La prossima volta che ascolterete la vostra playlist preferita di Apple Music pensate alla tecnologia che vi permette di ascoltare quello che volete, da qualunque posto. È grazie al cloud che possiamo accedere a vaste librerie di musica digitalizzata attraverso un sistema che collega una rete globale di server remoti, che a loro volta ospitano enormi quantità di dati.
In effetti, “enorme” è un eufemismo: secondo alcune ricerche condotte da SAP, multinazionale europea leader nella produzione di software gestionale e di organizzazione aziendale, entro il 2025 ci saranno più di 100 zettabyte di dati memorizzati nel cloud. Si tratta di un miliardo di terabyte, ovvero un trilione di gigabyte.
Il cloud computing è senza dubbio una delle innovazioni tecnologiche più profonde del nostro tempo. In passato, le aziende gestivano l’hardware e il software in un data center fisico, ma la natura virtuale del cloud rappresenta un’alternativa molto più efficiente in termini di spazio, tempo, costi, sicurezza e sostenibilità ambientale. Inoltre, il cloud offre la possibilità di aggiornamenti in tempo reale e di gestire modelli di abbonamento.
Ma la vera rivoluzione deriva dal fatto che i dati, se archiviati su piattaforme digitali con organizzazione e catalogazione, possono generare valore per l’azienda. Essi, infatti, possono essere utilizzati e interpretati agilmente da analisti “umani” e machine learning per elaborare informazioni di valore per i decision maker aziendali: le aziende oggi possono ottenere un vantaggio competitivo grazie a decisioni tempestive e più informate, non solo per le organizzazioni più grandi ma anche per le piccole e medie imprese.
Analizzare grandi quantità di dati permette di generare nuova conoscenza utile per prendere decisioni più consapevoli, in ambito business e non solo. Dalla personalizzazione della comunicazione con il cliente all’efficientamento dei processi produttivi, passando per la gestione dei flussi e delle emergenze, i Big Data Analytics hanno un impatto in tutti i processi.
L’archiviazione in cloud come fonte di big data
Ma come è possibile archiviare i documenti digitalmente in modo efficace anche per la generazione dei big data?
- Innanzitutto, è necessario dematerializzare i documenti cartacei in documenti digitali
- È poi opportuno strutturare i documenti in maniera adeguata, creare le classi documentali e gli attributi
- È fondamentale classificare i documenti in maniera appropriata così da poterli poi cercare più facilmente
- Infine, è possibile archiviare i documenti digitalmente su un cloud, cioè una “nuvola informatica” che consente di eseguire il backup dei dati nell’archivio in rete e di recuperarli da qualsiasi dispositivo dopo l’autenticazione.
Il Document Management System Kyocera
Per questo processo, Kyocera Document Solutions ha realizzato un Document Management System, cioè un sistema di gestione dei documenti digitale, che permette alle aziende di archiviare, gestire e tracciare i documenti. Oltre alla riduzione dei costi hardware (appliance di rete, server etc.) e dei consumi energetici, elimina gli oneri di manutenzione e installazione, il vincolo del luogo di lavoro e le interruzioni operative, consentendo la condivisione e l’aggiornamento in real time dei documenti.
Kyocera Cloud Information Manager
Più nel dettaglio, con Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) i clienti possono:
- Archiviare i documenti;
- Ricercare facilmente i documenti attraverso dei metadati oppure ricercando una parola all’interno di un documento;
- Indicizzare e classificare i documenti tramite l’inserimento di attributi/metadata;
- Creare dei workflow di approvazione.
A questa piattaforma gli utenti possono accedere ovunque si trovino tramite un browser web. Archiviando KCIM i documenti in un server crittografato, solo gli utenti autorizzati possono accedervi e solo l’amministratore può gestire gli accessi per utente per tipologia di documento e di accesso (sola lettura, download, modifica ed eliminazione). È sempre possibile, inoltre, visualizzare la cronologia delle modifiche effettuate sul documento.
Infine, i documenti possono essere caricati agilmente in KCIM attraverso il browser, applicazioni mobile oppure tramite scansione dalla multifunzione.
Grazie al monitoraggio e alla verifica dei flussi documentali, si ottiene un controllo efficace dei costi aziendali e si garantisce la sicurezza delle informazioni e la conformità alle norme.
Per informazioni di dettaglio, è possibile contattare direttamente l’azienda.
