Chi l’ha detto che il Document Management è una pratica da grandi imprese e che non sia possibile iniziare una buona consuetudine con degli strumenti open source a costi iper competitivi, meglio ancora se del tutto gratuiti?
Perché, complice la crisi economica in atto, non incominciare a guardare verso soluzioni alternative alle piattaforme di classe enterprise dai costi generalmente inaccessibili per le Pmi?
Innanzitutto chiariamo ai neofiti il termine “Document management system” (DMS). Citando l’onniscente Wikipedia, si tratta di un sistema di gestione dei documenti, o meglio di una «categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
Tecnicamente, il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.
Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non».
Ecco quindi una buona alternativa, personalmente testata, ai più blasonati e costosi DMS di griffe.
Si chiama Epiware ed è un sistema di document management semplice ma efficace.
Una soluzione totalmente web-based gestibile dal proprio web server o, meglio ancora, dalla propria intranet.
Se avete un minimo di dimestichezza con l’installazione di sistemi come WordPress o Drupal non avrete nessuna difficoltà ad installare Epiware. Se non avete nessuno di questi requisiti allora non dovete fare altro che seguire le istruzioni oppure farvi aiutare da quel vostro amico che è così bravo con i siti web che “lui sicuramente ci capisce”.
L’ultima release di Epiware è la 4.8.6 ed è, al momento, tutta in inglese ma, siamo certi, non sarà sicuramente questo a fermarvi.
Esistono tre versioni di questo Document Management System di cui un’ultima ancora non pubblica: Epiware Open Source, Epiware Free Desktop ed Epiware Professional Desktop (ancora in fase di testing). Tutte le versioni sono liberamente scaricabili e sperimentabili in versione demo sul sito Epiware.com
Ogni versione ha tutte le caratteristiche essenziali per iniziare a lavorare in maniera strutturata, standardizzata e coordinata. Ecco le caratteristiche salienti:
- Gestione dei progetti
- Calendario
- Forum e Wiki
- Diagrammi di Gantt per la gestione dei task
- Newsroom
- Sistema di ricerca dei contenuti dei documenti attraverso metadati
- Controllo dell’accesso alle cartelle attraverso la gestione di gruppi ed utenti
Accesso alla storia e alle versioni dei documenti - Check-in e Check-out dei documenti e dei progetti
Come funziona
Per accedere alla versione di Epiware che avete installato dovrete passare attraverso una semplicissima schermata di login nella quale vi verranno richiesti i classico username e password.
Una volta all’interno, la schermata che visualizzerete sarà il vostro “Desktop virtuale”. Non nel senso che replicherà quello del vostro pc ma bensì la vostra scrivania di riferimento per tutto quello che è la gestione dei progetti condivisi con gli altri utenti della vostra organizzazione.
In questa prima schermata vi verranno offerti una serie di pannelli contenenti tutte le porte verso ogni tipo di informazione condivisa.
Dal calendario ai Task, alle ultime discussioni del forum alla gestione del vostro account.
La videata è totalmente personalizzabile grazie al comodo sistema di “drag and drop” di ogni pannello. Sistema utilizzato per rendere più semplici e veloci molte delle operazioni che possiamo eseguire all’interno di Epiware.
A questo punto abbiamo solo l’imbarazzo della scelta tra impostazione di scadenze per i prossimi step di sviluppo di un progetto e upload di documenti da archiviare o condividere per revisione o sviluppo. Questa funzione è quella centrale di Epiware, attorno alla quale, ruota tutto il resto del sistema.
I file vengono caricati ed etichettati attraverso la semplicissima compilazione di una maschera che permette di popolare il database dei cosiddetti “metadati”, quei dati testuali del tipo: nome del documento, titolo, autore, descrizione (o riassunto) del contenuto, numero di identificazione, data di creazione, data della revisione e data di “expire” ossia della invalidazione del documento stesso.
Oppure possiamo impostare o verificare il nostro stato di avanzamento lavori sul grafico di Gantt che abbiamo precedentemente impostato attraverso la definizione dei vari task o step.
Molto efficace la time line scorrevole per la visualizzazione in scansione temporale di tutte le nostre risorse e scadenze legate ai progetti ma non solo.
Esiste tutta una sezione dedicata alle news che possiamo personalizzare a nostro piacimento, un po’ come fosse l’home page di Google, inserendo anche iscrizioni a news via RSS di siti web esterni (se consentito dall’amministratore di sistema).
Conclusioni
Epiware vince in funzionalità pur non eccellendo in estetica.
Si classifica tra le soluzioni a costo zero anche se, volendo, esiste un supporto a pagamento che consente di farsi creare delle personalizzazioni.
Tuttavia il fatto che sia open source e gratuito lo mette in condizione (e mette in condizione noi) di sperimentare senza traumi una prima piattaforma di document management e knowledge sharingEpiware.
A investire qualche decina di migliaia di euro siamo sempre in tempo.
