualcosa di veramente smart significa utilizzare tecnologie avanzate e soluzioni innovative per migliorare l’efficienza, la produttività e la qualità del lavoro svolto. In un ambiente di lavoro “smart”, i processi operativi sono ottimizzati e resi più efficienti, più veloci, i dipendenti sono in grado di lavorare in modo più produttivo e collaborativo da qualunque luogo, e i dati raccolti sono utilizzati per migliorare costantemente le prestazioni e l’esperienza complessiva di collaboratori e clienti.
Non solo, utilizzare un DMS fa bene all’ambiente, perché permette di limitare l’utilizzo di documenti cartacei e il rischio di perderli.
DMS: che cos’è
Il Document Management System è un software di archiviazione, gestione e condivisione di documenti. Gli strumenti che formano un DMS permettono di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo, massimizzando la comunicazione aziendale tra i vari reparti. Si tratta di file di testo, tabelle, immagini, video, file audio. Tutti contenuti che il programma provvede a indicizzare secondo determinati algoritmi.
Con un DMS, una volta registrato il documento, è possibile seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche. Questo sistema consente inoltre di definire la privacy dei documenti più sensibili, autorizzando l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. O ancora, permette di leggere, rivedere, riscrivere un’informazione e inserire una firma digitale.
In definitiva, si può realizzare qualsiasi tipo di flusso documentale, ovvero un workflow. Quest’attività permette alle informazioni di arrivare ai diretti interessati e di essere divulgate in sicurezza secondo le esigenze dell’organizzazione.
DMS: come funziona
L’inserimento dei dati in un sistema di gestione documentale avviene attraverso OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Questo strumento permette di separare le parti figurative di un documento da quelle testuali. Risultato? Una riduzione dei tempi di indicizzazione e archiviazione del file.
Il DMS viene installato su un server aziendale e si dirama ad albero con percorsi organizzati che rispondono alle diverse esigenze. Ogni percorso ha una directory che ospita i documenti in maniera indipendente. Ad esempio, potresti pensare a un’area specifica per i documenti dei dipendenti oppure riservarne un’altra per archiviare i dati di produzione. Come si può intuire, il DMS si integra perfettamente con l’interfaccia grafica di ogni computer e stampante senza alcun tipo di interferenza.
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DMS per rendere smart l’azienda
Il DMS è la soluzione perfetta per esigenze di dematerializzazione di documenti cartacei e snellimento dei processi interni all’azienda. Quanti fascicoli cartacei vengono realmente consultati? Diciamoci la verità, molti sono destinati a diventare lettera muta. E quanti vengono copiati? E vogliamo parlare dei documenti che vengono smarriti?
E poi i costi di gestione della carta. Lo studio effettuato dall’Osservatorio Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano ha calcolato che il costo complessivo di gestione di un archivio cartaceo di 5.000 pagine/anno è quantificabile in 14.550 €, di cui € 4.950/anno per la stampa (0,30 € a foglio) e l’archiviazione (0,69 € a foglio), e € 9.600 per le operazioni di ricerca annuali.
Nel dettaglio, i costi sono stimati come segue:
Costi di stoccaggio
- Costo struttura per l’archiviazione della carta (scaffali, armadi, cassettiere, sistemi di sicurezza): circa € 0,03/pagina
- Costo annuo dello spazio: circa 100 €/mq. Calcolando che ogni metro lineare abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni mediamente riempiti con 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Quindi € 0,007/pagina
Costi processo di archiviazione
- mediamente per archiviare un foglio cartaceo occorrono circa 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura, ecc.). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di 1.300 €, il costo aziendale annuo di un impiegato è di circa 30.000 €. Considerando 200 giorni lavorativi si ottiene un costo al minuto di 0,32 €. Il costo del processo di archiviazione risulta essere di € 0,65/pagina
Costi di ricerca
- possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi (circa 4 minuti): tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento, tempo di ricerca tra i faldoni e i fascicoli, fotocopia del documento, reinserimento del documento al suo posto. Costo per la ricerca = 4 x 0,32 = 1,28 €.
Secondo lo stesso studio dell’Osservatorio Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, dematerializzare questi processi di gestione documentale tramite l’adozione di un DMS può portare a un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi di una gestione cartacea.
L’archiviazione elettronica permette infatti di abbattere diverse voci di costo, tra cui: accessori (toner, tamburi), cancelleria (carta, raccoglitori), consumi (elettricità), manutenzione stampanti. Oltre ai costi diretti vanno considerati quelli indiretti legati alla produttività che, a conti fatti, sono quelli che incidono maggiormente, come visto dai dati sopra.
A questo risparmio economico si aggiunge il vantaggio in termini di spazio che l’ufficio guadagnerà.
DMS: una fotografia della crescita del mercato
La crescente rilevanza delle soluzioni Document Management System e il loro ruolo sempre più definito di game changer nell’affinamento dell’esecuzione delle strategie aziendali stanno spingendo con forza, a livello globale, il mercato legato a questi software. Un report della società di ricerca Market Study, per esempio, prevede che nei prossimi cinque anni il giro d’affari delle soluzioni di Gestione Documentale aumenterà mediamente ogni anno del 3,6%, raggiungendo i 980 milioni di dollari di fatturato entro il 2024 (erano 800 milioni di dollari nel 2019). Ancora più ottimistica è la stima di Market.us (gruppo che fa capo a Prudour Research), secondo la quale la crescita accelererà nel lungo termine, mettendo a segno un +12,9% anno su anno da qui al 2028. Secondo diversi analisti, nei primi anni sarà specialmente il settore medicale a dare maggiore impulso all’adozione di queste tecnologie: mettere a sistema tutti i dati dei pazienti oltre ai record relativi alle procedure in sala operatoria e in corsia è essenziale per riuscire a prevedere e quindi a ottimizzare costi e qualità del servizio offerto alla comunità.
